Nawet darmowy Microsoft Teams można ciekawie skonfigurować - 12 porad

Microsoft Teams występuje w dwóch, a właściwie trzech wersjach. Mamy tu na myśli wersje, z których korzystać mogą abonenci firmowych i edukacyjnych wersji Microsoft 365. Wtedy mamy dostęp do największej funkcjonalności tego komunikatora, doskonałą integrację z aplikacjami i usługami Microsoft. Osoby, które nie mają takiej licencji, moga poprosić o dostep do teamsowej grupy jako członkowie organizacji, ale na tym koniec.

Jest także wersja prywatna, którą można uznać za bezpłatną, bo można do niej zalogować się nawet bez posiadania abonamentu Microsoft 365. I to ona dla większości użytkowników będzie najbardziej łakomym kąskiem. Microsoft stopniowo udostępnia w wersji prywatnej coraz więcej funkcji wcześniej obecnych wyłącznie w biznesowych wariantach. Niedawno pojawiła się możliwość planowania spotkań z pomocą wbudowanego kalendarza, który jest zintegrowany z kalendarzem Outlook.

Microsoft Teams nawet jako narzędzie w wersji prywatnej, z której można korzystać bez jakichkolwiek opłat, można dostosować do naszych upodobań, a także wykorzystać jego funkcje tak, by komunikacja była wygodniejsza.

Oto 12 sposobów, by prowadzić wideokonferencję w Microsoft Teams "like a boss"

1. Odbieraj telefony, nawet jeśli rozmawiasz przez Teams

To najprostsza, ale być może też najmniej oczywista porada. Jeśli używasz Teams na telefonie, być może obawiasz się, że połączenie telefoniczne przerwie Twoją wideokonferencję. Nic takiego, możesz spokojnie odebrać telefon, a potem powrócić do wideokonferencji.

2. Zadbaj by tło wnosiło wartość do spotkania

W Microsoft Teams tuż przed dołączeniem do spotkania wideo lub już w trakcie jego trwania możemy zamienić widok drugiego planu na tło. Domyślnie aplikacja umożliwia rozmycie tła, albo ustawienie jednego z proponowanych obrazów.

Najpierw wybieramy jedną z możliwych opcji...

Własne tło i od razu wiadomo o czym mowa na konferencji ;)

Warto jednak skorzystać z funkcji Dodaj nowe, by dodać własne tło. Nie chodzi tu jednak o estetykę, a to co to tło może zawierać. Możemy na nim bowiem umieścić na przykład tekstowy lub graficzny przekaz. Na przykład numer czy adres kontaktowy, albo treść, którą chcemy by zapadła w pamięć rozmówcy.

3. Wyróżnij siebie, gdy rozmawiasz w więcej niż cztery oczy

Domyślnie, w trakcie rozmowy Teams zmienia okno rozmówcy na tę osobę, która w danym momencie mówi. Opcja Wyróżnij mnie, którą aktywujemy z menu kontekstowego dla okienka z naszym obrazem, zadba o to by nasz osoba była widoczna dla wszystkich, także gdy wyświetlany jest podgląd tylko części uczestników całej wideokonferencji.

4. Korzystaj ze skrótów klawiaturowych

Skróty klawiaturowe to w każdej aplikacji sposób, by móc z nich korzystać szybciej. W Microsoft Teams wyświetlimy je sobie klikając na ikonę profilu, a potem wskazując Skróty klawiaturowe.

Dla zapominalskich

5. Jeśli musisz oszczędzać transfer, wyłącz przychodzące wideo

Może okazać się, że łącze przez które prowadzisz rozmowę nie jest wystarczająco wydajne i transmisja wideo od innych uczestników rozmowy bardzo się tnie. Albo masz wręcz ograniczenie transferu, który jak wiadomo komunikacja wizualna mocno nadwyręża. By zaoszczędzić na transferze możesz wyłączyć nie tylko swoje wideo, ale także wideo przychodzące od innych uczestników. W tym celu klikasz na przycisk Więcej działań (trzy kropki) i wybierasz opcję Wyłącz przychodzące wideo. Możesz też zostawić włączone swoje wideo jeśli to Ty prezentujesz coś, ale nie chcesz by pobieranie blokowało transmisję.

Przycisk wyłączania wideo znajduje się na samym dole listy z poleceniami

6. Dodaj uczestników już w trakcie spotkania

Biorąc udział w wideokonferencji możesz dodawać uczestników spotkania o ile jego organizator nie zablokował takiej możliwości. W tym celu wystarczy wyświetlić listę uczestników, a potem w polu Wprowadź nazwę, adres e-mail lub numer telefonu wpisz kogo chcesz zaprosić i potwierdź wybór. Jeśli dana osoba ma działającą w tle aplikację Teams otrzyma automatycznie zawiadomienie. Wciąż możesz udostępnić połączenie poprzez wysłanie linku.

7. Pozwól ludziom omijać poczekalnię

Jeśli jesteś organizatorem wideokonferencji w Teams, to osoby dołączające do spotkania domyślnie muszą otrzymać od Ciebie akceptację, czyli spędzić chwilę w poczekalni. Jeśli chcesz, by zaproszeni od razu dołączali do spotkania, wyłącz poczekalnię. Klikamy na Więcej działań i w Opcje spotkania na liście Kto może ominąć poczekalnię wybierz opcję Wszyscy.

