Pakiety biurowe dla firm

Pakiet biurowy to oprogramowanie niezbędne w niemal każdej firmie. Jest ono potrzebne do tworzenia raportów, listów, sprawozdań oraz wielu innych dokumentów. Wielu przedsiębiorców nie wie jednak, na jaki pakiet się zdecydować.

autor: Dawid Kosiński

Nie licząc systemu operacyjnego, oprogramowanie biurowe jest jednym z najważniejszych narzędzi pracy w niemal każdej firmie. Korzystają z niego nie tylko prezesi i wykwalifikowani specjaliści, ale również sekretarki, stażyści i świeżo przyjęci pracownicy. O jego ogromnej wartości świadczy przede wszystkim to, że bez niego nie będziemy w stanie przygotować praktycznie żadnego dokumentu. Jednak pakiety różnią się między sobą swoją ceną, możliwościami i popularnością. Wbrew pozorom ostatni aspekt jest niezwykle ważny, gdyż liczba osób korzystających z danego typu programów decyduje o tym, czy jest on ogólnie obowiązującym standardem.

Najważniejsza cecha pakietu biurowego to jego popularność

W przypadku pakietów biurowych standardem takim zdecydowanie jest oprogramowanie Microsoftu. Świadczy o tym wydany w kwietniu 2013 roku raport firmy Forrester badający popularność różnych rodzajów oprogramowania biurowego wśród klientów biznesowych. Według niego w 85% firm używa się pakietu Microsoft Office 2010, w 51% przedsiębiorstw Office 2007, w 28% Office 2003 lub wcześniejszego, w 22% Office 2013, w 17% Office for Mac 2013, zaś w 9%  firm internetowych aplikacji Microsoftu. Dokumenty Google są używane w 17% firm, zaś opensource’owe Open Office i LibreOffice znajdują się w liczbie przedsiębiorstw mieszczącej się w granicy błędu statystycznego.

Popularność jest bardzo ważna, gdyż przekłada się na kilka istotnych aspektów. Po pierwsze, znalezienie pracownika obsługującego płynnie oprogramowanie Microsoftu będzie znacznie łatwiejsze niż odnalezienie osoby biegłej w używaniu mniej popularnych programów. Jest tak, ponieważ programu tego używa się na każdym szczeblu edukacji zaczynając od szkoły podstawowej. Po drugie, skoro pakiet taki jest standardem, to poradzi sobie z otwarciem i edycją większości otrzymywanych dokumentów. W przypadku konkurencyjnych produktów nie będzie tak dobrze. O ile problemów nie sprawia przenoszenie między różnymi programami prostych dokumentów, to w przypadku skomplikowanych plików wypełnionych wzorami, formułami oraz szablonami może wystąpić wiele błędów. Aspekt ten jest bardzo ważny, gdyż wysyłanie niekompatybilnych plików do klientów lub partnerów może spowodować wiele nieporozumień w trakcie komunikacji biznesowej.

Dysk w komputerze czy w chmurze?

Od kilku lat coraz większą popularność zdobywają dyski w chmurze i coraz częściej są wykorzystywane także w coraz większej liczbie pakietów biurowych. O ile LibreOffice oraz Open Office tkwią jeszcze w poprzedniej dekadzie i oficjalnie nie oferują możliwości sieciowych, to zupełnie inaczej jest w przypadku oprogramowania Microsoftu oraz Google. Firmy te umożliwiają użytkownikom bezpłatne korzystanie ze stworzonych przez siebie dysków w chmurze, które doskonale współpracują z oprogramowaniem biurowym. Przykładowo Microsoft Office 2013 domyślnie zapisuje wszystkie dokumenty właśnie na dysku w chmurze. Oczywiście plik można zapisać też na dysku komputera, jednak wymaga to wykonania kilku kliknięć.

Z kolei Dokumenty Google w swojej początkowej fazie rozwoju działały tylko i wyłącznie w chmurze. Teraz sytuacja ta uległa zmianie i w pakiecie tym można pracować też, gdy nie mamy połączenia z Internetem. W tym celu należy zainstalować specjalny dodatek w przeglądarce Google Chrome. Jeśli w trakcie edycji pliku połączenie z siecią zostanie przerwane, zostanie on zapisany w przestrzeni lokalnej i przeniesiony na dysk w chmurze, gdy łączność z siecią zostanie odzyskana. Silna integracja Dokumentów Google jest widoczna nawet teraz, gdyż ten pakiet biurowy nie ma natywnych aplikacji, a wszystkie elementy pakietu działają w przeglądarce. W przypadku Microsoftu użytkownik może zdecydować, czy woli w danym momencie korzystać z programu w sposób klasyczny, czy bardziej satysfakcjonuje go praca w oknie przeglądarki.

