Co ciekawego w drukarkach dla firm? RODO, mobilnie i tankowanie. TiF trendy 2018

W branży technologicznej co roku pojawiają nowe rozwiązania, które przede wszystkim dyktowane są względami praktycznymi, a czasami zostają wręcz wymuszone przez nowe regulacje i przepisy prawne. Nie omija to również drukarek. Jeśli kupuje się takie urządzenie do firmy w 2018 roku, warto zwrócić uwagę na dwa rozwiązania, mające nie tylko znaczny wpływ wypływ na usprawnienie codziennej pracy, a także funkcje umożliwiające pozostanie w zgodzie z przepisami RODO.

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych, czyli RODO, oznacza dla firm m.in. konieczność  zadbania o ochronę sprzętu biurowego, poprzez który może nastąpić wyciek danych osobowych. Dotyczy to głównie współdzielonych urządzeń sieciowych, w tym drukarek, a w przypadku urządzeń wielofunkcyjnych - także skanowania i kopiowania.

Podchodząc do tematu racjonalnie i zdroworozsądkowo, przeanalizujmy możliwe punkty "wycieku" ważnych danych. Czy drukarka udostępniona w biurze dla grupy pracowników - np: sieciowo przez firmowy router, powinna być jakoś szczególnie zabezpieczona w kontekście RODO? 

Pierwszym punktem na tej drodze bez wątpienia będzie sama aplikacja, z której są drukowane dokumenty, można je wyeksportować i zapisać np: na pendrive lub do dysku w chmurze (choćby OneDrive domyślnie instalowany w Windows 10). Jeśli nie kieruje wydruku bezpośrednio na konkretną drukarkę, daje możliwość wyboru - zapisania do pliku PDF lub wysłania mailem, podwyższanie bezpieczeństwa samej drukarki nic nie da. Podnosząc bezpieczeństwo do granic absurdu, trzeba by również rozważyć jak łatwo jest zrobić w Windows 10 screenshot całego ekranu - np: z danymi objętymi RODO.

Jeśli drukarka stoi w tym samym pomieszczeniu co pracownicy, a do drukarki nie mają dostępu osoby postronne, można przyjąć, że odpowiednie szkolenie i instrukcje będą odpowiednią metodą ochrony.

W szczególnym wypadku, jeśli tylko jedna osoba ma uprawnienia do drukowania i przeglądania danych objętych RODO, optymalnym rozwiązaniem może być wyposażenie tej osoby w dedykowaną drukarkę, tuż przy niej.

Sytuacja zmienia się, gdy współdzielona drukarka stoi poza pomieszczeniem biurowym (pokojem), najczęściej na korytarzu, udostępniona dla kilku grup pracowników. Drugi wariant, gdy w tym samym pomieszczeniu biurowym przebywają np: klienci - a dostęp do drukarki nie jest ograniczony.  

Dla takich drukarek niezbędne są rozwiązania każdorazowego uwierzytelniania druku poprzez jedną z następujących metod: wprowadzanie kodu PIN lub hasła, zeskanowanie identyfikatora w czytniku kart zbliżeniowych lub inny sposób autoryzacji odebrania druku.

Obszary potencjalnego zagrożenia dla bezpieczeństwa na urządzeniu wielofunkcyjnym według firmy OKI (źródło firma OKI)

Aby chronić przetwarzane dane, drukarka firmowa może mieć także opcję drukowania poufnych zadań z ograniczonym czasem ważności, po którym wszystkie przesłane do wydruku dane zostają nieodwracalne usunięte z pamięci urządzenia.

Przykładowe rozwiązania firmy Epson gwarantujące bezpieczne drukowanie

1. Technologia EpsonNet Authentication Print
   W drukarkach laserowych Epson, umożliwia ochronę własności intelektualnej lub poufnych dokumentów i gwarantuje, że określony dokument otrzyma wyłącznie ta osoba, która przy urządzeniu potwierdzi swoją tożsamość za pomocą karty magnetycznej.
    
2. Kod PIN dla uprawnionych użytkowników
   Aby poufne wydruki nie dostały się w ręce niepowołanych osób, zlecenia wydruku można zabezpieczyć kodem PIN. Kod ten należy wpisać podczas przesyłania zlecenia na dysk twardy drukarki. Następnie ten sam kod PIN należy wprowadzić na drukarce, a zlecenie będzie drukowane wtedy, gdy upoważniona osoba stoi obok.
    