8. Zaproś innych poprzez Teams na planowane spotkanie

Nie ma to jak zaplanowane spotkanie. Nie musisz go rozpoczynać od razu, nie musisz umawiać się na godzinę poprzez czat. A na dodatek odpowiednia informacja wyświetlona zostanie w kalendarzu Outlook.

By zdefiniować takie spotkanie należy włączyć narzędzie Kalendarz. Może ono kryć się w zakładce Aplikacje. Następnie wybieramy Nowe spotkanie. Podobnie jak definiując zadanie w kalendarzu, dodajemy tytuł, czas trwania, lokalizację, dodać opis. Klikamy na Zapisz, by dodać je do naszego kalendarza.

Pojawi się też tradycyjna opcja linku i dodania do kalendarza Google. Jeśli taki kalendarz udostępniamy innym, zobaczą oni od razu informacje o tym wydarzeniu. Jeśli nie udostępniamy to w wyświetlonym oknie wydarzenia Google jest pole dodania zaproszonych do spotkania w Teams.

W tym momencie można od razu wykonać działanie opisane w punkcie 7, klikając na link opcjach spotkania.

Tak wygląda kalendarz w Teams

Udostępnić spotkanie kontaktom można też poprzez Outlook. Należy w tym celu otworzyć kalendarz w tej aplikacji i dla wydarzenia z menu kontekstowego wybrać Zaproś uczestników. Outlook po instalacji aplikacji Teams otrzymuje też dostęp do narzędzi Teams - definiowanie spotkań i dołączanie.

9. Jeśli nie chcesz, by o Tobie mówiono w czatach, zablokuj tę możliwość

Domyślnie Teams pozwala wyszukać nas jako użytkownika aplikacji poprzez imię nazwisko, e-mail, a także numer telefonu (o jego podanie jesteśmy proszeni podczas instalacji aplikacji mobilnej). Tę możliwość można jednak zablokować, gdy chcemy samodzielnie decydować, z kim rozmawiać i kiedy.

W ustawieniach profilu użytkownika Teams w Ustawienia jest zakładka Prywatność. Gdy klikniemy na Zarządzanie informacjami kontaktowymi możemy wyłączyć wyszukiwanie nas przez inne osoby w pasku wyszukiwania Teams. Z kolei Edytuj zablokowane kontakty umożliwia podgląd listy kontaktów, które mają wzbronione dzwonienie do nas i wzmiankowanie o nas z czatach Teams.

By zablokować kontakt należy z menu kontekstowego dla czatu z daną osobą wybrać Blokuj.

10. Udostępniaj ekran tak jak chcesz

Opcja udostępniania ekranu przydaje się, gdy chcemy zaprezentować nasze działania innym. W przypadku komputera nie musi to jednak być od razu cały pulpit. Opcja Udostępnianie ekranu pozwala wybrać także poszczególne okna na komputerze. W trakcie prezentacji transmisja podąża za oknem, dostosowuje się do jego rozmiaru. Jednocześnie nie pokazuje reszty tego co dzieje się na komputerze.

Pulpit czyli wszystko co dzieje się na ekranie komputera, albo Okno czyli tylko wybrana aplikacja

11. Chcesz współdzielić więcej i bezpiecznie, skorzystaj z okna czatu

Czat towarzyszący wideokonferencji oferuje opcję udostępniania załączników. Działa to podobnie jak przy tworzeniu wiadomości e-mail. W ten sposób przekażemy innym dostęp do potrzebnych dokumentów, które zostaną wgrane na nasz dysk OneDrive jako udostępnione uczestnikom spotkania.

W aplikacji mobilnej w oknie Czatu należy wybrać zakładkę Więcej. Gdy z kolei korzystamy ze spotkania grupowego i łączymy się z poziomu Czatu wtedy w aplikacji mobilnej zamiast zakładki Więcej pojawi się Panel Nawigacyjny, o większej funkcjonalności. Możemy oprócz udostępniania plików i zdjęć dodać kalendarz, stworzyć listę zadań, przypisaną danej rozmowie, a nawet wskazać naszą lokalizację. Jest też opcja Sejfu współdzielonego dla maksymalnego bezpieczeństwa udostępnianych dokumentów.

12. Nagraj spotkanie nawet jeśli Teams nie ma takiej opcji

Możliwość nagrywania spotkań w Teams jest obecnie ograniczona do użytkowników z licencjami biznesowymi, ale nic straconego gdyż w Windows mamy narzędzie do rejestracji ekranu. W Ustawieniach systemowych upewnijcie się, że jest aktywny Xbox Game Bar.

Po uruchomieniu aplikacji Teams należy wcisnąć skrót klawiaturowy WIN + G, a potem włączyć nagrywanie i to wszystko. Jeśli pasek nagrywania nie wyświetla się potrzebne może być zmaksymalizowanie okna Teams.

Tekst powstał we współpracy z Microsoft

Więcej o aplikacjach Microsoft 365

• Microsoft Office 2021 zapowiedziany. Bez abonamentu
• Microsoft Teams - co w sobie ma?
• One Outlook - jedyny, jakiego potrzebujesz