Oprogramowanie

Fakturowanie online – nowoczesne rozwiązanie dla przedsiębiorców

System fakturowania online w chmurze uebbill

System fakturowania online firmy ueb - uebbill [źródło: ueb]

Rejestracja w systemie, wypełnienie wymaganych danych, wygenerowanie faktury i jej automatyczna wysyłka na pocztę elektroniczną klienta. W taki sposób, w dużym uproszczeniu, odbywa się e-fakturowanie, którego zalety polscy przedsiębiorcy znają w teorii. Dlaczego zatem nie korzystają z tego rozwiązania w praktyce?

autor: Tiago Almedia

Autor artykułu jest dyrektorem generalnym firmy ueb; www.uebbill.com/pl

Mimo wielkiej popularności na zachodzie, w Polsce wystawianie  e-faktur wciąż obejmuje niewielki procent przedsiębiorców. Główną przyczyną tego zjawiska jest przyzwyczajenie do korzystania z wersji papierowej dokumentów. Inne argumenty przeciw, to obawa przed utratą danych z nośników elektronicznych, nieprecyzyjne przepisy prawne, perspektywa nieprzyjęcia faktur przezząd Skarbowy lub zwyczajna niechęć do korzystania z Internetu. Według raportu PKPP Lewiatan z kwietnia 2013 roku, zaledwie 42 % osób, deklarowało, że otrzymuje e-faktury, jednak w 90 % przypadków wśród badanych dominowała wersja papierowa. Wcześniejszy raport tej samej firmy stwierdzał, że e-faktury na polskim rynku stanowią zaledwie 8-11 %, co potwierdza tylko tendencje przedsiębiorców w Polsce do standardowych metod wystawiania faktur.

Uwarunkowania prawne e-faktur

Ukłon w stronę fakturowania online i zachęcenia polskich przedsiębiorców do tego rozwiązania wykonali prawodawcy, nowelizując przepisy podatkowe. Od 2013 roku polskie prawo zrównało bowiem fakturę papierową z jej wersją elektroniczną.  Żeby jednak wysłane przez przedsiębiorców e-faktury były ważne muszą być spełnione określone warunki, zarówno co do formy jak i sposobu jej przesyłania. 

Według przepisów faktury mogą być przesyłane w dowolnym formacie elektronicznym pod warunkiem zapewniania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Oznacza to, że to wystawiający musi zapewnić, że e-faktura pochodzi od niego, ręczy za to, że to co zostało na niej wystawione, odpowiada w rzeczywistości wykonanemu zleceniu, produktowi lub usłudze, a przy tym posiada odpowiednią i czytelną dla obu stron formę.

Zmiany w prawie usprawniły również proces akceptowania e-faktur przez klientów. Do stycznia tego roku żeby móc wysyłać faktury online do klientów należało wcześniej posiadać zgodę klienta, a w razie potrzeby, dysponować takim potwierdzeniem na piśmie. Obecnie wciąż wymagana jest akceptacja klienta, jednak przedsiębiorcy mogą porozumieć się słownie z klientami i umówić się na wysyłanie faktur online. Można również bez wcześniejszego porozumienia przesłać nabywcy fakturę drogą elektroniczną i jeśli ten opłaci ją, uznaje się, że wyraża zgodę. Taka zmiana przepisów zdecydowanie zachęca firmy do e-fakturowania, usprawniając ten proces za pośrednictwem Internetu.

Zalety i działanie e-fakturowania

Jak wyglądają inne korzyści z e-fakturowania? Przede wszystkim fakturowanie online jest szybsze, wygodniejsze i tańsze, nie tylko dla wystawiającego, ale również dla jego klientów. Zamiast zlecać fakturowanie księgowemu, przedsiębiorcy i ich pracownicy mogą za pośrednictwem specjalnych aplikacji sami wystawiać faktury, a następnie przesyłać je drogą mailową do kontrahentów, co znacznie skraca czas wysyłki faktur oraz jej jednorazowy koszt. Przedsiębiorca oprócz wykonywania prostych operacji wystawiania i wysyłki różnych rodzajów faktur,  ma również możliwość ich stałego podglądu, łącznie z danymi o klientach, dostawcach oraz wykonanych zleceniach. Jedyne co musi posiadać, to dostęp do Internetu oraz login i hasło do aplikacji.

