Zarządzanie drukiem – sposób na sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa

Ilość informacji, które codziennie są przetwarzane przez pracowników przedsiębiorstw na całym świecie rośnie z każdym rokiem. Zgodnie z przewidywaniami Feda Colantonio i Alaina Leroy’a ludzie ogółem wyprodukują do 2020 roku ok. 5 tetraoktetów danych cyfrowych. Dane te trafiać będą do nas w różnej formie, jednak nadal duża ich część będzie miała postać drukowaną.

autor: Paweł Grzyb

Cyfrowe i fizyczne formaty dokumentów pełnią wobec siebie często funkcje komplementarne. Druk, pozyskiwanie dokumentów i ich przetwarzanie to zadania, które odgrywają kluczową rolę w wypełnianiu codziennych obowiązków firmowych. Nowoczesne drukarki i urządzenia wielofunkcyjne MFP (ang. Multi Function Printer) stanowią ważne ogniwo w cyklu życia dokumentu – działają bowiem na styku dwóch światów: cyfrowego i fizycznego. W związku z tym poza wypełnianiem tradycyjnych funkcji muszą zapewnić właściwy poziom bezpieczeństwa informacji.

Analizując rolę nowoczesnych drukarek wielofunkcyjnych należy rozpatrywać je jako integralną część całego systemu informatycznego dedykowanemu zarządzaniu poszczególnymi procesami związanymi z funkcjonowaniem firmy. Patrząc na skalę zadań którym muszą sprostać każdego dnia trudno wyobrazić je sobie bez wsparcia dedykowanego systemu zarządzania drukiem. Szczególnie, że sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa poza efektywnym działaniem  środowiska druku wymaga bardzo precyzyjnych procedur związanych z dostępem oraz przetwarzaniem dokumentów. Wiedza na temat tego, gdzie znajduje się dokument, kto ma do niego dostęp jest z perspektywy wielu codziennych sytuacji biznesowych kluczowa. Wyniki badań wskazują, że każde 30 minut spędzone na szukaniu dokumentu w perspektywie funkcjonowania firmy odpowiada sytuacji w której dany dokument nigdy byłby dostępny.

System zarządzania drukiem należy traktować obecnie jako standard. Myśląc w kategoriach nowoczesnego zarządzania zupełnie niewyobrażalna zdaje się być sytuacja w której przedsiębiorstwo działające na dużą skalę funkcjonuje bez takiego systemu. 

Efektywne funkcjonowanie w natłoku informacji wymaga wypracowania jasnych, intuicyjnych procedur i narzędzi pozwalających znacznie zminimalizować ryzyko związane z występowaniem błędów ludzkich. Automatyzacja procesów obejmuje wiele sfer funkcjonowania systemu zarządzania drukiem – począwszy od strony serwisowej po autoryzację dostępu czy przesłania dokumentów. System zarządzania drukiem należy traktować obecnie jako standard. Myśląc w kategoriach nowoczesnego zarządzania zupełnie niewyobrażalna zdaje się być sytuacja w której przedsiębiorstwo działające na dużą skalę funkcjonuje bez takiego systemu.  

Korzyści

Wdrożenie systemu zarządzania drukiem jest istotne z perspektywy wydatków ponoszonych na druk, bezpieczeństwa, obniżenia wskaźnika TCO oraz usprawnienia procesów związanych z obiegiem informacji w firmie. Podczas podejmowania decyzji o wyborze systemu zarządzania drukiem należy pamiętać, że musi to być rozwiązanie szyte na miarę. Rozwiązania, które sprawdzą się w jednej organizacji mogą być zupełnie nietrafione w przypadku drugiej. Odpowiedni system powinien pozwalać na szybką i łatwą integrację z funkcjonującymi w ramach firmy systemami informatycznymi. Należy go traktować jako swoisty łącznik pozwalający na bardziej efektywne wykorzystanie potencjału wewnątrzfirmowych procesów.

Najczęstsze problemy związane z funkcjonowaniem środowiska druku w firmach to zbyt mocno rozbudowana flota drukująca, nieodpowiednie przypisanie zadań do możliwości sprzętu, brak kontroli nad generowaną liczbą wydruków oraz procesem serwisowania i zamawiania materiałów eksploatacyjnych. Należy również wziąć pod uwagę, że każdy z tych elementów można przełożyć na odpowiednią pozycję w kosztach operacyjnych przedsiębiorstwa, a do tego dochodzą koszty związane z czasem pracy i sprawnością działania najważniejszych procesów związanych np. z obiegiem faktur.

Rozwiązania szyte na miarę

Wdrożenie profesjonalnego systemu zarządzania drukiem musi być poprzedzone dokładnym audytem. Na podstawie danych zebranych w jego trakcie określane są potrzeby organizacji, wyzwania i największe problemy. Na tym etapie bardzo ważne jest długofalowe podejście do projektowanego systemu. Te wnioski pozwalają również stworzyć rozwiązanie, które bierze pod uwagę rozwój przedsiębiorstwa i będzie mogło być rozbudowywane pod kątem przyszłych potrzeb związanych z zarządzaniem firmą.

