Google Apps dla Firm

Google Apps to pakiet biurowy działający w chmurze, który umożliwia sprawną komunikację i wspólną pracę nad dokumentami. Gdziekolwiek jesteś, z dowolnego urządzenia podłączonego do Internetu, zawsze masz dostęp do swojej poczty, aplikacji i danych.

W skład usług Google Apps dla Firm wchodzi poczta Gmail z funkcjonalnym kalendarzem, pakiet narzędzi biurowych (edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, program do tworzenia prezentacji), aplikację do prowadzenia spotkań wideo online Hangouts, obszary robocze dla pracy w grupie Witryny oraz opcjonalną możliwość archiwizacji i zaawansowaną funkcję wyszukiwania o nazwie e-Discovery w ramach usługi Vault. W Google Apps dla Firm każdy użytkownik ma do dyspozycji 30 GB miejsca na pocztę i swoje dane przechowywane na dysku internetowym. Pojemność tą można zwiększyć za dodatkową opłatą – patrz ramka: „Cztery euro za użytkownika”.

Firmowa poczta w Google bazuje na usłudze Gmail – tej samej, która została doceniona przez miliony użytkowników za funkcjonalny i szybki program pocztowy obsługiwany przez przeglądarkę, filtry antyspamowe, błyskawiczną wyszukiwarkę wiadomości oraz bogate funkcje porządkowania poczty. Wraz z Google Apps dla Firm dostajemy możliwość zarejestrowania adresu e-mail we własnej domenie internetowej. Posiadanie adresu we własnej domenie ułatwia jego zapamiętanie przez współpracowników i klientów, ale ma również bardzo ważne znaczenie z powodów wizerunkowych. To jeden ze sposobów na budowanie tożsamości firmy. Korespondencja wysyłania z „firmowej skrzynki” zawsze wygląda profesjonalnie.

To jednak nie wszystko. Wtyczka Gmail Offline dla Chrome pozwala na czytanie i pisanie wiadomości nawet wówczas, gdy komputer nie jest połączony z Internetem. Po nawiązaniu połączenia, program zsynchronizuje zawartość skrzynki odbiorczej i wyśle przygotowane wcześniej e-maile. Można przekazać dostęp do swojego konta drugiej osobie, jeśli ktoś inny zajmuje się w firmie zarządzaniem skrzynkami e-mail lub użytkownik idzie np. na dłuższy urlop. Warto zwrócić również uwagę na ścisłą integrację poczty Gmail z Kalendarzem. Jeśli w treści e-maila użytkownik dostanie informację o ważnym wydarzeniu, wówczas może szybko (jednym kliknięciem) utworzyć nowe zdarzenie w kalendarzu.

Zestaw narzędzi biurowych w aplikacjach Google dla firm uzupełnia funkcjonalny Kalendarz, który ułatwia organizowanie własnego czasu i czasu współpracowników. Narzędzie to wyposażono w funkcję inteligentnego planowania spotkań, która podpowiada termin pasujący wszystkim jego uczestnikom. Kalendarz można opublikować w Internecie, tak aby klienci i osoby z zewnątrz mogły samodzielnie wskazać dogodny termin i miejsce spotkania, szkolenia czy wspólnej podróży.

W Google Apps dla Firm dostępny jest w pełni funkcjonalny edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny oraz program do tworzenia prezentacji, które to narzędzia pozwalają na efektywną pracę w grupach. Dokumenty tworzone w aplikacjach Google zapisywane są na dysku internetowym w chmurze i są dostępne w każdej chwili z dowolnego urządzenia wyposażonego w przeglądarkę internetową.

Aplikacje Google umożliwiają wspólną pracę nad dokumentami w zespołach roboczych. Wszyscy pracownicy mogą jednocześnie wprowadzać zmiany w pliku, a każda osoba z zespołu ma natychmiastowy dostęp do najnowszej wersji dokumentu. Jeśli zajdzie taka potrzeba, mechanizm śledzenia zmian pozwala w dowolnym momencie przywrócić dokument do wcześniejszej wersji. Edytor formularzy ułatwia zbieranie danych od współpracowników i klientów, a następnie ich analizę w arkuszu kalkulacyjnym.