Mobilny dostęp i praca grupowa

Chmura to świetne rozwiązanie znacznie ułatwiające pracę. Kiedyś by kontynuować pracę na innym komputerze, trzeba było zapisać plik na pendrive’ie lub dysku zewnętrznym i następnie przenieść go na drugie urządzenie. Teraz wystarczy kilka kliknięć i mamy dostęp do swoich plików nie tylko z poziomu każdego komputera, ale również smartfonu i tabletu. Pod względem działania na urządzeniach mobilnych o wiele lepiej radzą sobie rozwiązania Microsoftu. Dzieje się tak, gdyż Google stara się ograniczać dostępność swoich aplikacji na mobilne urządzenia z systemami Microsoftu. Z tego powodu z Dokumentów Google da się wygodnie korzystać jedynie na telefonach i tabletach z systemem Android lub iOS. W przypadku Microsoftu sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Z oczywistych względów wydany przez niego pakiet biurowy działa nie tylko na dwóch najpopularniejszych platformach mobilnych, ale także na systemie Windows Phone.

Kolejna zaleta pakietów biurowych pracujących w chmurze to możliwość pracy grupowej . Pod tym względem oba pakiety też spisują się doskonale. Zarówno Dokumenty Google, jak też Microsoft Office uruchomione w przeglądarce pozwalają na jednoczesne edytowanie dokumentu przez kilka osób. Wszystkie zmiany są nanoszone w locie, a każdy użytkownik jest oznaczony innym kolorem kursora. Dzięki temu widać nie tylko, jakie zmiany nanosi, ale też miejsce, w którym pracuje lub za chwilę będzie pracować. Warto pamiętać, że choć Microsoft Office jest płatny, to licencję na niego musi mieć tylko osoba udostępniająca plik. Pozostały osoby mogą go edytować w przeglądarkowej wersji aplikacji nawet jeśli nigdy nie wykupiły Office’a.

Jak widać, chmura to świetne rozwiązanie, ale nawet ono nie jest idealne. Warto pamiętać, że jeśli usługa dysku w chmurze akurat nie będzie działać, na jakiś czas stracimy możliwość dotarci do naszych dokumentów. Z tego powodu zaleca się przechowywanie najważniejszych plików w dwóch miejscach, zarówno w chmurze, jak też na dysku twardym komputera. W ten sposób można niemal całkowicie wyeliminować możliwość utraty cennych danych. Można też stworzyć foldery, które będą automatycznie synchronizować się z chmurą. Dodatkowo Microsoft Office, w przeciwieństwie do Dokumentów Google, sam zapisuje wszystkie pliki nie tylko w chmurze , ale też na dysku twardym komputera. Dzięki temu odzyskanie jednej z ostatnich wersji pliku nie będzie problemem nawet w krytycznej sytuacji.

Open Office / LibreOffice

Jeszcze do niedawna Open Office był najpopularniejszym darmowym pakietem biurowym. Jego pierwsza wersja została zbudowana na bazie StarOffice należącego do firmy Sun i wydana w 2002 roku. W międzyczasie właścicielem oprogramowania stało się Oracle, które przejęło Sun Microsystems w 2010 roku. Ponieważ Oracle nie miało tak bogatej historii wspierania otwartego oprogramowania jak Sun, wiele osób obawiało się o dalszy los programów tego typu rozwijanych wcześniej przez Sun, do których należał też pakiet Open Office. Wówczas na bazie Open Office zaczął powstawać inny otwarty pakiet – LibreOffice. Szybko zdobył on uznanie wielu firm, miedzy innymi Novella, który na rzecz LibreOffice porzucił swój pakiet Go-oo. W 2011 roku LibreOffice został włączony do repozytoriów wielu dystrybucji linuksowych, w tym do najpopularniejszego Ubuntu, zastępując tym samym Open Office’a. 

Wydarzenie to zbiegło się ze zrezygnowaniem przez Oracle ze świadczenia usług komercyjnych dla pakietu Open Office i przekazaniem praw do pakietu fundacji Apache. Obie wersje pakietu mają ten sam komplet programów, czyli edytor tekstu Writer, arkusz kalkulacyjny Calc, edytor prezentacji Impress, edytor grafiki Draw, program do tworzenia baz danych Base i program do tworzenia formuł matematycznych Math. Ważną cechą pakietu LibreOffice jest to, że to najbardziej rozbudowany pakiet biurowy oficjalnie działający na systemach linuksowych. Oprócz tego nie trzeba za niego płacić, nawet jeśli używa się go w przedsiębiorstwie. Oznacza to, że jeśli komputery w firmie mają służyć do absolutnie podstawowych zadań, można znacznie ograniczyć koszty oprogramowania, instalując na urządzeniach darmowy i łatwy w obsłudze system operacyjny Ubuntu, w skład którego wchodzi też pakiet LibreOffice.

