Podstawowe funkcje systemów klasy ERP

System ERP ma budowę modułową tzn. składa się z niezależnych od siebie modułów, z których każdy wspiera wybrany obszar funkcjonowania przedsiębiorstwa. Z reguły implementuje się kilka podstawowych modułów systemu ERP (handel i dystrybucja, FK, środki trwałe, produkcja), podczas gdy pozostałe obszary biznesowe (kadry i płace, CRM, SFA) mogą być wspomagane przez oprogramowanie informatyczne dostarczone przez firmy trzecie. Cechą charakterystyczną narzędzi ERP jest wspólna baza danych dla wszystkich modułów. Dane w kartotekach towarów czy bazie kontrahentów wprowadzane są tylko raz.

Kartoteki kontrahentów umożliwiają gromadzenie informacji o odbiorcach i dostawcach. Na karcie kontrahenta przechowywane są dane firmy, informacje adresowe i kontaktowe oraz szczegóły dotyczące miejsc dostawy. Kartoteki kontrahentów mogą być organizowane według grup oraz innych kryteriów podziału, a także wyszukiwane według różnych kryteriów: po NIP, nazwie czy regionie.

W ustawieniach księgowych definiuje się typ kontrahenta (podmiot gospodarczy, osoba fizyczna) oraz jego rodzaj (krajowy, unijny, pozaujnijny, rolnik ryczałtowy). Każdy kontrahent w bazie ma ustalone warunki handlowe takie jak upusty, metody dostawy, formy płatności czy przyznany kredyt obrotowy.

Kartoteka towarów, produktów i usług to druga wspólna kartoteka każdego systemu ERP. Indeksy mogą być łączone w grupy, wyszukiwane według wielu kryteriów (kod, nazwa, grupa, EAN) oraz filtrowane według typu (towar, produkt, koszt, usługa).

Indeksy handlowe przechowują dodatkowe informacje o wyrobach gotowych i towarach w obrocie handlowym. Do danych tych należą kod EAN, symbol SWW (PKWiU), ceny zakupu i sprzedaży oraz informacje o stawkach VAT, cle, akcyzie oraz stawkach gospodarowania odpadami. Na karcie towaru istnieje możliwość zdefiniowania jednostek pomocniczych, różnych typów opakowań oraz zamienników.

W obszarze handlu, dystrybucji oraz gospodarki magazynowej wyróżniamy następujące podstawowe funkcje systemów ERP:

• obsługa zapytań, ofert i zamówień dla sprzedaży i zakupu,
• tworzenie dokumentów handlowych i magazynowych,
• zarządzanie cennikami i promocjami,
• zarządzanie obrotem towaru z zagranicy (import),
• elektroniczna wymiana dokumentów zamówień i sprzedaży.

Moduł handlowy umożliwia wystawianie dokumentów sprzedażowych dla transakcji krajowych i zagranicznych (faktury VAT, eksportowe, paragony). Dokumenty te mogą być tworzone na podstawie przygotowanych wcześniej ofert lub zamówień zakupu. Podejście to ogranicza konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych; jednocześnie pozwala śledzić stan realizacji zamówień.

Cechą charakterystyczną narzędzi ERP jest wspólna baza danych dla wszystkich modułów. Dane w kartotekach towarów czy bazie kontrahentów wprowadzane są tylko raz.

System ERP ma wbudowane funkcje zarządzania cenami zakupu i sprzedaży, upustami oraz promocjami. Istnieje możliwość zdefiniowania wielu cenników oraz rabatów dla towarów, kontrahentów oraz grup odbiorców. Upusty promocyjne mogą być wprowadzone w formie stałej ceny, a także naliczane jako rabat od ceny sprzedaży lub narzut na cenę zakupu.

W zakresie gospodarki magazynowej system ERP umożliwia definiowanie magazynów fizycznych i logicznych, wewnętrznych oraz oddziałowych. Oprogramowanie ERP może współpracować z kolektorami danych (czytniki kodów kreskowych); dostarczać funkcje obsługi magazynów wysokiego składowania oraz narzędzia wspomagające obrót opakowaniami zwrotnymi (palety i inne).