3. Ograniczenie IP serwera wydruku Epson
   Serwery wydruku obsługują filtrację adresów IP w celu zapewnienia bezpiecznego dostępu sieciowego do drukarki. Rozwiązanie to można łatwo zainstalować przy użyciu programu EpsonNet Config. Menedżery IT mogą blokować lub zezwalać na dostęp do drukarki na podstawie wprowadzonych list adresów IP (maksymalnie 16).

Z kolei tam, gdzie bezpieczeństwo danych nie jest kluczowe i nie podlega zasadom RODO (bo przecież nie wszystkie wydruki zawierają dane osobowe), może przydać się wygoda drukowania bezprzewodowego bezpośrednio ze smartfona lub tabletu. Niezależnie od ilości pracowników oraz tego, gdzie się znajdują, mogą korzystać z jednej i tej samej drukarki udostępnionej w firmie. Każdy producent ma już w swojej ofercie takie aplikacje i drukarki z takimi funkcjami, wystarczy znaleźć odpowiedni model. Umożliwiają to dedykowane aplikacje:

• Canon PRINT, Canon PRINT Business,
• Brother Print, Brother iPrint&Scan
• Epson Print,
• HP Print Service
• Samsung MobilePrint
• Apple AirPrint

Niestety opinie użytkowników pokazują, że z tą "łatwością" i "wygodą" bywa różnie. Dlatego jeśli w firmie szczególnie zależy nam na takiej funkcjonalności, najlepiej najpierw zapoznać się z komentarzami pod daną aplikacją, a dopiero potem wybrać drukarkę z najsprawniej działającą.

Zaletą może być łatwa konfiguracja i obsługa, dająca zarazem duże możliwości związane z udostępnianiem drukarki, przydzielaniem uprawnień oraz opcjami związanymi z bezpieczeństwem.

Dobrą opcją eliminującą konieczność używania aplikacji może być również opcja Wi-fi Direct. Umożliwia drukowanie z komputera/urządzenia przenośnego, bez konieczności podłączania go do sieci firmowej lub podłączania drukarki do sieci firmowej.

Inną metodą na zdalne drukowanie może być obsługa chmury przez drukarkę. Coraz więcej drukarek jest kompatybilnych z tym rozwiązaniem i nie wymaga instalowania dodatkowego oprogramowania do jego obsługi.

Ponieważ w zdecydowanej większości biur drukowany jest tekst, dominowały w nich drukarki laserowe mono. Przez lata przyzwyczailiśmy się do tego, że drukarki laserowe i ich pojemne zasobniki z tonerem oferowały znacznie niższe koszty druku od atramentowych. Wszystko przez relatywnie niską wydajność kartridży z atramentem. Zobacz: Atrament vs laser w druku biznesowym.

Tankowanie drukarki powoli zaczyna wypierać tradycyjne kartridże z atramentem. Takie rozwiązania stosuje już nie tylko firma Epson, ale również Canon, Brother czy HP.  Zaletą są większe pojemności oraz dużo, dużo tańsze koszty napełniania. To rozwiązanie dostępne jest zarówno w przypadku drukarek kolorowych, jak i czarno-białych, dzięki czemu można dopasować optymalne urządzenie do potrzeb firmowych. W niektórych modelach koszt wydrukowania jednej strony spadł już grubo poniżej 1 grosza.

Na przykład oryginalny czarny tusz Epson T6641 (70 ml) - który można zastosowań w ponad 20 modelach drukarek marki Epson - kosztuje 20~25 zł, a można z niego wydrukować około 4000 stron. Koszt wydrukowania jednej strony mono wyniesie więc 0,005 zł (pół grosza). Oczywiście osobna kwestia, to wiarygodność danych podawanych przez producenta. Jak wiemy szacują te dane na podstawie 5% zadrukowania strony, a sprawdzenie tego i testowanie może być bardzo długie i mozolne.

Trend z tego na najbliższe lata wynika prosty: najpierw wybierzemy tanie tusze, a dopiero do nich wydajną drukarkę. Przy kosztach druku strony z trzecim miejscem po przecinku, tylko krok dzieli nas od stosowania kryterium: 200 stron poniżej 1 zł.

Zobacz inne artykuły w cyklu Tif Trendy 2018