Chmura dla małych i średnich przedsiębiorstw

Jacek Słowik jest Product Managerem w iBard24, www.ibard24.pl

Wykorzystanie cloud computingu umożliwia małym i średnim przedsiębiorstwom dostęp do nowoczesnych rozwiązań informatycznych, których wdrożenie w modelu tradycyjnym byłoby nieosiągalne z powodu wysokich kosztów. Wykorzystanie tych samych rozwiązań w modelu usługowym nie tylko eliminuje środki ponoszone na inwestycje w infrastrukturę, ale także czas niezbędny na ich wdrożenie. Popularność chmury rośnie, a wraz z nią upadają kolejne mity dotyczące wynajmu oprogramowania. Zdarza się, że firma nie jest świadoma, że na co dzień korzysta z modelu cloud computing – to pokazuje jak bardzo naturalna staje się chmura w dzisiejszym świecie. Z oprogramowania oferowanego w chmurze korzystają firmy każdej wielkości, ale oczywiście najpowszechniej wykorzystywane jest ono w segmencie MSP. Według badań przeprowadzonych przez PMR, aż 64 proc. małych i średnich przedsiębiorstw korzysta z chmury.

Dla małych i średnich firm, które nie mają własnego serwera, chmura stwarza okazję do obniżenia bariery wejścia oraz rozłożenia kosztów w czasie. W przypadku korzystania z rozwiązań IT w modelu usługowym, koszty te w dużej mierze zostają przeniesione z użytkownika na dostawcę oprogramowania, który odpowiada za jego aktualizacje, skuteczne zabezpieczenie danych, utrzymanie odpowiedniej wydajności i 24-godzinny dostęp do aplikacji. Przedsiębiorstwo nie ponosi w tej sytuacji kosztów związanych z rozbudową własnej infrastruktury IT i jej utrzymaniem.

Zaoszczędzone dzięki zastosowaniu chmury zasoby finansowe i personalne przedsiębiorstwo może efektywniej wykorzystywać do rozwoju swojej głównej działalności.

Chmura jest coraz bardziej popularnym sposobem przechowywania i udostępniania danych. Głównej przyczyny tak wysokiej dynamiki wzrostu popularności tej formy przechowywania zasobów można doszukiwać się w zmianie schematu wykonywania pracy, która w dzisiejszych czasach coraz częściej odbywa się w sposób zdalny oraz przy wykorzystaniu rosnącej popularności urządzeń mobilnych. Smartfony czy tablety są obecnie na tyle zaawansowane technologicznie, że w wielu wypadkach i w wielu zastosowaniach mogą z powodzeniem być wykorzystywane zamiast komputerów osobistych. Potrzebę zagospodarowania tego rynku dostrzegają również producenci oprogramowania oferowanego w modelu usługowym, którzy systematycznie rozwijają ofertę aplikacji dedykowanych na urządzenia mobilne. To bardzo duże udogodnienie dla przedsiębiorców, którzy są mobilni i wymagają stałego dostępu do kluczowych informacji.

Smartfony czy tablety z powodzeniem mogą być w wielu zastosowaniach (np. do wysyłania e-maili, czy przeglądania danych) wykorzystywane zamiast komputerów osobistych.

Chmura rozwiązuje przede wszystkim największy problem mobilnej pracy, jakim jest synchronizacja danych pomiędzy urządzeniami. W przypadku pracy zamiennie na komputerze, smartfonie i tablecie występuje konieczność wymiany danych pomiędzy tymi urządzeniami. W idealnym założeniu dane powinny płynnie przemieszczać się pomiędzy wszystkimi urządzeniami, bez zbędnej ingerencji użytkownika. Problem ten w pełni rozwiązują usługi do przechowywania plików w chmurze, które umożliwiają synchronizację danych pomiędzy wieloma urządzeniami. W tych warunkach możemy mieć dostęp do naszych danych praktycznie z każdego miejsca na ziemi, a jedynym czynnikiem, który determinuje taką możliwość, jest dostęp do Internetu.

Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, czy przechowywanie cennych danych w chmurze jest bezpieczne? W chmurze, czyli tak naprawdę gdzie? Zazwyczaj nasze dane przechowywane są w nowoczesnych centrach danych, które wyposażone są w wiele warstw zabezpieczeń.

Standardy bezpieczeństwa stosowane w profesjonalnych centrach danych, znacznie przekraczają możliwości pojedynczej firmy.

