Systemy FK dla małej firmy

Podatki trzeba płacić, a ich rozliczanie wcale nie musi być trudne. W ofercie polskich producentów oprogramowania finansowo-księgowego (FK) znajdują się aplikacje przydatne na różnych etapach rozwoju biznesu.

Do przeglądu wybraliśmy kilka aplikacji (są to LeftHand Mała Księgowość, Varico KsH Księga Handlowa, Faktura iBiznes oraz Subiekt nexo) dla firm rozliczających się na podstawie KPiR oraz prowadzących pełną księgowość. W zestawieniu nie mogło zabraknąć aplikacji dostarczanych w modelu SaaS, czyli obsługiwanych przez przeglądarkę. Mamy więc Darmowy program do faktur ifirma.pl oraz Księgowość online w serwisie wfirma.pl.

Uzupełnieniem materiału jest opis trzech aplikacji dedykowanych dla przedsiębiorców działających w określonej branży. Programy te wspomagają prowadzenie: basenu lub obiektu rekreacyjnego (virtualny.BASEN & FITNESS), kancelarii prawnej (Wolters Kluwer Kancelaria Prawna) oraz piekarni (ProfiPIEK (SQL)). Zaczynamy.

LeftHand to jeden z nielicznych producentów oprogramowania księgowego, który ma swojej ofercie aplikacje dla systemu Windows i Linux. Oferta ta obejmuje pakiety Mała Księgowość i Mała firma dla przedsiębiorców rozliczających się w oparciu o KPiR oraz program Pełna Księgowość dla podmiotów zobligowanych do prowadzenia pełnych ksiąg handlowych.

Aplikacje LeftHand zostały przygotowane do pracy wielostanowiskowej (w sieci) i korzystają ze wspólnej, darmowej bazy danych Firebird. Wersje dla różnych systemów współpracują ze sobą. Dzięki temu programy księgowe mogą być stosowane w heterogenicznych środowiskach IT, czyli takich, w których stacje robocze i serwery z Windows i Linux koegzystują obok siebie.

To właśnie brak dobrych aplikacji dla firm na Linuksa wielokrotnie wymieniany jest jako czynnik, który wydatnie ogranicza możliwość wykorzystanie komputerów z tym systemem w otoczeniu biznesowym. LeftHand jest dobrym przykładem na to, że wcale tak nie musi być.

Mała Księgowość to program do obsługi firm rozliczających się w oparciu o KPiR. Aplikacja umożliwia szybkie rozpoczęcie pracy dzięki wbudowanemu kreatorowi ustawień nowej firmy. Mała Księgowość umożliwia kompleksową obsługę sprzedaży i fakturowania, w tym wystawianie dokumentów faktur MP, marża i RR (nabycie produktów rolnych). Najciekawsze funkcje programu to seryjne wystawianie i wydruk dokumentów sprzedaży, możliwość dodawania informacji o zaległych płatnościach na wydruku faktury oraz generowanie korekt PIT dla niezapłaconych kosztów i korekt VAT (złe długi). Program pozwala na zapisywanie faktur w formacie PDF oraz eksport dokumentów rozliczeniowych do systemu e-Deklaracje.

Mała Księgowość ma wbudowany moduł sprzedaży z obsługą cenników i grup towarowych, moduł magazynu (tworzenie dokumentów  MM, WZ, PW, RW) z funkcją inwentaryzacji oraz prosty moduł zarządzania kontaktami (CRM).

W wariancie Mała Firma oprogramowanie zostało rozszerzone o moduły kasa i bank, środki trwałe oraz kadry i płace. Ta wersja aplikacji zawiera kilka dodatkowych funkcji m.in. przypomnienie o niezapłaconych fakturach, kredyty kupieckie i blokady sprzedażowe, rozliczanie delegacji i kilometrówek oraz narzędzia do ewidencji i rozliczania produkcji (zlecenia, kompletacja, technologie).

Varico jest producentem oprogramowania finansowo-księgowego dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw. W ofercie firmy znajdziesz aplikację KPiR Książka Przychodów i Rozchodów dla podmiotów rozliczających się na zasadach uproszczonych oraz program KsH Księga Handlowa dla przedsiębiorstw o dowolnym profilu działalności i jednostek budżetowych, zobligowanych do prowadzenia pełnej księgowości.