Dokumenty Google

Historia tego pakietu biurowego zaczyna się w 2006 roku, gdy Google kupiło firmę Upstartle pracującą nad procesorem tekstu Writely.  W tym samym roku program ten się integralnym składnikiem kont Google. Firma Google jednocześnie rozwijała aplikację do arkuszy kalkulacyjnych i szybko dodała ją do pakietu Dokumenty Google. Z biegiem czasu rozszerzano go o kolejne elementy, a także interesujące funkcje, takie jak możliwość trzymania w chmurze 15 GB plików za darmo, możliwość edytowania plików w trybie offline oraz obsługa urządzeń mobilnych. W skład tego pakietu wchodzi wiele aplikacji, jednak jego typowo biurowe elementy to Dokumenty, Arkusze Kalkulacyjne i Prezentacje.

Obecnie Dokumenty Google znacznie ustępują swoim odpowiednikom od Microsoftu pod względem funkcjonalności i popularności, jednak mimo to wiele osób korzysta z tego oprogramowania. Dzieje się tak, gdyż użytkownicy domowi nie muszą za nie nic płacić, jest dynamicznie rozwijane i działa w przeglądarce. Dzięki temu możliwe jest korzystanie z nich na praktycznie na każdym rodzaju komputera. Warto wspomnieć o tym, że użytkownicy biznesowi mają obowiązek płacić za korzystanie z Google Docs. Kosztuje to 4 Euro za użytkownika miesięcznie lub dwa razy więcej, jeśli zdecydujemy się na wersję usługi obejmującą archiwizację danych oraz możliwość odzyskania ich. Wspomniane ceny nie zawierają podatków. Warto wspomnieć, że w ramach obu pakietów otrzymuje się 30 GB miejsca na Dysku Google, telefoniczną pomoc techniczną oraz gwarancję działania programu przez 99,9% czasu.

Microsoft Office 2013/365

Rodzina Microsoft Office to obecnie najpopularniejszy pakiet biurowy na świecie, którego pierwsza wersja została wprowadzona na rynek w 1989 roku i od 25 lat jest konsekwentnie rozwijana. Działa na komputerach osobistych z systemami Windows i Mac, a także na wszystkich liczących się platformach mobilnych, czyli Windows Phone, Android oraz iOS. W skład każdego pakietu Office wchodzą edytor tekstu Word, arkusz kalkulacyjny Excel, program do prezentacji PowerPoint oraz aplikacja do robienia notatek OneNote. Oprócz tego w skład różnych wersji pakietu Microsoft Office wchodzi wiele innych aplikacji. Pakiet we wszystkich wersjach jest płatny.

W 2013 roku Microsoft zaczął odchodzić od klasycznego modelu sprzedaży oprogramowania i przestawiać się na model subskrypcji. Wykupienie abonamentu Office 365 upoważnia do korzystania z pakietu Microsoft Office w najnowszej wersji z opcją bezpłatnej aktualizacji. Istnieją trzy wersje subskrypcji różniące się między sobą możliwościami i ceną. Jego najtańsza wersja (Small Business Premium) to koszt około 380 zł za rok. Użytkownik w zamian dostaje możliwość korzystania z podstawowych aplikacji, do których należą Word, Excel, a także PowerPoint. Programy te można zainstalować na pięciu komputerach używanych przez jedną osobę.

W ramach subskrypcji Microsoft oferuje coś więcej niż dostęp do swoich programów. Oprócz tego użytkownik otrzymuje  25 GB miejsca na dysku w chmurze SkyDrive, dostęp do aplikacji mobilnych i przeglądarkowych oraz pomoc techniczną. Kolejne dodatki to możliwość wykonywania wideokonferencji za pomocą Skype. Jeżeli w firmie nie są potrzebne zaawansowane funkcje sieciowe, takie jak praca w grupie, a możliwość zainstalowania pakietu na pięciu komputerach wydaje się niepotrzebną fanaberią, można zdecydować się na kupno Office 2013 w wersji dożywotniej. Taka licencja kosztuje 780 zł, czyli tyle co dwuletnia subskrypcja najtańszego Office’a 365. Wybór odpowiedniej wersji oprogramowania nie powinien być pochopny i warto go dokładnie przemyśleć.

Pakiety biurową różnią się swoimi możliwościami, łatwością obsługi oraz ceną. I wbrew obiegowej opinii nie każdy potrzebuje drogiego oprogramowania Microsoft, mimo że jest ono ogólnie obowiązującym standardem. Z pakietu tego będą musiały tak naprawdę korzystać przede wszystkim firmy otwierające naprawdę rozbudowane dokumenty tekstowe pełne obliczeń i wypełnione skomplikowanymi formatowaniami. Z kolei do zwykłych, niezbyt skomplikowanych pism wystarczy praktycznie dowolny edytor tekstu.