Wydruki w chmurach

Jeżeli firma decyduje się na korzystanie z chmury obliczeniowej musi zrobić to w sposób świadomy. To rozwiązanie obok wielu korzyści niesie ze sobą konieczność implementacji procedur związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa danych oraz kontrolą dostępu do informacji o kluczowym znaczeniu z perspektywy firmy. Chmura zapewnia wolność dostępu do danych, jednak aby w pełni cieszyć się wolnością należy nauczyć się jak kontrolować procesy.

autor: Rafał Śliwiński

Przetwarzanie w chmurze wpływa na rozwój nowych funkcjonalności urządzeń i rozwiązań związanych z codziennym życiem firmy. Jednym z procesów, które w sposób nierozerwalny kojarzą się z biurową codziennością jest druk. W jaki sposób na ten aspekt biurowej i biznesowej rzeczywistości wpłynęła chmura? Nowoczesne wielofunkcyjne urządzenie drukujące musi być cloud ready. Co to oznacza w praktyce i w jaki sposób chmura może ułatwić wykonywanie codziennych obowiązków związanych z drukiem? Ewolucji ulega styl pracy. Stajemy się coraz bardziej „mobilni” takie też muszą być podstawowe narzędzia z których korzystamy. Według danych IDC w 2015 roku ponad 37% wszystkich pracowników  będzie pracowało w modelu niestacjonarnym. Kolejnym trendem, który zyskuje na coraz większym znaczeniu BYOD (Bring Your Own Device).

Umożliwienie druku z poziomu smartfonów i tabletów powoduje konieczność dostosowania polityki firmy oraz wprowadzenia odpowiednich instrumentów software’owych. W jaki sposób urządzenia będą udostępnianie gościom lub klientom, którzy będą chcieli wydrukować ważną rzecz podczas spotkania,  jak będą rozliczane koszty związane z drukiem? Na jakich zasadach będą z ich korzystać pracownicy firmy? Jakie podstawowe warunki należy spełnić by móc korzystać i udostępniać możliwość cloud printing? To kilka bardzo podstawowych pytań związanych z zagadnieniem tzw. drukowania w chmurze.

Cloud Printing

Nowoczesne urządzenia drukujące i dedykowane im rozwiązania software’owe oferują bardzo szerokie spektrum funkcjonalności związanych z zarządzaniem bezpieczeństwem danych. Należy zadbać o kontrolę dostępu do danych i samych urządzeń oraz bezpieczeństwo samych danych na drodze urządzenie do serwera – serwer do urządzenia wyjściowego. Słowami kluczowymi w tej sferze są niewątpliwie autoryzacja, szyfrowanie.

Kolejnym z aspektów, które przesądzają o rosnącej popularności cloud printing jest niewątpliwie elastyczność, która cechuje ten trend.

Papierowe dokumenty i wydruki są nadal bardzo ważnym elementem biznesowych procesów. Drukujemy je, skanujemy, kopiujemy – a każdy z nich jest istotnym nośnikiem danych, które ze względu na płynne działanie wszystkich procesów związanych z funkcjonowaniem firmy powinny trafić do obiegu informacji.

Dzięki funkcjonalnościom oferowanym przez aplikacje dedykowane drukowi w chmurze, użytkownik zlecić zdalnie wydruk na konkretnym urządzeniu, zeskanować dokument i umieścić go w odpowiednim miejscu w firmowym cyfrowym archiwum lub wysłać bezpośrednio do odpowiedniej grupy adresatów. Nowoczesne aplikacje, które można bezpłatnie pobrać na smartfon czy tablet umożliwiają również znalezienie kompatybilnych i dostępnych urządzeń drukujących. Drukowanie z poziomu smartfona czy tabletu nie wymaga również instalacji dodatkowych sterowników, dzięki temu wszystkie zadania można zrealizować szybko i bez dodatkowej konieczności obciążania urządzeń.

