Urządzenia wielofunkcyjne dla małej i średniej firmy

Obecnie w urządzeniach wielofunkcyjnych stosuje się moduł drukujący wykorzystujący technikę atramentową lub laserową. Podobnie jak w wypadku drukarek, rodzaj zastosowanego modułu determinuje przeznaczenie całego kombajnu (do małego, średniego lub większego biura), które związane jest przede wszystkim z miesięcznym obciążeniem urządzenia i kosztami wydruku.

Zestawy korzystające z technologii atramentowej są bardzo tanie i całkiem niezłe modele można znaleźć już w cenie 150 zł.

W większości wypadków w urządzeniach wielofunkcyjnych stosuje się te same lub podobne mechanizmy drukujące, jak ma to miejsce w drukarkach. Dzięki temu bez problemu można nabyć materiały eksploatacyjne lub ich zamienniki, które są takie same dla wielu modeli urządzeń jednego producenta.

W wypadku małych firm, w których drukuje się niewielkie ilości dokumentów najlepiej sprawdzają się urządzenia wielofunkcyjne wyposażone w moduł atramentowy. Pozwalają one nie tylko na wydruk kolorowych dokumentów (np. grafik prezentacyjnych), ale również zdjęć, w tym fotografii na specjalnych papierach fotograficznych. Często urządzenia te wyposażone są w czytnik kart pamięci oraz specjalne złącze USB. Dzięki nim możliwy jest wydruk zdjęć wprost z aparatu fotograficznego lub bezpośrednio z karty pamięci bądź pendrive’a. Zdjęcia do wydruku wybrać można, i czasami nawet w prosty sposób przygotować do druku (np. funkcja kadrowani, redukcji czerwonych oczu, korekcji barw), na wbudowanym w urządzenie ekranie LCD.   

Urządzenia wielofunkcyjne wyposażone w drukujący mechanizm laserowy przeznaczone są do większych obciążeń, i co za tym idzie wydruków większej miesięcznej liczby kopii. Z tego względu dobrze sprawdzają się w biurach, gdzie drukuje się większe ilości dokumentów. Ceny tego typu sprzętu dość mocno spadły i najtańsze laserowe urządzenia wielofunkcyjne można już kupić za ok. 500 zł.

Planując zakup urządzenia wielofunkcyjnego z laserowym mechanizmem drukującym warto zastanowić się czy będziemy drukować na nim w kolorze czy jedynie potrzebne będą nam wydruki czarnobiałe. Kolorowe urządzenia wielofunkcyjne są zwykle ok. dwa razy droższe niż ich jedynie czarnobiałe odpowiedniki. Co więcej, wydruk kolorowy, podobnie jak w wypadku kolorowych drukarek laserowych, jest droższy i bardziej czasochłonny.

Porównując urządzenia wielofunkcyjne z drukarkami laserowymi, zarówno pod względem ich możliwości, jak i jakości druku czy kosztów w przeliczeniu na stronę wydruku nie zaobserwujemy istotnych różnic. Spowodowane jest to stosowaniem przez producentów tych samych lub bardzo zbliżonych mechanizmów drukujących i takich samych materiałów eksploatacyjnych.

Urządzenia wielofunkcyjne przeznaczone są przede wszystkim do celów biurowych. Dlatego też stosowane w nich mechanizmy skanujące są porównywalne do tych, stosowanych w domowo-biurowych skanerach płaskich. Ich możliwości pod względem parametrów optycznych są zatem niższe niż dla typowych skanerów fotograficznych, niemniej znakomicie nadają się do większości zastosowań biurowych, a nawet dość dobrze sprawdzają się w agencjach reklamowych czy studiach graficznych. W tym miejscu warto jednak wspomnieć, że w biurowych urządzeniach wielofunkcyjnych rzadko spotyka się skanery wyposażone w przystawkę do slajdów. Montowane są one jedynie w niektórych fotograficznych urządzeniach wielofunkcyjnych.