Systemy przetwarzające dane muszą pracować w określonych warunkach, gwarantujących ich niezawodność i wydajność. W Comarch Data Center osiągnięto to dzięki zastosowaniu m.in. awaryjnego zasilania, systemów UPS, systemów ochrony przeciwpożarowej oraz klimatyzacji zapewniającej optymalna temperaturę i wilgotność do pracy urządzeń. Istnienie ośrodków w różnych lokalizacjach geograficznych pozwala oferować architekturę rozproszoną obejmującą ośrodek podstawowy i zapasowy.

Zadaniem ośrodka zapasowego jest zapewnienie dostępności systemów w przypadku awarii lub zniszczenia ośrodka podstawowego. Architektura stosowana przez Comarch zapewnia redundancję najważniejszych urządzeń oraz łączy dostępowych. W każdym ośrodku Comarch Data Center wykorzystywane są łącza pochodzące od czterech niezależnych operatorów, co minimalizuje ryzyko niedostępności systemów w przypadku awarii pojedynczego łącza. Te zabezpieczenia dają gwarancję, że wysyłanie i przechowywanie plików w chmurze jest bezpieczne.

Czego możemy oczekiwać od usługodawcy?

Przeniesienie oprogramowania na serwery dostawcy powoduje, że tradycyjne wdrożenie systemu praktycznie przestaje istnieć. W najprostszych usługach, wystarczy je po prostu zamówić, zalogować się przez przeglądarkę internetową i pracę można zacząć „z marszu”. W bardziej złożonym oprogramowaniu klient potrzebuje najczęściej wstępnej konfiguracji lub szkolenia. Zaletą dla klientów jest fakt, że o ich system 24 godziny na dobę czuwa cały sztab inżynierów w centrum danych. Ich zadaniem jest stały monitoring działania infrastruktury, a także wgrywanie nowych wersji oprogramowania, dzięki czemu dla klienta procesy te są całkowicie transparentne.

W przypadku usług w chmurze oferowanych przez Comarch, klient ma zapewnione wielokanałowe wsparcie konsultantów (e-mail, telefon, chat, forum), dzięki czemu w dowolnej chwili może zadać pytanie i bardzo szybko otrzymać podpowiedź specjalisty.

Poczta jest niezbędnym narzędziem w każdym biznesie. Chmura umożliwia dostęp do firmowej skrzynki oraz pełnej historii nie tylko przez komputer stacjonarny, ale również przez tablet, smartfon, czy dowolny komputer połączony z Internetem. Poczta w chmurze pozwala także uniknąć obowiązku dbania o utrzymanie własnego serwera poczty, jego backupu oraz ogranicza związane z tym koszty.

Dzięki zdalnemu dostępowi do bieżących danych firma może zreorganizować działania biznesowe i uczynić je bardziej przemyślanymi i bezpieczniejszymi. Podstawową wartością dodaną rozwiązań dostępnych przez Internet jest przede wszystkim praca na systemie, który jest na bieżąco aktualizowany o wszelkie zmiany prawne z zakresu przepisów podatkowo-księgowych, prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.

Dzięki zdalnemu dostępowi z dowolnego komputera przez Internet i większej elastyczności system gwarantuje jego użytkownikom możliwość lepszej organizacji pracy i efektywniejszego zarządzania przedsiębiorstwem. Pracownicy firmy z dowolnego miejsca i o dowolnym czasie mogą łączyć się ze wspólną bazą danych i zarządzać odpowiednimi procesami biznesowymi, a także podejmować kluczowe decyzje w oparciu o aktualne dane firmowe.

Przykładem oprogramowania finansowo-księgowego w chmurze może być aplikacja Comarch ERP iFaktury24 umożliwiająca fakturowanie online, prowadzenie magazynu oraz uproszczonej księgowości, a także oprogramowanie Comarch ERP Optima w modelu usługowym, które kompleksowo wspiera prowadzenie firmy (m.in. fakturowanie, magazyn, księgowość, rozliczenia). 

Najczęściej przenoszonym do chmury procesem biznesowym jest backup danych. Przechowywanie plików w chmurze to najlepszy sposób ich prawidłowego zabezpieczenia. Systematyczne tworzenie kopii zapasowych najważniejszych danych pozwala zminimalizować ryzyko utraty ważnych informacji. Backup danych powinien odbywać się w sposób automatyczny, według określonego harmonogramu, bez ingerencji człowieka. W przypadku awarii urządzeń, na których przechowujemy dane, jesteśmy w stanie je szybko odzyskać z wirtualnych serwerów. Jest to polisa gwarantująca nam stabilność funkcjonowania i ciągłość wykonywanej pracy.

Przykładem usługi do backupu i synchronizacji danych w chmurze jest iBard24. Usługa, oprócz zapewnienia bezpieczeństwa danych, umożliwia proste udostępnianie danych w Internecie, synchronizowanie danych pomiędzy urządzeniami, a także wspiera pracę grupową na plikach.