Aby drukowanie mobilne mogło poprawnie funkcjonować firma powinna wdrożyć profesjonalny system pozwalający na obsługę wydruków i skanów realizowanych przez osoby z zewnątrz organizacji, pracowników zdalnych i korzystających  z własnego sprzętu (BYOD). Aplikacja wykorzystywana w firmie powinna pozwalać na realizację założeń polityki bezpieczeństwa danych firmy. Musi również zapewniać kompatybilność  z urządzeniami różnych producentów.

Everyone Print

Technologia EveryonePrint działa w oparciu o prywatną chmurę i zapewnia dostęp do szeregu funkcjonalności związanych z bezpieczeństwem danych. Jedną z najważniejszych cech tego rozwiązania jest kompatybilność z szeroką gamą urządzeń oraz formatów.

Zlecenia druku mogą zostać przesłane do urządzenia na trzy różne sposoby : tzn. poprzez e-mail, stronę internetową i sterownik. EveryonePrint  umożliwia drukowanie w trybie „Follow me”, bez konieczności modyfikowania lub instalowania dodatkowych aplikacji na urządzeniu. Co więcej, podstawowe ustawienia drukowania można wygodnie zmienić nie tylko na panelu drukarki, ale również poprzez interfejs internetowy. Oprogramowanie jest kompatybilne z wielofunkcyjnymi urządzeniami drukującymi różnych producentów.

Bezpieczeństwo danych jest zapewniane na poziomie przesyłania danych oraz dostępu do dokumentów i samego urządzenia drukującego. Systemem można z łatwością zarządzać z poziomu administratora – kontrolować poziom dostępu oraz dodawać i usuwać konta użytkowników. Wyposażono go w trzy rodzaje sposobu autoryzacji dostępu do urządzenia i zrealizowanych za jego pośrednictwem zadań – kod PIN, karta zbliżeniowa. EveryonePrint wyposażono także w funkcję uwierzytelnienia przy wydawaniu wydruków. Dzięki niej użytkownik może odebrać dokument z podajnika dopiero po wypełnieniu procedury uwierzytelniającej. System można również rozszerzyć o opcję rozliczania i śledzenia dokumentów wydrukowanych oraz zintegrować z wykorzystywaną w przedsiębiorstwie aplikacją rozliczeniową. Te możliwości sprawiają, że firmowa flota drukująca może zostać bezpiecznie udostępniona klientom i gościom – zadania związane  z drukiem mogą przesyłać przez e-mail lub korzystając z interfejsu sieciowego.

PageScope Mobile

Użytkownicy smartfonów i tabletów działających w oparciu o system operacyjny iOS lub Android skorzystać z aplikacji PageScope Mobile. To rozwiązanie, które można bezpłatnie pobrać Google Play i App Store, pozwala zlecić druk oraz skanowanie dokumentów na wielofunkcyjnym urządzeniu drukującym. Aplikacja automatycznie wykrywa dostępne i kompatybilne wielofunkcyjne urządzenia drukujące. PageScope Mobile zapewnia bezpieczeństwo i możliwość kontroli liczby oraz typu operacji wykonywanych przez danego użytkownika.

Aplikację wyposażono w mechanizm uwierzytelniający wykorzystujący imię i nazwisko oraz dedykowane danemu kontu hasło. Dzięki temu w systemie pozostaje informacja, kto drukował bądź skanował dany dokument. Aplikacja zapewnia szybki dostęp do Google Drive, iCloud, Dropbox, Evernote, Office365, a druk dokumentów odbywa się z wykorzystaniem sieci Wi-Fi.

System działa w oparciu o intuicyjny interfejs, a na urządzeniu nie muszą być instalowane dodatkowe sterowniki dedykowane danemu modelowi wielofunkcyjnego urządzenia drukującego.

Aplikacja pozwala łatwo zarządzać dokumentami – wyposażono ją w przejrzystą opcje zarządzania plikami „Moje dokumenty”. PageScope Mobile umożliwia również skorzystanie z opcji skanowania, a zeskanowane dokumenty przesyłane są bezpośrednio na konto użytkownika w aplikacji.