Oprogramowanie

Efektywne zarządzanie finansami

przeczytasz w 2 min.

Wdrożenie systemu Xpertis w chmurze – case study

[źródło: Macrologic]

Firma MAWI od prawie 30 lat prowadzi działalność na rynku fotografii szkolnej. W zakresie obsługi finansowo-księgowej spółka korzystała jeszcze z rozwiązań „DOS-owych”. Używany przez firmę MAWI system umożliwiał wykonywanie koniecznych operacji księgowych, ale nie przystawał już do rynkowej rzeczywistości.

autor: Elżbieta Słonecka

 

Autorka artykułu jest dyrektorem finansowym firmy MAWI; www.mawi.pl; System Xpertis produkowany jest przez firmę Macrologic; www.macrologic.pl

Od wielu lat oprogramowanie na platformie DOS, wypartej przez środowisko Windows, nie jest już rozwijane i udoskonalane. Skutkiem tego wymiana systemu na technologicznie nowszy stała się dla spółki MAWI koniecznością.

Taka zmiana jednak wiązałaby się z istotnymi dla spółki kosztami. Inwestycja w system finansowo-księgowy na platformie Windows skutkowałaby nie tylko kosztami zakupu nowych licencji oraz koniecznych usług wdrożeniowych, ale także wymagałaby inwestycji w infrastrukturę sprzętową, choćby w zakresie konieczności poniesienia kosztów zakupu i utrzymania nowego serwera. Fakt, iż wszystkie te wydatki musielibyśmy ponieść w krótkiej perspektywie czasu, powodował, iż opóźnialiśmy termin decyzji o zmianie systemu na nowy — mówi Elżbieta Słonecka, Dyrektor finansowy w MAWI sp. z o.o.

Spółka MAWI potrzebowała rozwiązania, które umożliwiłoby jej rezygnację z archaicznego technologicznie programu „DOS-owego” na rzecz nowoczesnego systemu, przy możliwie najniższych kosztach nowej inwestycji.

Współpraca z Macrologic

MAWI od kilkunastu lat z powodzeniem korzysta z rozwiązania do obsługi finansowo-księgowej, oferowanego przez firmę Macrologic.  W ramach zawartych umów licencyjnych Macrologic aktualizuje oprogramowanie zgodnie ze zlecanymi pracami, wprowadzając zmiany wymagane przez ustawodawcę. Z uwagi na pozytywne doświadczenia z pracy w systemie spółka podjęła decyzję o kontynuacji i rozwoju zakresu współpracy z obecnym dostawcą oprogramowania finansowo-księgowego.

Macrologic przeprowadził wdrożenie szybko i sprawnie oraz zapewnił instruktaż dla operatorów z obsługi systemu. Konsultanci Macrologic przenieśli do nowego systemu funkcjonalności poprzedniego rozwiązania; wszystkie sprawozdania zdefiniowano zgodnie z potrzebami i oczekiwaniami spółki.

Xpertis w chmurze

Po rozpoznaniu sytuacji i potrzeb klienta Macrologic zaproponował spółce MAWI nowoczesne rozwiązanie gwarantujące jej korzystanie z najnowszych funkcjonalności, jakie posiada oferowany system w wersji standardowej. W efekcie spółka MAWI rozpoczęła użytkowanie rozwiązania Xpertis Finanse i księgowość oraz Xpertis Fakturowanie, udostępnionych w modelu cloud computing.

System Xpertis w modelu Cloud computing. [źródło: Macrologic]

Wykorzystywanie systemu Xpertis w modelu usługowym pozwoliło nam wyeliminować koszty charakterystyczne dla systemów działających lokalnie. Wydatki  początkowe projektu były relatywnie niskie nie musieliśmy ponosić kosztów wymiany sprzętu IT (zakup serwera, na którym zostałoby zainstalowane nowe oprogramowanie) oraz zakupu licencji. Płacimy tylko za to, z czego korzystamy, a rozliczanie kosztów użytkowania oprogramowania jako kosztów usług jest dla nas korzystne w odniesieniu zarówno do planowania, jak i rozliczania wydatków — mówi Elżbieta Słonecka, Dyrektor finansowy w firmie MAWI.

Zarząd spółki nie musi obawiać się już o bezpieczeństwo danych. — W rozwiązaniu chmurowym zabezpieczenie danych (backup), jak również zapewnienie dostępności i wydajności systemu leży po stronie Macrologic. Dzięki temu możemy skupić się na podstawowej działalności biznesowej, nie obawiając się utraty cennych danych firmowych — mówi Elżbieta Słonecka. Istotnym atutem nowego rozwiązania jest również możliwość pracy w systemie z każdego miejsca z dostępem do Internetu. Dzięki temu teraz dyrektor finansowy spółki w wygodny dla siebie sposób, w każdej chwili i z każdej lokalizacji ma dostęp do danych firmowych.

Xpertis w chmurze gwarantuje spółce MAWI korzystanie zawsze z najnowszej wersji systemu. — Nie musimy martwić się o konieczność dokonywania upgrade’u systemu, ponieważ Macrologic wprowadza wszelkie modyfikacje wymagane przepisami prawa (np. wynikające ze zmian w ustawie o VAT) na bieżąco. Wszelkie zmiany w systemie wprowadzane są automatycznie, a my mamy gwarancję pracy na oprogramowaniu zawsze aktualnym w zakresie obowiązującego prawa — dodaje Elżbieta Słonecka.

W odniesieniu do cech funkcjonalnych nowe rozwiązanie zostało rozwinięte o moduł Xpertis Fakturowanie, który umożliwia automatyczną dekretację dokumentów księgowych (np. faktur zakupu) do programu finansowo-księgowego. Dzięki temu spółka wyeliminowała ryzyko pomyłek związane z ręcznym wprowadzaniem dokumentów  oraz usprawniła realizację zadań działu księgowości.

Komentarze

0
Zaloguj się, aby skomentować
avatar
Komentowanie dostępne jest tylko dla zarejestrowanych użytkowników serwisu.

    Nie dodano jeszcze komentarzy. Bądź pierwszy!