Możliwe jest również importowanie dokumentów utworzone w programach z pakietu Microsoft Office, Adobe Illustrator i Adobe Photoshop oraz 30 innych popularnych formatach i typach plików. Aplikacje biurowe Google umożliwiają edycję dokumentów na smartfonie z systemem Android lub dowolnym innym urządzeniu mobilnym wyposażonym w przeglądarkę internetową, swobodne drukowanie ich przy użyciu usługi Google Cloud Print, a także zapis dokumentu do popularnych formatów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji oraz PDF.

Chmura pozwala zerwać z przywiązaniem do jednego biurka i jednego komputera. Wszystko co potrzebne jest użytkownikowi, to komputer, smartfon lub tablet z dostępem do Internetu. Aplikacje Google’a są preinstalowane na większości urządzeń z systemem Android. Administrator ma możliwość zarządzania urządzeniami przenośnymi pracowników. Dotyczy to również zasad usuwania danych ze zgubionych lub skradzionych urządzeń czy też konieczności stosowania silnych haseł w dostępie do usługi.

Oczywiście, Google Apps dla Firm działa również na iPhonie i iPadzie, a także telefonach z z Windows Phone oraz terminalach BlackBerry. Usługa może zostać zintegrowana z serwerem BlackBerry Enterprise oferując funkcje zarządzania i bezpieczeństwa klasy korporacyjnej.

Witryny Google to obszary robocze dostępne przez przeglądarkę. Umożliwiają one pracę grupową i wymianę informacji miedzy osobami pracującymi nad wieloma projektami. Usługa ta pozwala na zbudowanie portalu korporacyjnego (odpowiednik intranetu), w ramach którego pracownicy mogą współdzielić swoje dokumenty, kalendarze, prezentacje czy nagrania wideo.

Tworzenie stron WWW dla firmowego portalu w Witrynach Google jest tak samo proste, jak przygotowywanie dokumentów w edytorze tekstu. Dzięki dużej liczbie dostępnych szablonów szybko można stworzyć funkcjonalne witryny WWW bez wpisywania jakiegokolwiek kodu. W bardziej zaawansowanych projektach można użyć Google Apps Scripts, gadżetów JavaScript lub własnego kodu HTML, aby witryna intranetowa była ściśle dostosowana do potrzeb organizacji.

Co ważne, usługa Witryny pozwala ściśle kontrolować kto ma dostęp do poszczególnych podstron serwisu. Jednocześnie mechanizmy te pozwalają udostępniać wybrane obiekty i informacje na zewnątrz – klientom lub partnerom biznesowym.

Vault to opcjonalna usługa Google dla firm, która dodaje funkcje archiwizacji danych w chmurze oraz rozszerzone mechanizmy wyszukiwania i zarządzania informacją. Usługa pomaga firmom i większym organizacjom spełnić wymagania wewnętrznych regulacji i uwarunkowań prawnych.

Vault obejmuje archiwizację wiadomości e-mail i czatu z możliwością samodzielnego zdefiniowania zasad przechowywania tych danych na serwerach Google. W ramach usługi otrzymuje się również dostęp do zaawansowanych narzędzi wyszukiwania (e-Discovery), które ułatwiają odnajdywanie i pobieranie wiadomości e-mail oraz treści rozmów na czacie np. w celu przedłożenia ich na czas audytu i kontroli wewnętrznych ale również prowadzonych postępowań sądowych. W razie potrzeby można zablokować dane pracowników, które nie będą mogły zostać zmodyfikowane ani usunięte.

Usługa Google Apps dla Firm rozliczana jest w modelu subskrypcji. W abonamencie elastycznym opłata za każdego aktywnego użytkownika wynosi 4 euro miesięcznie. Można wybrać abonament roczny w cenie 40 euro za pracownika, przy czym opłaty za usługę pobierane są co miesiąc (po 3,33 euro za każde konto). Google nie przyznaje rabatów za zakup usług dla większej liczby użytkowników.

Google Apps dla Firm z usługą Vault kosztuje już 8 euro za użytkownika miesięcznie. Istnieje możliwość zakupu dodatkowej przestrzeni dyskowej – nawet do 16 TB.

Należy pamiętać, że Google akceptuje wyłącznie płatności kartami kredytowymi. Podane ceny są cenami netto, do których należy doliczyć podatek VAT. Google wystawia faktury ze swojej europejskiej siedziby, która znajduje się w Irlandii, w Dublinie. Taka faktura nie zawiera podatku VAT, który należy samodzielnie naliczyć i odprowadzić do właściwego Urzędu Skarbowego.