System ERP pozwala na pełną ewidencję ruchów magazynowych z zachowaniem informacji o przekazywanych surowcach, półproduktach czy wyrobach gotowych (śledzenie partii). Dotyczy to dokumentów przesunięć magazynowy wydania (MMW) i przyjęcia (MMP) oraz zewnętrznych wydań magazynowych (WZ). Dokumenty magazynowe mogą być wystawiane automatycznie do dokumentów wewnętrznych i handlowych takich jak faktura sprzedaży (FS), przyjęcie zewnętrzne (PZ), przyjęcie wewnętrzne (PW) czy rozchód wewnętrzny (RW). Oprogramowanie ERP zapewnia pełną ewidencję stanów magazynowych z rozliczeniem ilościowym i wartościowym.

Funkcje obrotu towarem z zagranicą obejmują możliwość wystawiania faktur eksportowych oraz dokumentów importowych w zakresie nabycia wewnątrzwspólnotowego oraz importu spoza krajów Unii Europejskiej. Funkcje te obejmują obsługę składów celnych, naliczanie kosztów transportu krajowego i zagranicznego, cła, akcyzy i VAT, możliwość tworzenia dokumentów SAD i deklaracji Intrastat a także faktur wewnętrznych sprzedaży i zakupu.

Kluczowym elementem ERP coraz częściej stają się mechanizmy elektronicznej wymiany dokumentów (EDI). Najczęściej wykorzystywane funkcje EDI to tworzenie elektronicznych wersji faktur i faktur korekt, tak by mogły zostać wysłane przez EDI oraz automatyczny import dokumentów zamówień. EDI zastępuje tradycyjne metody przyjmowania zamówień takie jak telefon, faks czy e-mail. Brak konieczności ręcznego wprowadzania danych przyspiesza tworzenie zamówień, ogranicza liczbę błędów (zamówienia mogą być weryfikowane już na etapie przekazywania ich do dostawcy) oraz redukuje koszty związane z dokumentami papierowymi.

Prowadzenie działalności związane jest koniecznością ewidencjowania zdarzeń gospodarczych. Na rynku znajdziemy grupę systemów ERP, które wspomagają pracę firm prowadzących uproszczoną księgowość (rozliczenie na podstawie Księgi Przychodów i Rozchodów, KPiR) oraz osób, które opłacają podatek dochodowy w formie zryczałtowanej.

Spółki prawa handlowego, instytucje publiczne i inne osoby prawne mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych tzw. pełnej księgowości. W systemach ERP funkcje te realizowane są w module finansowo-księgowym (FK) i obejmują:

• księgę główną oraz bufory zapisów księgowych,
• obsługę kas i rejestrów bankowych,
• rejestr zakupu oraz sprzedaży towarów i usług objętych podatkiem VAT,
• obsługę należności i zobowiązań,
• funkcje zarządzania płatnościami,
• generowanie deklaracji podatkowych takich jak VAT-7, VAT-EU,
• funkcje raportowania oraz automatycznego tworzenia sprawozdań finansowych.

Systemy FK umożliwiają księgowanie operacji finansowych w oparciu o zakładowy plan kont, zgodnie z Ustawą o Rachunkowości oraz Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Rachunkowej (MSSF). Funkcje te obejmują możliwość definiowania kont syntetycznych i analitycznych, ujmowanie i rozliczanie kosztów działalności według rodzaju (konta zespołu 4) i według typu działalności (konta zespołu 5) lub ewidencję kosztów w zespole 4 i 5.

Zapisy księgowe, dotyczące m.in. faktur sprzedaży, zakupu, dokumentów kasowych i bankowych, wprowadzane są do dzienników księgowych, które grupują dekrety dokumentów tego samego typu. Księgowi mogą wprowadzać zapisy księgowe do tzw. buforów księgowań, gdzie mogą one być modyfikowane i uzupełniane, aż do momentu przeniesienia ich do księgi głównej. Pracownicy działu księgowości mogą szybko wyszukiwać konta według numeru lub kontrahentów oraz przeglądać obroty i salda na kontach w celu weryfikacji poprawności zaksięgowanych zapisów.

Systemy FK wyposażane są standardowo w mechanizmy, które ułatwiają księgowanie dokumentów na kontach. Automaty księgowe, nazywane również schematami księgowymi, umożliwiają automatyczną dekretację różnego typu dokumentów handlowych i magazynowych do dzienników (buforów księgowych) według ustalonego sposobu dekretowania dokumentów. Pozwala to zaoszczędzić czas oraz ograniczyć liczbę błędów związanych z nieprawidłowym księgowaniem dokumentów.