Strona główna panelu aplikacji systemu uebbill. [źródło: ueb]

Część firm w swojej ofercie posiada również wersje testowe aplikacji do fakturowania, które umożliwiają wystawianie pewnej liczby dokumentów miesięcznie bez żadnych opłat. Tak też wygląda to w przypadku systemu uebbill, który dostępny jest w 30-dniowej wersji testowej działającej bez limitu wystawianych faktur, a po tym czasie można wybrać czy chce się korzystać z ograniczonej wersji bezpłatnej, czy pełnej, płatnej. Większość programów do e-fakturowania dostępna jest również na urządzenia mobilne, a ich bieżąca aktualizacja, zarówno od strony technicznej, jak i w kontekście zmian przepisów podatkowych, stawek i  innych uregulowań prawnych, zapewniają swobodne korzystanie i wysyłanie faktur przez użytkowników.

Bezpieczeństwo zapewnia chmura

Wszelkie zalety i możliwości chmury nie przekonują jednak przedsiębiorców, którzy wciąż obawiają się, że ich dane, poprzez korzystanie z aplikacji w Internecie, mogą trafić w niepowołane ręce. Podobnie jest w przypadku fakturowania online. Pewnym rozwiązaniem, okazuje się zapisywanie danych o fakturach i klientach w chmurze.

Co stanowi największe dobrodziejstwo chmury. Przede wszystkim w przypadku utraty komputera lub dysku przenośnego nie ma obawy o przechowywanie informacji, gdyż dostęp do nich jest możliwy jedynie dzięki znajomości loginu i hasła. Pozwala to na nieprzerwaną pracę i możliwość wysyłania oraz sprawdzania faktur, w każdym miejscu i z każdego urządzenia z podłączeniem do Internetu .

Oprócz swobodnego dostępu do danych, serwery w chmurach zapewniają systematyczne tworzenie kopii zapasowych dokumentów. W większości z aplikacji do fakturowania online występuje także możliwość śledzenia przesłanych plików, ich modyfikacji i możliwości powrotu do wcześniejszej wersji pliku. Dane przechowywane są na stabilnych serwerach, dużych korporacji, więc osobom nieuprawnionym jest się tam trudniej dostać.

Bezpieczne korzystanie z chmury jest możliwe wyłącznie, jeśli można zaufać swojemu dostawcy usług, gdyż to na jego serwerze zapisywane i kopiowane są wszelkie wrażliwe dane. Pewną możliwością zabezpieczenia jest także korzystanie z programów antywirusowych. Ponadto, serwisy do fakturowania używają szyfrowania https, co uniemożliwia podsłuchiwanie działań w tym serwisie.

Stare nawyki – słabe hasło i niepotrzebne drukowanie

Bez względu na to jak silne są zabezpieczenia wewnętrzne serwera, na którym stoi chmura, najsłabszym ogniwem systemu bezpieczeństwa są hasła, wymyślane przez użytkowników, potrzebne do uzyskania dostępu do chmury. Przy ich tworzeniu osoby korzystające kierują
się tym, żeby były łatwe, zapadające w pamięć, najczęściej zaś wykorzystują proste słowa, znajdujące się w słownikach.

Dodawanie produktów do wystawianej faktury w systemie uebbill. [źródło: ueb]

Użytkownicy często popełniają błąd, stosując hasła domyślne oraz używając jednego dyżurnego hasła do każdego rodzaju zabezpieczeń.  Przy zabezpieczaniu szczególnie wrażliwych danych, do którego może mieć dostęp każdy, jedynie za pośrednictwem Internetu warto tworzyć hasła, wykorzystujące zarówno wielkie  i małe litery, ale także cyfry, symbole, znaki specjalne. Ważna jest także odpowiednia długość hasła, najczęściej między 8-20 znaków. Należy jednak pamiętać, że zabezpieczenie danych w 100 % graniczy z niemożliwym, jednak dzięki kilku prostym technikom oraz odpowiedniemu systemowi zabezpieczeń można zminimalizować ryzyko.

Ułatwieniem dla przedsiębiorców jest także brak obowiązku drukowania faktur, a jedynie trzymanie ich w elektronicznej wersji na serwerze, dysku lub płycie. Wielu przedsiębiorców z przyzwyczajenia, nawet jeśli korzysta z e-faktur, woli mieć także jej wersję papierową. Jest to rozwiązanie połowiczne, gdyż przedsiębiorcy redukują dzięki temu koszta transportu, jednak wciąż płacą każdorazowo za druk faktury. Przy małych ilościach, są to niewielkie pieniądze, jednak jeśli w ciągu roku firmy wystawiają tysiące faktur, koszta liczone są w tysiącach złotych, które można zaoszczędzić. Nie mówiąc o korzyściach dla środowiska, redukcję zużywanego papieru oraz wyeliminowanie transportu.

Komentarze

0
Zaloguj się, aby skomentować
avatar
Komentowanie dostępne jest tylko dla zarejestrowanych użytkowników serwisu.

    Nie dodano jeszcze komentarzy. Bądź pierwszy!