Polski rynek handlu internetowego rozwija się najszybciej w Europie, a prognozy na przyszłość są równie optymistyczne. Sklep internetowy jest tańszy od sklepu tradycyjnego, a często jest również jego uzupełnieniem. Działa jak automatyczny sprzedawca 24 h/dobę, dlatego małe i średnie przedsiębiorstwa chętnie korzystają z gotowych aplikacji sklepów internetowych, które gwarantują im niskie koszty wejścia oraz eliminują konieczność posiadania własnej architektury IT.

Przykładem narzędzia do prowadzenia handlu w Internecie jest Comarch ERP e-Sklep – profesjonalne oprogramowania umożliwiającego szybkie uruchomienie własnego sklepu internetowego. Wśród narzędzi e-commerce warto wyróżnić również internetową galerię handlową Wszystko.pl, w której przedsiębiorcy mogą w prosty sposób oferować swoje produkty.

W wielu przypadkach przedsiębiorstwa nie chcą przenosić wszystkich procesów do chmury, ale jednocześnie chciałyby wykorzystywać możliwości, jakie daje ta technologia. W takich sytuacjach idealnym wyjściem jest stosowanie połączonego rozwiązania (tzw. hybrydy), np. system klasy ERP zainstalowany na firmowym serwerze i e-sklep hostowany u dostawcy, albo backup danych w chmurze na wypadek awarii firmowych serwerów. W tej konfiguracji, część oprogramowania funkcjonuje lokalnie na komputerach firmy, a część jest przeniesiona na zewnętrzne serwery usługodawcy.

Dla kogo zatem jest hybryda? To rozwiązanie najlepsze dla firm, które nie zdążyły jeszcze całkowicie przekonać się do chmury i kluczowe procesy nadal wolą obsługiwać przy pomocy tradycyjnych narzędzi. Inną barierą całkowitego przejścia na rozwiązania chmurowe mogą być niedawno poniesione inwestycje na własne serwery, które jeszcze nie zdążyły się zwrócić.

Hybryda umożliwia także wykorzystanie zakupionego już oprogramowania i włączenie do pracy osób, pracujących zdalnie, dzięki wykorzystaniu narzędzi do synchronizacji danych w chmurze lub pracy grupowej na plikach.

Na rynku funkcjonuje wiele podmiotów oferujących usługi w modelu cloud computing. Jak zatem wybrać dostawcę, który będzie optymalny dla naszych potrzeb? Wybierając miejsce, w którym będą składowane nasze cenne dane, powinniśmy kierować się przede wszystkim renomą usługodawcy. Warto sprawdzić ilu ma klientów, jakie są ich opinie i czy posiada referencje. Ważne jest również miejsce przechowywania danych, ponieważ determinuje ono system prawny, który chroni lub nakłada na usługodawców dodatkowe obowiązki. Z tego względu warto ze szczególną uwagą analizować zapisy umów z zagranicznymi podmiotami, których systemy prawne nie są nam znane. Kluczowym elementem przy wyborze dostawcy chmury są również zabezpieczenia chroniące transmisję danych, aby podczas ich przepływu (do chmury, z chmury i wewnątrz chmury) nie były narażone na podsłuchanie, przechwycenie czy wyciek.

Równie ważne jak bezpieczeństwo, są kwestie formalne. Przed zawarciem umowy z usługodawcą warto sprawdzić zawarty w niej okres wypowiedzenia – najlepiej niech będzie on miesięczny. W przypadku relatywnie tanich usług, okres ten może wynieść maksymalnie 12 miesięcy.

Punktem wartym uwagi jest również zakres odpowiedzialności zapisany w umowie. Warto zweryfikować, gdzie kończy się odpowiedzialność dostawcy, a zaczyna użytkownika.

Cloud computing w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw rozwija się niezwykle dynamicznie i wszystko wskazuje na to, że w kolejnych latach usługi w chmurze wybierać będzie coraz więcej użytkowników. Wydatki na rozwój technologii w skali globalnej mogą wzrosnąć z 16,5 mld w roku 2009 do 55,5 mld w 2014 roku.

Według analityków IDC w kilku kolejnych latach rynek cloud computingu będzie rósł średniorocznie o 36 proc., czyli dziewięć razy szybciej niż cały rynek usług IT. Wiele firm coraz częściej wykorzystuje chmurę, aby usprawnić współpracę z partnerami i klientami. Integracja pracowników z odległych oddziałów, praca zdalna, współdzielenie zasobów, automatyzowanie prostych zadań w przedsiębiorstwie i przenoszenie ich do chmury to już zjawisko powszechne.