Funkcjonalność modułu FK obejmuje również możliwość definiowania kręgów kosztów, tworzenia kluczy podziałowych oraz używanie automatów księgowań okresowych, które automatyzują proces cyklicznych rozlicznych kosztów w czasie oraz przeksięgowywania przychodów i kosztów na wynik finansowy.

Moduł FK systemu ERP umożliwia prowadzenie rejestrów VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Dane do rejestrów mogą być wprowadzane automatycznie na podstawie dokumentów handlowych tworzonych w systemie ERP lub ręcznych dokumentów a`vista, bezpośrednio w rejestrze VAT.

Wsparcie obszaru finansowego w systemie FK obejmuje moduł rozliczeń należności i zobowiązań (kojarzenie płatności z dokumentami), mechanizmy wystawiania kompensat oraz generowania upomnień i not odsetkowych. Preliminarz płatności umożliwia wygenerowanie aktualnego stanu środków w kasie i na rachunkach bankowych oraz pozwala śledzić planowane wpłaty należności i wypłaty zobowiązań. Jest to narzędzie, które ułatwia analizę przepływów pieniężnych oraz zarządzanie zapotrzebowaniem firmy na środki finansowe. ERP umożliwia ewidencję zapisów kasowych i bankowych oraz pozwala na automatyczny import listy płatności z systemów bankowości elektronicznej. Oprogramowanie współpracuje z drukarkami fiskalnymi.

Podstawowe funkcje realizowane w module Środki trwałe systemu ERP obejmują:

• ewidencję i aktualizację środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz innych składników majątku o mniejszej wartości,
• naliczanie odpisów amortyzacyjnych składników majątku,
• prowadzenie ewidencji miejsc użytkowania środków trwałych.

Oprogramowanie umożliwia ewidencję składników majątku przedsiębiorstwa w księdze inwentarzowej. Kartoteka środka trwałego zawiera komplet informacji na temat numeru inwentarzowego i ewidencyjnego, osobie odpowiedzialnej oraz metodzie amortyzacji bilansowej i podatkowej.

Kluczowym elementem nowoczesnego systemu ERP stają się mechanizmy elektronicznej wymiany dokumentów (EDI).

Współczesne moduły Środków trwałych umożliwiają dwutorowe prowadzenie amortyzacji składników majątku dla celów podatkowych i bilansowych według różnego rodzaju (metod) amortyzacji (jednorazowa, liniowa, degresywna). Oprogramowanie daje wgląd w historię odpisów i przeszacowań środków trwałych.

Moduł Środki trwałe umożliwia tworzenie standardowych dokumentów (dowodów księgowych) związanych z ewidencją zdarzeń na składnikach majątku takich jak dokumenty przyjęcia środka trwałego do eksploatacji (OT), zwiększenia lub zmniejszenia wartości (MW), dowodów likwidacji (LT), odpisów amortyzacyjnych (AM) i korekt do nich. Oprogramowanie pozwala na wystawianie pozostałych typów dokumentów takich jak rozdzielenie torów amortyzacji (RT), zmiana osoby odpowiedzialnej (ZO) czy zmiana miejsca użytkowania środka trwałego (ZM).

Przedsiębiorstwa mogą korzystać z modułów produkcyjnych systemu ERP w zakresie ewidencji, rozliczania i planowania produkcji dla niemal każdego rodzaju (typu) produkcji klasyfikowanych ze względu na liczebność (produkcja jednostkowa, seryjna, masowa), czy też rodzaj wytwarzanych produktów (produkcja dyskretna lub procesowa). Zintegrowany system informatyczny umożliwia pełne śledzenie partii wyrobów w całym łańcuchu dostaw – od wejścia surowca na magazyn po wydanie wyrobu gotowego.

Funkcje wsparcia produkcji w systemach ERP obejmują:

• ewidencję i rozliczenie produkcji,
• planowanie produkcji,
• nadzór nad procesami technologicznymi.

Technologia produkcji, definiowana dla wyrobu lub grupy wyrobów, zawiera komplet danych na temat procesu produkcyjnego i obejmuje struktury materiałowe, czyli listę surowców, półproduktów, zamienników i materiałów zużywanych w procesie produkcji, niezbędnych do wytworzenia wyrobu oraz marszrutę, czyli zdefiniowany ciąg kolejnych czynności produkcyjnych wykonywanych w trakcie wytwarzania wyrobu. Marszruta pozwala uwzględnić w koszcie wytworzenia wyrobu koszty robocizny, amortyzacji maszyn, zużycia mediów i inne.

