Jaką kasę fiskalną wybrać. Porady dla kupujących na 2018

20 sierpnia 2017przeczytasz w 3 min.

Autor:zespół

Omawiamy cechy i parametry kas fiskalnych w poszczególnych kategoriach funkcjonalnych, a także pod względem ich przydatności.

Kasa fiskalna jest narzędziem koniecznym niemal w każdej firmie, która kieruje swoją ofertę na rynek konsumencki. Stopniowo zmniejsza się liczba przedsiębiorstw, które mogą uniknąć jej stosowania korzystając z limitu 20 tys. obrotu. Zakres zwolnień został wprawdzie przedłużony do końca 2017 roku, jednak rząd zapowiada, że od 2018 ma wejść obowiązkowa archiwizacja paragonów online, co może być okazją do dalszego zmniejszania zakresu firm, które jeszcze z limitu obrotu korzystają.

Wprowadzenie archiwizacji paragonów online spowoduje, że łączność z internetem stanie się nieodłączną cechą kasy fiskalnej i wiele firm zostanie zmuszonych do wymiany tego urządzenia na nowsze. Chociaż miłośnicy nowoczesnych technologii mogą już dzisiaj zdecydować się na tablet fiskalny, pamiętając jednak przy tym, że ta oferta na rynku jest póki co dosyć skromna, a ceny stosunkowo wysokie.

Generalnie rynek oferuje bogaty wybór różnych rodzajów urządzeń fiskalnych. Dostępnych jest mnóstwo modeli kas małych i mobilnych, atrakcyjnych dla mniejszych firm, które wystawiają stosunkowo niewielką liczbę paragonów fiskalnych, i które chcą spełnić wymagania fiskusa jak najmniejszym kosztem. Większe przedsiębiorstwa również mogą wybierać spośród wielu średnich i systemowych kas fiskalnych oraz drukarek fiskalnych. Dla nich głównym kryterium zakupu kasy będzie jej integracja z pozostałymi elementami systemu sprzedaży, jak system magazynowy czy księgowy.

Na kolejnych stronach poradnika szczegółowo omawiamy cechy i parametry kas fiskalnych w poszczególnych kategoriach funkcjonalnych,

a także pod względem ich przydatności

Cechy, które zostaną szczegółowo omówione w podziale kas na kategorie to:

rozmiar
wytrzymałość
wielkość wyświetlacza
szybkość drukowania
długość taśmy
liczba klawiszy oraz liczba klawiszy funkcyjnych
funkcje kasjerskie
system wymiany papieru
czas pracy na bateriach
rozmiar pamięci wewnętrznej
ilość klawiszy funkcyjnych
dostępność i wielkość bazy PLU
współpraca z innymi urządzeniami
waga
drukarka
komputer
ilość i rodzaj złączy
obsługa kart rabatowych i systemów lojalnościowych
system zarządzania uprawnieniami operatorów
... no i cena

Wskazówki na co zwrócić uwagę przy wyborze kasy w każdej kategorii:

konstrukcyjne - gabaryty, rozmiar wyświetlacza, klawisze
eksploatacyjne - długość taśmy, szybkość drukowania, wielkość bazy PLU, żywotność baterii
funkcjonalne

Osobny rozdział, kiedy najtańsza kasa, a kiedy warto dopłacić. Połączenie kasy fiskalnej z czytnikiem kart. Najnowsze modele kas są oparte o dotykowy tablet z systemem Android.

Kiedy najtańsza kasa, a za co warto dopłacić

Nowoczesna kasa fiskalna

Oferta na rynku jest bardzo bogata: od najprostszych urządzeń za 600 zł do najbardziej nowoczesnych rozwiązań, jak tablet fiskalny za 2700 zł brutto. Jak wybrać odpowiednie urządzenie, jeśli nie specjalnie zależy nam na cenie? Na pewno największe znaczenie ma rodzaj prowadzonej działalności, a zwłaszcza jej wielkość:

ilość wystawianych paragonów fiskalnych,
wielkość asortymentu,
ilość osób, które będą się tym zajmowały, itp.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, w której paragon będzie wystawiany kilka czy kilkanaście razy w miesiącu najtańsza kasa fiskalna może być najlepszym rozwiązaniem. Jednak nawet wtedy możemy być zmuszeni do gromadzenia elektronicznej wersji kopii paragonów.

Jeśli kupimy najtańszą kasę fiskalną, która nie ma możliwości gromadzenia i wysyłania wersji elektronicznej, zostaniemy zmuszeni do zakupu kolejnego urządzenia. Może więc lepiej od razu kupić nieco bardziej zaawansowany technologicznie model? Zwłaszcza, że z ulgi na zakup kasy fiskalnej można skorzystać tylko raz - można odliczyć od podatku 90% wartości kasy, ale nie więcej niż 700 zł. Warto to dobrze przemyśleć, gdyż urządzenie nowszej generacji, za które zapłacimy więcej, może mieć inne atrakcyjne cechy: może być mniejsze, lżejsze czy bardziej niezawodne.

Z pewnością warto nieco więcej zapłacić za urządzenie, które daje możliwość rozbudowy i będzie dopasowywać się do rozwijającej się firmy. Dla wielu firm istotne będzie możliwość wprowadzenia dodatkowych kodów kreskowych oprócz towarów figurujących w bazie PLU. Dla każdego atrakcyjna będzie kasa z wrzutowym system wymiany papieru.

Urządzenie fiskalne może być też narzędziem tworzenia wizerunku oraz budowania prestiżu. Nowsze kasy dają możliwość wydrukowania grafiki na paragonie fiskalnym. Można tam zamieścić logo lub jakiś zabawny obrazek, dzięki któremu wspomnienie zakupu zostanie na dłużej zapamiętane i będzie budziło miłe skojarzenia. Nowoczesna i elegancka kasa fiskalna z pewnością wywoła pozytywne wrażenie w gabinecie lekarskim czy kancelarii prawniczej.

Najbardziej innowacyjne modele kas są oparte o dotykowy tablet z systemem Android. Dla osób przyzwyczajonych do posługiwania się tabletem czy smartfonem praca z takim urządzeniem będzie daleko bardziej komfortowa i efektywna. Tablet fiskalny to nie tylko dotykowy ekran, który można skonfigurować zgodnie z oczekiwaniami użytkownika, ale też szereg funkcjonalności niedostępnych nawet w kasach fiskalnych średniej wielkości. Nie tylko pozwala na tworzenie elektronicznej kopii paragonów, ale za pomocą łącza wi-fi umożliwia przechowywanie ich w chmurze, czyli z mobilnym dostępem z każdego miejsca, do którego dociera internet. A to oznacza, że w ten sam sposób można programować urządzenie, analizować sprzedaż i stany magazynowe.