Wbudowany w urządzenie wielofunkcyjne skaner pozwala na przenoszenie skanowanych dokumentów do komputera. Zazwyczaj dostępne są formaty graficzne (np. JPG, TIFF) ale również PDF. Oprogramowanie skanera pozwala też często na rozpoznawanie tekstu za pomocą zainstalowanego wraz ze sterownikami oprogramowania OCR. Możliwe jest też od razu dołączanie zeskanowanego dokumentu do wysyłanego e-maila. Decydując się na zakup urządzenia wielofunkcyjnego warto też zadbać o wyposażenie skanera w automatyczny podajnik do dokumentów.

Jeśli chodzi o możliwości skanera, to najczęściej są to kolorowe moduły skanujące. Do rzadkości należą skanery czarnobiałe. Maksymalna rozdzielczość skanerów montowanych w biurowych kombajnach to zwykle 1200, 2400 lub 4800 dpi. Wyższe spotyka się w urządzeniach fotograficznych.

Skaner w połączeniu z drukarką w kombajnach bardzo często wykorzystywany jest jako kserokopiarka. Można powiedzieć, że w wielu biurach ta funkcja używana jest nawet częściej niż pozostałe. Obsługa urządzenia wielofunkcyjnego jako kserokopiarki jest bardzo prosta i, co ważne, nie wymaga podłączenia kombajnu do komputera. Dokumenty kseruje się używając bądź to przycisków, bądź wbudowanego ekranu LCD, w taki sam sposób jak na tradycyjnej kserokopiarce. Oczywiście urządzenia kolorowe pozwalają na uzyskanie barwnych kopii skanowanych dokumentów.     

Większość wielofunkcyjnych urządzeń pozwala na uzyskanie wydruku formatu A4 i takiej też wielkości zastosowany jest w nich skaner. Zazwyczaj wystarcza to na potrzeby większości firm. Jeżeli wymagane jest jednak skanowanie i drukowanie dokumentów w większym formacie, to można skorzystać z urządzeń drukujących i skanujących w formacie A3.

Część urządzeń wielofunkcyjnych wyposażonych jest w wyświetlacze LCD,  w czytniki kart pamięci oraz złącza USB. Pozwalają one na drukowanie zdjęć bezpośrednio z kart pamięci lub aparatu fotograficznego. Na ekranie LCD można wówczas dopasować format wydruku czy sposób ułożenia zdjęć na papierze.

Najtańsze modele tej wielkości, które korzystają z druku atramentowego można nabyć za niecałe 600 zł.

Warto pamiętać, że urządzenia laserowe, pozwalające na drukowanie w kolorze na papierze formatu A3 są obecnie drogie. Ich ceny zaczynają się od 9000 zł. Dużo bardziej atrakcyjne cenowo są urządzenia laserowe monochromatyczne o formacie wydruku i skanowania A3. Najtańsze z nich można nabyć za nieco ponad 2000 zł. W pełni zastępują one typowe kserokopiarki, chociaż są od nich nieco wolniejsze i droższe w eksploatacji.

Grupa urządzeń wielofunkcyjnych obejmuje dwie kategorie sprzętu – 3w1 oraz 4w1. Najtańsze modele urządzeń wielofunkcyjnych, czy to atramentowych czy laserowych, pełnią trzy funkcje (3w1): skanera, drukarki i kserokopiarki. Wiele z nich można jednak dostać w nieco droższych odmianach, które są wyposażone w dodatkowe moduły. Najczęściej pozwalają one na automatyczne skanowanie wielu dokumentów (podajnik kartek) oraz wykonywanie wydruków dwustronnych (duplekser). Obie te funkcje są bardzo przydatne w firmach przetwarzających duże ilości dokumentów papierowych, a więc zajmujących się księgowością, szkoleniami, doradztwem itp. Dodatki te znacząco przyspieszają i ułatwiają pracę.

