Kwestie bezpieczeństwa i Rexel Auto Feed Bezpieczeństwo

Kwestie bezpieczeństwa i Rexel Auto Feed

opublikowano przez artykuł sponsorowany w dniu 2018-12-17

W erze cyfrowej cała masa danych wciąż przechowywana jest na papierowych dokumentach. Nie warto zaniedbywać ich bezpieczeństwa, o czym przypomina firma Rexel.

Co rusz natykamy się na wiadomości o wycieku danych osobowych, kradzieży baz danych i innych wypadkach oraz przestępstwach związanych z cyfrowymi danymi. Niepoważne traktowanie kwestii bezpieczeństwa potrafi się srodze zemścić - włączając w to nie tylko kary finansowe, ale i utratę reputacji przez firmę. 

Nie warto zapominać jednak o danych przetrzymywanych poza sferą cyfrową - dokumenty drukowane są wciąż w użyciu, a całkowite przeniesienie dokumentacji do formy cyfrowej wciąż wydaje się odległą przyszłością.

Dokumenty papierowe i bezpieczeństwo

Postęp postępem, cyfryzacja cyfryzacją, a wciąż w biurach drukujemy tony dokumentów - analiz do dostarczenia szefowi, kontraktów, czy dokumentów do urzędów. A gdy wydruki te zawierają poufne informacje, czy dane osobowe muszą potem zostać zarchiwiowane - bądź odpowiednio zniszczone.

Auto Feed czyli automatyczny podajnik dokumentów

Z pomocą przychodzą tu oczywiście niszczarki dokumentów, ale niszczarka niszczarce nierówna. Najtańsze modele nie dość, że mogą niszczyć dokumenty w bardzo niedoskonały sposób (poziom bezpieczeństwa nieszczenia dokumentów określa klasa "P"), to jeszcze wymagają od użytkownika niszczenia kartka po kartce, co jest bardzo nieefektywnym sposobem.

poziomy bezpieczeństwa niszczarek

Oczywiście producenci niszczarek pomyśleli już o tym, by sfrustrowany użytkownik nie musiał ślęczeć nad urządzeniem niszcząc kartka po kartce i naprzeciw takim potrzebom wychodzą urządzenia AutoFeed, czyli z automatycznym podajnikiem papieru. Do takich niszczarek wystarczy włożyć stos dokumentów do pojemnika (np. w modelu Rexel Auto+ 300M możemy włożyć na raz ponad pół ryzy, a konkretnie 300 kartek, do modelu 600X/600M nawet 600 kartek, a 750M - nawet 750 kartek) zamknąć pokrywę i... zająć się swoimi sprawami. Cały proces niszczenia zostanie przeprowadzony automatycznie.

W porównaniu z tradycyjną niszczarką użytkownik może spędzić 98% mniej czasu na niszczeniu dokumentów. Łatwość niszczenia dużej ilości dokumentów sprawia również, że pracownicy będą rzadziej zostawiać je na biurku - nie ma po co odwlekać procesu niszczenia, skoro dzięki AutoFeed zajmuje ono tak mało czasu.

Niszczarki Rexel AutoFeed

AutoFeed to nie tylko oszczędność czasu pracownika i sprawniejsze rozdrabnianie dokumentów. Niszczarki Rexel Auto+ przeznaczone do większych biur wyposażone są również w blokadę komory na kod PIN - w ten sposób osoby trzecie nie mają szans na zobaczenie dokumentów po umieszczeniu ich w niszczarce. Komora odblokowuje się dopiero wtedy, gdy wszystkie dokumenty zostaną zniszczone.

Jeśli nie zadbamy o bezpieczeństwo dokumentów papierowych musimy liczyć z różnymi nieprzyjemnymi kosztami - włączając w to utratę przewagi nad konkurencją z powodu kradzieży poufnych danych, stanie się ofiarą oszustw, utratą reputacji, kary pieniężne i koszty postępowań sądowych. 

Brytyjski regulator do spraw ochrony danych, w okresie od lipca do września 2016 roku zarejestrował 598 wydarzeń związanych z bezpieczeństwem danych, z czego 14% było związane z utratą lub kradzieżą dokumentów, 19% z przesłaniem do niewłaściwego odbiorcy, a 3% z niewłaściwą utylizacją papieru. Aż 36% incydentów wiąże się więc z papierowymi dokumentami.

Regulacja GDPR, a w Polsce nosząca nazwę RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) wymaga stosowania przez organizacje dobrych praktyk ochrony danych osobowych. Wymagania rozporządzenia RODO dotyczą zarówno danych osobowych na nośnikach elektronicznych jak i danych na papierze.

Absurdalnie, wraz z popularyzacją rozwiązań cyfrowych zaostrzają skutki naruszeń bezpieczeństwa związanych z papierowymi dokumentami. Przecież nie ma nic prostszego niż sfotografowanie dokumentów za pomocą smartfona, które w sekundzie można umieścić w sieci. 

Wykorzystanie niszczarki w biurze to także pełna kontrola nad bezpieczeństwem, której nie mamy gdy zlecamy niszczenie dokumentów firmie zewnętrznej. Warto pamiętać, że ryzyko związane z przechowywaniem na papierze nie tylko nie zniknęło, ale jest obecnie bardziej istotne niż kiedykolwiek.

avatar
Dodaj

Nie dodano jeszcze komentarzy. Bądź pierwszy!