Analizując ewolucję jakiej uległo środowisko, w którym funkcjonują obecnie firmy elastyczność i gotowość na zmiany stanowią bardzo ważny element wdrożonego rozwiązania. W drugim etapie następuje wdrożenie, w tej fazie bardzo ważna jest analiza działania nowego systemu i rekomendowanych procedur. System daje możliwości bardzo dokładnej weryfikacji kosztów związanych z drukiem, analizy funkcji z których najczęściej korzystają poszczególne osoby czy działy. Te dane pozwalają zaalarmować o niekorzystnych zjawiskach i trendach związanych z drukiem.

Nowe trendy i możliwości personalizacji

Dynamiczny rozwój technologiczny, który dokonał się w ostatniej dekadzie miał ogromny wpływ na styl pracy. Większa mobilność, możliwość realizacji pracy w systemie zdalnym bądź mieszanym wchodzą do biurowego kanonu. Przedsiębiorcy nie mogą ignorować tych przemian, muszą być przygotowani na trend Bring Your Own Device czy zapewnić narzędzia potrzebne do realizacji druku w chmurze. System zarządzania drukiem jest jednym z warunków znalezienia bezpiecznych narzędzi umożliwiających realizację powyższych założeń. Odpowiednio dobrany system i narzędzia pozwalają stworzyć optymalne środowisko pracy pozwalające na wygodne i intuicyjne korzystanie z pełnego spektrum możliwości funkcjonalnych sprzętu oraz systemu. Wdrożone rozwiązania poza obniżeniem kosztów mają ułatwić wykonywanie codziennych obowiązków i usprawnić funkcjonowanie podstawowych procesów. Dlatego tak ważną rolę odgrywa intuicyjność obsługi całego systemu. Nawet najbardziej innowacyjne rozwiązanie nie sprawdzi się w momencie, gdy złożoność jego obsługi będzie przekraczała kompetencje przeciętnego pracownika. Istotne znaczenie ma tu idea tworzenia zunifikowanego interfejsu użytkownika – to rozwiązanie pozwala na swobodne korzystanie z urządzeń danego producenta niezależnie od modelu danego urządzenia.

Bezpieczeństwo danych, niższe koszty i efektywność procesów to tylko kilka podstawowych obszarów które zapewnia profesjonalny system zarządzania drukiem.

Bardzo ważnym aspektem jest również możliwość personalizacji panelu urządzenia– pozwala to np. ustalić, które funkcjonalności powinny pojawiać się na ekranie głównym po zalogowaniu danego pracownika. Przekłada się to na znaczne ułatwienie korzystania ze sprzętu i minimalizuje prawdopodobieństwo wystąpienia błędów.

Dużym ułatwieniem jest również możliwość zarządzania dokumentem z poziomu panelu wielofunkcyjnego urządzenia drukującego. W rozwiązaniach Konica Minolta umożliwia to technologia Konica Minolta Internal Web Server (IWS). Dzięki niej wygląd panel sterowania  może być dostosowany do potrzeb i najczęściej wykonywanych zadań. Ponadto możliwe jest instalowanie na urządzeniach MFP miniaplikacji takich samych jak na tabletach i smartfonach, pozwalających na realizację szerszej gamy funkcji bezpośrednio na MFP. Aplikacje IWS są szybko dostępne z panelu dotykowego bizhub i uruchamiają się poprzez wbudowaną przeglądarkę. Wynik pracy zapisywany jest na serwerze lub w chmurze. Logika obsługi panelu jest spójna z przyzwyczajeniami użytkownika wyniesionymi z korzystania ze smartfonów czy tabletów. Ponadto to rozwiązanie umożliwia dostosowanie wyglądu urządzenia do identyfikacji wizualnej marki oraz wyświetlanie krótkich komunikatów – np. hasła firmy.

Zarządzanie flotą drukującą

System zarządzania drukiem pozwala również zoptymalizować procesy związane z bieżącą obsługą floty, a wszelkie zadania związane z tym obszarem mogą zostać przekazane zewnętrznej firmie. Nowoczesne aplikacje umożliwiają automatyzację monitoringu stanu urządzeń – informacje o usterce i komunikaty o potrzebie uzupełnienia tonera trafiają bezpośrednio do technika serwisu odpowiedzialnego za obsługę danego klienta. Pozwala to skrócić czas potrzebny na usunięcie usterki, a ekipa techniczna, która ma się nią zająć dociera do klienta przygotowana. Nowoczesne rozwiązania z tej dziedziny ewoluują, oferują szerszy zakres funkcjonalności i stają się podstawą dla kolejnych wdrożeń aplikacji dedykowanych pozyskiwaniu i przetwarzaniu czy elektronicznemu obiegowi dokumentów.