Oprogramowanie biurowe pracujące w chmurze
Wybór podstawowych aplikacji wspomagających prowadzenie firmy (edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, program do prezentacji) jest duży i pozwala na elastyczne dopasowanie do potrzeb. Nawet popularny pakiet Microsoft Office występuje w kilku dostępnych wersjach i edycjach. Kwestią otwartą jest to, czy postawić na tradycyjne instalacje pakietów biurowych, czy skorzystać z rosnącej palety systemów dostępnych z chmury.
Każdy biznesmen prowadzi biuro – niezależnie od tego, czy to jest kawałek blatu stolika kawiarnianego, na którym spoczywa laptop, czy też pomieszczenie do tego dedykowane z tradycyjnym biurkiem i asystentką, wspierającą szefa w biznesie. Coraz mniejsze znaczenie ma również miejsce pobytu w korelacji ze świadczonymi usługami, współpracownikami czy też kontrahentami. To nie jest dzisiaj istotne. W dobie telefonów komórkowych i Internetu oraz szybkiego rozwoju urządzeń mobilnych wszystko jest możliwe. Ogromnie ważne są narzędzia programowe jakimi się dysponuje. Wśród nich najczęstsze to: edytor tekstów, arkusz kalkulacyjny, program do tworzenia prezentacji i obsługi grafiki, kalendarz czy menadżer poczty.
W małej firmie dopiero po zapewnieniu tego podstawowych pakietów dalszą kwestią staje się wybór aplikacji specjalistycznych z dziedziny finansowo-księgowej lub wsparcia produkcji.
Tradycyjne biuro
W tradycyjnym biurze, prowadzonym w oparciu o tradycyjne rozwiązania spotkamy komputer z wgranym oprogramowaniem Office Standard lub Professional od Microsoftu, programem do obsługi księgowej, programem narzędziowym do biznesu, którym się akurat zajmujemy i półki z rzędami teczek lub segregatorów oraz pudełkami z płytami CD i licencjami na oprogramowanie, z którego korzystamy. Tak wygląda przeciętne stanowisko, a co jeśli tych stanowisk mamy kilka? Część licencji jest niewykorzystywane przez wszystkich pracowników lub używane sporadycznie. Czasem posiadamy programy, do których zaglądamy cyklicznie np. dwa dni w miesiącu. A co by się stało gdybyśmy próbowali to zoptymalizować? Sprawić, że zakup kolejnego laptopa nie będzie związany z zakupem następnych licencji na software, który już i tak mamy? Czy możemy pracować na tych samych plikach w biurze, pociągu, innym kraju korzystając to z laptopów, to tabletów?
Zdecydowanie tak! I nie jest to unikatowe rozwiązanie. Dzięki lawinowo rozwijającym się technologiom chmurowym pozwalającym na uniwersalny dostęp, bez uwiązania do konkretnego stanowiska. Sam tylko pakiet programów biurowych, umożliwiających napisanie pisma, oferty, podania, przygotowania kalkulacji czy prezentacji jest oferowany w kilku wariantach.
Biuro w chmurze
Do dyspozycji mamy wersje zestawów aplikacji dla biura dostępnych w wersjach on-line takie jak np. Microsoft Office 365, Google PPS, czy Zoho, a nawet Office Standard czy Office Professional.
Office 365 Small Business Premium, to dedykowany dla rynku SMB pakiet narzędzi biurowych znanych z wersji desktopowej zestawu MS Office. Znajdziemy tam m.in. Word, Excel, Power Point, OneNote z funkcjami i interfejsem zbliżonych do standardowych. Licencja umożliwia korzystanie z pakietu na 5 komputerach PC i/lub MAC jednocześnie. Przedsiębiorca, który wybierze ten pakiet otrzyma 25 GB miejsca na dysku w chmurze. Jest to dobry zestaw narzędzi, szczególnie w aktualnej wersji z 2013 roku, jednak odpłatny. Nieco czasu również potrzeba by w pełni przyzwyczaić się do nowego menu i stylu pracy. Koszt można ponosić jednorazowo w wysokości 124,8€ lub miesięcznie w wysokości 12,8€ .
Ciekawostką są pełne wersje Microsoft Office oferowane z chmury przez firmę OXYCOM. W odróżnieniu od Office 365 użytkownik otrzymuje dostęp do pełnej, w niczym nieograniczonej wersji stacjonarnej z tym, że w modelu usługowym. Zwolennicy tradycyjnych wersji nie odczują żadnej różnicy w użytkowaniu, a dodatkowo będą mogli korzystać z takich właśnie wersji na wszystkich urządzeniach mobilnych, także tych z Android czy iOS. Dane oraz dokumenty można zapisywać w sposób tradycyjny na urządzeniu lub na oferowanym przez OXYCOM dysku wirtualnym. Pakiet można wzbogacić o konto pocztowe Outlook oferowane również w wersji mobilnej. Opłaty ponoszone miesięcznie. Jest to bardzo elastyczna oferta pozwalająca wykorzystywać aplikacje tylko w takim stopniu, w jakim firma potrzebuje przy zachowaniu pełnej mobilności. Co bardzo ważne - do obsługi dużych skomplikowanych aplikacji nie ma ograniczeń wydajności sprzętu, aplikacje pracują bowiem w większości przypadków z mocą serwera zewnętrznego.
