Kwestie bezpieczeństwa i Rexel Auto Feed

Co rusz natykamy się na wiadomości o wycieku danych osobowych, kradzieży baz danych i innych wypadkach oraz przestępstwach związanych z cyfrowymi danymi. Niepoważne traktowanie kwestii bezpieczeństwa potrafi się srodze zemścić - włączając w to nie tylko kary finansowe, ale i utratę reputacji przez firmę. 

Nie warto zapominać jednak o danych przetrzymywanych poza sferą cyfrową - dokumenty drukowane są wciąż w użyciu, a całkowite przeniesienie dokumentacji do formy cyfrowej wciąż wydaje się odległą przyszłością.

Postęp postępem, cyfryzacja cyfryzacją, a wciąż w biurach drukujemy tony dokumentów - analiz do dostarczenia szefowi, kontraktów, czy dokumentów do urzędów. A gdy wydruki te zawierają poufne informacje, czy dane osobowe muszą potem zostać zarchiwiowane - bądź odpowiednio zniszczone.

Auto Feed czyli automatyczny podajnik dokumentów

Z pomocą przychodzą tu oczywiście niszczarki dokumentów, ale niszczarka niszczarce nierówna. Najtańsze modele nie dość, że mogą niszczyć dokumenty w bardzo niedoskonały sposób (poziom bezpieczeństwa nieszczenia dokumentów określa klasa "P"), to jeszcze wymagają od użytkownika niszczenia kartka po kartce, co jest bardzo nieefektywnym sposobem.

Oczywiście producenci niszczarek pomyśleli już o tym, by sfrustrowany użytkownik nie musiał ślęczeć nad urządzeniem niszcząc kartka po kartce i naprzeciw takim potrzebom wychodzą urządzenia AutoFeed, czyli z automatycznym podajnikiem papieru. Do takich niszczarek wystarczy włożyć stos dokumentów do pojemnika (np. w modelu Rexel Auto+ 300M możemy włożyć na raz ponad pół ryzy, a konkretnie 300 kartek, do modelu 600X/600M nawet 600 kartek, a 750M - nawet 750 kartek) zamknąć pokrywę i... zająć się swoimi sprawami. Cały proces niszczenia zostanie przeprowadzony automatycznie.

W porównaniu z tradycyjną niszczarką użytkownik może spędzić 98% mniej czasu na niszczeniu dokumentów. Łatwość niszczenia dużej ilości dokumentów sprawia również, że pracownicy będą rzadziej zostawiać je na biurku - nie ma po co odwlekać procesu niszczenia, skoro dzięki AutoFeed zajmuje ono tak mało czasu.

AutoFeed to nie tylko oszczędność czasu pracownika i sprawniejsze rozdrabnianie dokumentów. Niszczarki Rexel Auto+ przeznaczone do większych biur wyposażone są również w blokadę komory na kod PIN - w ten sposób osoby trzecie nie mają szans na zobaczenie dokumentów po umieszczeniu ich w niszczarce. Komora odblokowuje się dopiero wtedy, gdy wszystkie dokumenty zostaną zniszczone.

Jeśli nie zadbamy o bezpieczeństwo dokumentów papierowych musimy liczyć z różnymi nieprzyjemnymi kosztami - włączając w to utratę przewagi nad konkurencją z powodu kradzieży poufnych danych, stanie się ofiarą oszustw, utratą reputacji, kary pieniężne i koszty postępowań sądowych. 

Brytyjski regulator do spraw ochrony danych, w okresie od lipca do września 2016 roku zarejestrował 598 wydarzeń związanych z bezpieczeństwem danych, z czego 14% było związane z utratą lub kradzieżą dokumentów, 19% z przesłaniem do niewłaściwego odbiorcy, a 3% z niewłaściwą utylizacją papieru. Aż 36% incydentów wiąże się więc z papierowymi dokumentami.

Regulacja GDPR, a w Polsce nosząca nazwę RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) wymaga stosowania przez organizacje dobrych praktyk ochrony danych osobowych. Wymagania rozporządzenia RODO dotyczą zarówno danych osobowych na nośnikach elektronicznych jak i danych na papierze.

Absurdalnie, wraz z popularyzacją rozwiązań cyfrowych zaostrzają skutki naruszeń bezpieczeństwa związanych z papierowymi dokumentami. Przecież nie ma nic prostszego niż sfotografowanie dokumentów za pomocą smartfona, które w sekundzie można umieścić w sieci. 

Wykorzystanie niszczarki w biurze to także pełna kontrola nad bezpieczeństwem, której nie mamy gdy zlecamy niszczenie dokumentów firmie zewnętrznej. Warto pamiętać, że ryzyko związane z przechowywaniem na papierze nie tylko nie zniknęło, ale jest obecnie bardziej istotne niż kiedykolwiek.