Wykorzystanie systemów BI w firmach

Łukasz Wilczyński, zastępcaca dyrektora Działu Zarządzania Produktami, odpowiedzialny za rozwój oferty produktowo-usługowej firmy Sage. Od ponad 4 lat kieruje zespołami analityków biznesowych i projektantów interakcji z użytkownikiem (User Experience). Najnowszy produkt firmy, którego powstawanie nadzorował, to Forte BI w wersji 2014 Systemu Zarządzania Forte.

Marcin Bieńkowski: System klasy Business Intelligence określany też skrótem BI, jest bardzo szerokim pojęciem kojarzącym się z rozwiązaniami IT i analizą danych liczących często setki tysięcy lub miliony faktów czy zdarzeń biznesowych, których badanie i prawidłowa interpretacja jest niemożliwa do wykonania bez użycia narzędzi informatycznych. Jak Business Intelligence postrzegany jest z punktu widzenia przedsiębiorstwa?

Łukasz Wilczyński: Z punktu widzenia firmy jest to proces zbierania i przekształcania danych ewidencjonowanych w innych procesach (np. w systemach ERP) w informacje, które są wykorzystywane do zwiększenia efektywności i konkurencyjności przedsiębiorstwa. Pod pojęciem BI mieści się również cały arsenał technologii i narzędzi informatycznych. Wspomagają one osoby analizujące informacje oraz podejmujące decyzje. Najbardziej znane to OLAP (Online Analytical Processing) i Data Mining.

Narzędzia OLAP pozwalają szybko analizować informacje z różnych perspektyw, a także w różnych przekrojach na sposób najwygodniejszy dla użytkownika np. przez arkusz kalkulacyjny, czy też tabelę przestawną. Pojęcie Data Mining, w rozumieniu drążenia danych dla pozyskania wiedzy, obejmuje wiele technik eksploracji danych. Najpopularniejsze to wizualizacje graficzne z możliwością przejścia od ogółu do szczegółu oraz metody statystyczne, czyli badanie średnich, median, odchyleń, rozkładów wartości.

Marcin Bieńkowski: Czy widzi Pan możliwości wykorzystania systemów BI w małych i średnich firmach? Zwykle tego typu firmy nie stosują tak zaawansowanych narzedzi.

Łukasz Wilczyński:  Zakres wykorzystania rozwiązań BI w przedsiębiorstwach zależy od świadomości potrzeb osób zarządzających. W małych firmach BI może pomóc w poprawieniu efektywności i jednocześnie zbudować przewagę firmy, przez odpowiednie lokowanie oferty oraz weryfikację kosztów działań. Zwinność (Agility) małych firm może być przewagą tylko wtedy, gdy wybory i decyzje są podejmowane racjonalnie. W przeciwnym razie firma stosuje metodę prób i błędów, poddając się w dużej mierze losowości czynników zewnętrznych.

Potrzeby związane z informacją i wiedzą ma każda osoba prowadząca biznes. Dotyczy to nawet najmniejszych przedsiębiorstw, a firmy z rocznym przychodem przekraczającym 2-3 mln złotych z pewnością odniosą zauważalną korzyść z wdrożenia rozwiązania BI. W przypadku większych przedsiębiorstw korzyści rosną co najmniej liniowo do skali biznesu.

Marcin Bieńkowski: Czy mimo wszystko, w wypadku mniejszych firm, nie lepiej zdać się na intuicję?

Łukasz Wilczyński: Korzystanie z rozwiązań BI bardzo skutecznie wspomaga intuicję i wyczucie menadżerów. Im większa skala i skomplikowanie biznesu, tym więcej założeń i hipotez trzeba zweryfikować w procesie podejmowania najważniejszych dla firmy decyzji. Przy pewnym etapie rozwoju firmy, intuicja i doświadczenie przestaje wystarczać do poprawnego zinterpretowania docierających do menadżera informacji. Poszerza się zatem obszar ryzyka i potencjalnych błędów. BI staje się niezbędny do prawidłowego funkcjonowania każdego rozwijającego się biznesu.

Marcin Bieńkowski: Dziękuję za rozmowę