Druga grupa kombajnów to urządzenia 4w1. Sprzęt ten wyposażony jest dodatkowo w moduł umożliwiający odbieranie i wysyłanie faksów. Faks przyda się w firmach, które wymieniają się dokumentami z wieloma instytucjami, urzędami lub kontrahentami, którzy wymagają przesłania dokumentów właśnie w postaci faksu.

Podstawowe modele urządzeń wielofunkcyjnych dysponują tylko portem USB. Jeżeli z takiego kombajnu korzystać będzie więcej osób to warto podłączyć je do komputera, na którym udostępnimy urządzenie w sieci. Nie jest to jednak zbyt wygodne rozwiązanie i utrudnia ono pracę osobie, która korzysta z tego udostępniającego zasób komputera – choćby w ten sposób, że osoby skanujące czy odbierające wydruki „kręcą się” obok biurka.

Pozbawione modułu sieciowego urządzenie wielofunkcyjne podłączyć do sieci LAN można  korzystając z tzw. serwera wydruku. Jest to dodatkowe urządzenie, które podłącza się z jednej strony do sieci LAN i wyposażone jest w specjalne porty emulujące komputer przeznaczone do podłączania drukarek. Za jego pośrednictwem urządzenie wielofunkcyjne czy drukarka są widziane w sieci przez inne komputery jako drukarka sieciowa.

Bardziej zaawansowane urządzenia wielofunkcyjne wyposażone są w moduł sieciowy, dzięki temu któremu można je podłączyć bezpośrednio do firmowej sieci LAN. Co raz więcej modeli pozwala też na korzystanie z sieci Wi-Fi – funkcja ta staje się powoli standardem. Moduł sieci bezprzewodowej sprawia, że nie musimy doprowadzać przewodów sieciowych, do miejsca, w którym ustawiony zostanie nasz kombajn.

Podobnie jak w wypadku drukarek, w urządzeniach wielofunkcyjnych coraz częściej spotkać też można funkcję umożliwiającą prowadzenie wydruków przez Internet, taką jak np. ePrint firmy HP. W wypadku rozwiązania HP, po zarejestrowaniu urządzenia na stronie producenta otrzymujemy e-mail dla drukarki. Wszystkie wysyłane na niego plik są drukowane, niezależnie od tego skąd zostały wysłane.

Ponieważ urządzenia wielofunkcyjne wykorzystują te same mechanizmy drukujące jakie stosuje się w drukarkach nie ma więc większych problemów z nabyciem odpowiednich tuszy czy tonerów. Zwykle dostępne są też zamienniki, ale ich stosowanie może wiązać się z utratą gwarancji. W urządzeniach z atramentowym modułem druku dochodzi wówczas też ryzyko zalania drukarki tuszem ze źle napełnionego kałamarza.

Z użyciem urządzeń wielofunkcyjnych wiąże się jeden problem. Otóż w przypadku awarii jednego z modułów musimy do naprawy przekazać całe urządzenie. W tym momencie firma pozbawiona jest zarówno kserokopiarki, skanera, drukarki czy faksu. Należy mieć to na uwadze decydując się na urządzenie wielofunkcyjne. Jeżeli jednak popsute urządzenie nie było już objęte gwarancją to najprościej jest kupić nowy kombajn, bo zazwyczaj naprawa nie będzie już opłacalna.

Zalety i wady urządzeń wielofunkcyjnych

Zalety:

– integracja wielu funkcji w jednym urządzeniu,

– ograniczenie kosztów zakupu sprzętu,

– wygoda w użytkowaniu,prosta obsługa,

– możliwość pracy bez udziału komputera,

– praca w trybie kserokopiarki.

Wady:

– w najtańszych modelach możemy mieć do czynienia z gorszą funkcjonalnością poszczególnych urządzeń składowych niż dla oddzielnego sprzętu porównywalnej klasy, 

– o jakości i przydatności urządzenia wielofunkcyjnego decyduje jego najsłabszy moduł,

– w wypadku awarii jednego podzespołu i oddaniu urządzenia do serwisu użytkownik pozbawiony jest wszystkich urządzeń wchodzących w skład kombajnu.