Firmy nie panują nad licencjami na oprogramowanie

Analizy polskiego rynku biznesowego przeprowadzone przez firmę LOG System pokazały, że w rodzimych firmach i urzędach panuje ogromny bałagan w dokumentach licencyjnych. Nie chodzi tu tylko o brak licencji, ale również nieprawidłowe i nieefektywne wykorzystanie posiadanego oprogramowania.

Zgodnie z badaniami większe polskie firmy, które mają średnio około 3 tysięcy licencji, w ponad połowie przypadków  (1,7 tysiąca) mają nieuregulowany ich status prawny. Utrudnia administratorom infrastruktury IT nie tylko zarządzanie firmowym oprogramowaniem. Naraża również przedsiębiorstwa na kary finansowe w  przypadku kontroli antypirackiej, a zarazem na utratę reputacji.

Niewykorzystane licencje, które stanowią aż 58% wszystkich dokumentów, należy zaliczyć do dwóch grup. Pierwsza to licencje, które nie zostały zaktualizowane, a  pracownicy nadal korzystają z oprogramowania. Druga grupa licencji to takie, które są już niewykorzystywane, ale zachowały ważność, a firma ma prawo (jeśli licencja na to pozwala) je odsprzedać.

Grzechem administratorów IT jest nie tylko nieaktualizowanie licencji, ale często także nieefektywne ich wykorzystanie. Często producent oprogramowania udostępnia licencje w pakietach przy zakupie których koszt jest znacznie niższy. Czasem licencje pozwalają na znacznie większy zakres wykorzystania niż wydaje się to na pierwszy rzut oka. Warto również sprawdzić czy konieczny jest zakup danego oprogramowania, np. mogą wystąpić sytuacje w których zakup pojedynczej aplikacji niż całego pakietu biurowego jest bardziej opłacalny. Kupując licencje, administrator IT powinien ściśle współpracować z osobami odpowiedzialnymi za rozwój firmy, aby odpowiednio dopasować oprogramowanie do aktualnych i przyszłych potrzeb pracowników. Stąd też wniosek, który często pojawia się w analizach rynku biznesowego, który przedstawia posadę CIO (szef struktury informatycznej) jako stanowisko o  znacznie szerszym zakresie kompetencji niż tylko zarządzanie sprzętem i  oprogramowaniem.

W celu ułatwienia audytu oprogramowania warto zastosować oprogramowanie, jak np. aplikacja LOG System stworzona przez firmę która przeprowadziła opisywane badania. Audyt pozwala nie tylko określić, które licencje są ważne, ale pomaga w edukacji pracowników w zakresie przysługujących im praw dotyczących wykorzystania oprogramowania.

Art. zamieszczony za zgodą serwisu Techbyte.pl