Korzyści z outsourcingu druku w organizacji

Outsourcing druku to nic innego, jak realizacja usług wydruku dokumentów z utrzymaniem ciągłości pracy odpowiednich urządzeń oraz zapewnieniem dostępu do materiałów eksploatacyjnych. Czynności te zlecane są zewnętrznym organizacjom, które monitorują cały proces i dbają o jakość usług.

Ten stosunkowo prosty zabieg niesie ze sobą wiele korzyści dla firmy, wśród których szczególnie wartą wzmianki wydaje się optymalizacja kosztów, czyli najprostsza w świecie oszczędność. Jak zauważa Marcin Babiak, Prezes Zarządu Komputronik Biznes Sp. z o.o. - Ma to bezpośredni związek ze wsparciem, które integratorom rozwiązań IT świadczą producenci sprzętu i materiałów eksploatacyjnych. Pozwala ono zdecydowanie obniżyć TCO czyli całkowity koszt użytkowania i utrzymania, a tym samym cenę dla klienta końcowego.

To rzecz jasna nie jedyne źródło oszczędności. Te wynikają bowiem również ze sposobu zarządzania drukiem i tutaj ważne są detale, jak choćby wyeliminowanie drukowania dokumentów czarno-białych z wykorzystaniem kolorowych tuszy.

Warto wspomnieć, że również bezpieczeństwo firmy zyskuje przy korzystaniu z outsourcingu druku. Za sprawą wydruku poufnego istnieje szansa upewnienia się co do tego, że konkretne wydruki nigdy nie dostaną się w niepowołane ręce. Innymi słowy, opcja ta pozwala zabiegać wyciekom firmowych danych. Realizacja tej funkcji jest banalna i polega na fizycznej autoryzacji zlecenia druku przez użytkownika bezpośrednio przy urządzeniu drukującym.

Optymalizacja pracy w ramach outsourcingu druku pozwala na dopasowanie urządzeń pod kątem ich wydajności oraz funkcji. Rozsądnie dobrane rozwiązania skrócą czas oczekiwania na wydruk i pozwolą na natychmiastowe przesłanie skanowanych dokumentów bezpośrednio do użytkownika na dany adres e-mail lub do konkretnej lokalizacji sieciowej.

Rozwijając temat funkcjonalności, Marcin Babiak zwraca uwagę na to, że idealnym uzupełnieniem usługi świadczonej na rzecz nowoczesnej i dynamicznie rozwijającej się organizacji jest usługa wydruku podążającego. Umożliwia ona odebranie wydruku na dowolnym urządzeniu pracującym w ramach środowiska druku po autoryzacji użytkownika. Jest to opcja, na którą decyduje się coraz więcej firm.

Warto podkreślić jeszcze jedną zaletę zlecenia usług wydruku na zewnątrz firmy, którą jest automatyczne pozbycie się problemów logistycznych, związanych z zarządzeniem materiałami eksploatacyjnymi. Urządzenia drukujące wyposażone są w system monitoringu środowiska druku, który rozpoznaje ewentualne problemy czy braki i decyduje o ingerencji: naprawie lub uzupełnieniu braków w materiałach.

Profesjonalne wdrożenie usługi outsourcingu druku w organizacji, poprzedzone szczegółowym audytem środowiska oraz analizą procesów zachodzących w jej ramach, może zaowocować oszczędnościami sięgającymi nawet 40% w skali roku - podsumowuje Marcin Babiak, Prezes Zarządu Komputronik Biznes Sp. z o.o.

Pamiętajmy jednak, że korzyści z outsourcingu wynikają z dobrej analizy przedsiębiorstwa i dobraniu odpowiedniego i rzetelnego partnera. Wówczas możliwe będzie odciążenie działu IT, optymalizacja kosztów i intensyfikacja prac w firmie.

Źródło: Core PR