AI skraca czas pracy nawet o 7 tygodni rocznie. Opublikowali wyniki badań

Sztuczna inteligencja (AI) przestaje być tematem filmów science-fiction i coraz mocniej wchodzi do codziennej pracy. Pomaga w prostych zadaniach, takich jak wybór filmu czy organizacja informacji, ale jej największy potencjał ujawnia się w środowisku biurowym. 

Dwa ośrodki badawcze – Signal65 oraz Principled Technologies (PT) – opublikowały raporty, które pokazują, że komputery wyposażone w AI (tzw. AI PC) to nie tylko technologiczna ciekawostka, ale realne narzędzie przyspieszające pracę. Testy przeprowadzono na laptopach z procesorami AMD Ryzen AI, jednak podobne rozwiązania oferują także Intel Core oraz Qualcomm Snapdragon. Choć technologia jest zaawansowana, jej cel pozostaje prosty: odciążyć użytkowników od powtarzalnych i czasochłonnych zadań.

Koniec z "przekopywaniem się” przez e-maile

Jednym z najbardziej czasochłonnych obowiązków w pracy biurowej jest analiza długich wątków e-mailowych. AI potrafi znacząco skrócić ten proces. Według badań, automatyczne podsumowanie korespondencji może być nawet 5 razy szybsze niż analiza wykonywana ręcznie.

W praktyce oznacza to skrócenie zadania z około 8 min. do mniej więcej półtorej minuty. Inne testy wskazują jeszcze większe oszczędności – nawet ponad 14 min. na jednym wątku, co daje redukcję czasu pracy o blisko 87 proc.

Notatki ze spotkań tworzą się automatycznie

Spotkania to kolejny obszar, w którym AI zmienia sposób pracy. Zamiast ręcznego notowania ustaleń, systemy – np. w Microsoft Teams – potrafią automatycznie tworzyć transkrypcje i podsumowania rozmów. 

Dzięki temu czas potrzebny na opracowanie dokumentacji po spotkaniu może spaść nawet o 65 proc. W przypadku osób uczestniczących w kilku spotkaniach dziennie oznacza to realne odzyskanie nawet godziny pracy dziennie.

Szybsze planowanie i tworzenie dokumentów

Zastosowanie sztucznej inteligencji w pracy biurowej szczególnie dobrze widać tam, gdzie liczy się szybkość i precyzja. Przykładem są wykresy Gantta w Excelu, które dzięki AI można przygotować nawet o 73 proc. szybciej. Zamiast ręcznego szukania funkcji i ustawień, użytkownik otrzymuje gotową propozycję wykresu w około dwie minuty, podczas gdy tradycyjnie zajmuje to blisko dziewięć.

Podobne efekty widać w planowaniu projektów. Szkic planu, który zwykle wymaga ponad 30 min. pracy, z pomocą AI powstaje w około 12–13 min. System automatycznie porządkuje etapy, czas i kamienie milowe, co pozwala szybciej przejść do decyzji strategicznych.

Duże oszczędności dotyczą też komunikacji. Przygotowanie profesjonalnego e-maila z notatek może zająć AI około minuty, zamiast kilkunastu minut pracy ręcznej. To nawet 94 proc. mniej czasu, co w skali tygodnia przekłada się na odzyskanie wielu godzin pracy.

Ograniczenia i wyzwania wdrożenia AI 

Mimo wyraźnych korzyści, wykorzystanie sztucznej inteligencji w pracy biurowej wiąże się z istotnymi ograniczeniami technologicznymi i finansowymi. Wiele zaawansowanych funkcji AI wymaga nowoczesnego sprzętu wyposażonego w dedykowane jednostki przetwarzania (NPU). Oznacza to, że starsze komputery mogą nie obsługiwać części narzędzi lub działać na znacznie niższym poziomie wydajności. W praktyce może to przyspieszyć konieczność wymiany sprzętu w firmach, co generuje dodatkowe koszty inwestycyjne. 

Drugim istotnym wyzwaniem są kwestie prywatności oraz sposób przetwarzania danych. Część rozwiązań AI działa w modelu chmurowym, co oznacza przesyłanie dokumentów, wiadomości czy danych firmowych na zewnętrzne serwery. Budzi to obawy dotyczące bezpieczeństwa informacji, szczególnie w przypadku danych wrażliwych. Alternatywą jest przetwarzanie lokalne, jednak wymaga ono jeszcze bardziej zaawansowanego sprzętu oraz często dodatkowych licencji, co zwiększa całkowity koszt wdrożenia technologii. 

Realne oszczędności czasu

Z danych zawartych w raportach wynika, że wykorzystanie AI może przynieść pracownikowi biurowemu nawet ponad 7 tygodni oszczędności pracy rocznie. Oznacza to, że zadania zajmujące wcześniej kilka dni można wykonać w znacznie krótszym czasie. Eksperci podkreślają, że technologia jest już dostępna – kluczowe staje się jej świadome wykorzystanie w codziennej pracy, zamiast czekania na kolejne generacje rozwiązań.