Co powinna mieć drukarka, by spełniać wymogi RODO?

Ze względu na planowane wejście w życie rozporządzenia GDPR/RODO od przyszłego roku firmy będą musiały przykładać znacznie większą wagę do tego, w jaki sposób przetwarzają i zabezpieczają dane osobowe swoich klientów. Istotne w tej kwestii jest bezpieczeństwo drukowanych i skanowanych dokumentów.

W omawianym obszarze zagrożenia można by podzielić na kilka kategorii – to przypadkowe wycieki poufnych wydruków i skanów, wtargnięcia do sieci (w wyniku stosowania niewystarczających zabezpieczeń) oraz uzyskiwanie fizycznego dostępu do urządzeń przez nieupoważnionych do tego użytkowników. Za niedopilnowanie danych grozi zaś 1) kara w wysokości nawet do 4 proc. rocznych obrotów oraz 2) utrata renomy.

Ważne jest, by przedsiębiorstwa rozsądnie wyposażały swoje biura w urządzenia do druku i skanu dokumentów. Obecny dziś na rynku sprzęt do firm oddaje do dyspozycji szereg zabezpieczeń, które chronią dane zarówno w przypadku pracy na miejscu, jak i zdalnej, w przedsiębiorstwach każdej wielkości.

„Rozwiązania z zakresu bezpieczeństwa, takie jak uwierzytelnianie operacji czterocyfrowym kodem lub kartami zbliżeniowymi czy przydzielanie zróżnicowanego dostępu do funkcji urządzeń poszczególnym użytkownikom, idealnie sprawdzą się w [...] obszarze, gdzie poufność danych ma kluczowe znaczenie” – informuje Brother, który jest jednym z tych producentów, którzy mają w swoich ofertach urządzenia z pakietem zabezpieczeń.

Innym producentem zwracającym uwagę na te kwestie jest Xerox, który oferuje usługi MPS: od audytu (pozwalającego zlokalizować słabe punkty), przez programowe blokady (uniemożliwiające wykonanie kodu, który wydaje się podejrzany), szyfrowanie danych i automatyczne usuwanie, po odbiór wydruków tylko po potwierdzeniu tożsamości.

Podobne rozwiązania oferują też inni producenci – nie jest więc problemem odnalezienie odpowiedniego urządzenia do firmy. A warto na takie postawić. Wspomniane w treści funkcje pozwalają bowiem dobrze przygotować się na rozporządzenie GDPR/RODO, które wejdzie w życie 25 maja 2018 roku.

Źródło: Brother, Xerox, Amazon