Technologia stanowi szablon dla zleceń produkcyjnych, do których kopiowane są informacje o marszrucie produkcyjnej, zużyciu surowców do produkcji oraz wyrobie gotowym. Wycena produkcji może być rozliczana według cen ewidencyjnych lub rzeczywistych. Na podstawie zleceń produkcyjnych istnieje możliwość wyliczenia kosztu wytworzenia produktu i przeksięgowanie tych kosztów na odpowiednie konta księgowe.

Funkcje planowania produkcji obejmują tworzenie harmonogramów oraz planów działań z opcją rezerwacji zasobów produkcyjnych (surowce, materiały) oraz weryfikacją dostępności maszyn oraz zasobów pracowniczych. Proces ten może być prowadzony automatycznie lub sterowany ręcznie, przez kierownika produkcji. System ERP udostępnia mechanizmy wizualizacji planów produkcji np. na wykresach Gantta oraz narzędzia do nadzorowania produkcji, wykrywania wąskich gardeł czy eliminowania przestojów maszyn.

Elementem modułu Produkcja może być bilans towarów, który ułatwia i automatyzuje proces utrzymywania wymaganego poziomu zapasów surowców i materiałów do produkcji, z opcją automatycznego generowania dokumentów zamówień zakupu. W przypadku firm handlowych, bilans towarów wspomaga również zarządzanie zapasami w obszarze sprzedaży i dystrybucji.

Kadry i Płace to dwa moduły funkcjonalne systemu ERP,  które umożliwiają obsługę procesów kadrowo–płacowych. Moduł kadrowy służy do ewidencji danych osobowych, dokumentowania przebiegu zatrudnienia oraz rozliczania czasu pracy. System płacowy umożliwia ewidencję oraz naliczanie płac na podstawie danych przechowywanych w module kadrowym, które mają wpływ na poziom wynagrodzeń takich jak wysokość wynagrodzenia, nadgodziny, urlopy, dodatki stażowe itd. Oba te moduły są ściśle zintegrowane i spełniają wymagania prawne w zakresie Kodeksu Pracy, przepisów w zakresie ubezpieczeń społecznych czy ustawy o podatku dochodowym. System Kadrowo płacowy może być integrowany z modułem FK w zakresie rozksięgowania listy płac (wynagrodzeń) ze względu na miejsce powstawania kosztów.

Podstawowe funkcje modułu Kadry i Płace obejmują:

• ewidencję zatrudnienia i przebiegu pracy,
• ewidencja czasu pracy,
• naliczanie płac,
• tworzenie deklaracji ubezpieczeń społecznych i podatkowych.

Oprogramowanie obsługuje różne formy zatrudnienia, w tym umowy o pracę i umowy cywilno-prawne. Moduł Kadry i Płace umożliwia prowadzenie rozliczeń z ZUS, PFRON i urzędami skarbowymi, umożliwiając eksport dokumentów i deklaracji elektronicznych do programów Płatnik i SODiR (system obsługi dofinansowań i refundacji). Wybrane aplikacje umożliwiają generowanie plików XML z deklaracjami podatkowymi PIT-11, PIT-4R, które po złożeniu podpisu kwalifikowanego, mogą być wysyłane drogą elektroniczna do właściwych urzędów skarbowych.

Funkcje oprogramowania kadrowo-płacowego obejmują również mechanizmy generowania różnego rodzaju deklaracji (np. podatkowych), dokumentów związanych z zatrudnieniem (np. świadectwo pracy) oraz zestawień zarządczych (np. struktura zatrudnienia, lista absencji itd.).

Oprogramowanie kadrowe umożliwia ewidencję czasu pracy i nieobecności pracowników. Karty pracy mogą być uzupełniane przez pracowników działu kadr lub bezpośrednio przez kierowników poszczególnych wydziałów.

W ramach systemu ERP dostarczane mogą być pulpity pracownicze, które pozwalają pracownikom na składanie wniosków urlopowych, wgląd do swoich danych osobowych czy informacji o czasach wejść i wyjść oraz liczbie godzin do przepracowania w danym miesiącu w przypadku nienormowanego czasu pracy.