KsH umożliwia prowadzenie księgowości dla jednej lub wielu firm. Dostępna jest wersja programu przygotowana specjalnie dla biur rachunkowych. Aplikacja ma wbudowane funkcje obsługi rozrachunków i rozliczeń z kontrahentami, umożliwia tworzenie dokumentów przekazywanych do systemu e-Deklaracje oraz generowanie rozmaitych raportów i zestawień. KsH pomaga w prowadzeniu rejestrów zakupów i sprzedaży VAT, w tym ewidencjonowaniu transakcji krajowych, wewnątrzwspólnotowych i pozaunijnych. Aplikację wykorzystasz także do ewidencji i prowadzenia operacji na środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych.

Program pozwala na zaadaptowanie własnego planu kont na podstawie jednego z kilku wzorców. Dostępny jest przykładowy plan kont dla jednostek budżetowych.  KsH ułatwia również codzienną pracę przez szybkie księgowania za pomocą schematów księgowych, seryjny wydruk uzgodnień salda czy automatyczne wyliczanie deklaracji VAT  VAT-7, VAT-7D, VAT-7K i VAT-UE oraz deklaracji ZUS, z opcją eksportu dokumentów do programu Płatnik.

Szablony automatyzują operacje księgowania dokumentów handlowych, magazynowych, kasowo-bankowych, kompensat, operacji na środkach trwałych, płacowych oraz przeksięgowań.

Aby było to możliwe, KsH integruje się z programem Varico Obsługa Sprzedaży ObSp, który umożliwia wystawianie faktur sprzedażowych, paragonów i rachunków, obsługę kasy i banku oraz prowadzenie gospodarki magazynowej. Aplikacja pozwala na ewidencję VAT, ma wbudowany moduł towarów i kontrahentów z narzędziami do zarządzania cennikami oraz zobowiązaniami i należnościami.

Faktura iBiznes – Startowa to podstawowa i najtańsza wersja programu do fakturowania z całej rodziny oprogramowania ułatwiającego prowadzenie własnej działalności. Wydawcą aplikacji jest Firmatec.

Linia produktów Firmatec, skierowanych dla przedsiębiorców rozliczających się na uproszczonych zasadach, obejmuje łącznie sześć wersji programów Faktura iBiznes. Dodatkowo są to wersje: Standardowa, Profesjonalna bez magazynu, Profesjonalna, Sieciowa oraz Firma iBiznes.

Faktura iBiznes w wersji Startowa przeznaczona jest dla firm usługowych i handlowych. Program umożliwia wystawianie podstawowych dokumentów sprzedażowych i korekt do nich – faktur, rachunków, paragonów, w tym faktur – marża, MP oraz zaliczkowa. Aplikacja ma wbudowaną kartotekę kontrahentów oraz towarów i usług. Umożliwia śledzenie należności oraz płatności od klientów. Faktura iBiznes ma bogate funkcje eksportu faktur, bazy klientów i kartotek towarów do pliku (m.in. w formacie PDF i Excel); umożliwia generowanie różnego rodzaju analiz i raportów m.in. sprzedaży, rentowności.

Dopiero w programie Faktura iBiznes Standard dostępna jest funkcja obsługi drukarek fiskalnych. Ta wersja programu umożliwia dodatkowo wystawianie faktur eksportowych oraz prowadzenie ewidencji zakupów. Z kolei moduł Książki Przychodów i Rozchodów dostępny jest w programie Faktura iBiznes w wersjach Profesjonalna, Sieciowa oraz Firma iBiznes.

Firma iBiznes to najbogatsza wersja programu, która oprócz ewidencji sprzedaży i zakupów, pozwala na wystawianie ofert dla klientów i zamówień. Aplikacja umożliwia prowadzenie gospodarki magazynowej (obsługa dokumentów WZ,PZ,PW,RW, MM), sprzedaż za pomocą kodów kreskowych oraz śledzenie rozrachunków z kontrahentami z opcją przypomnień o płatnościach. Firma iBiznes ma wbudowany moduł kasa-bank, który pozwala na wystawianie dowodów KP i KW oraz generowanie raportów kasowych.

Mocną stroną programu są zestawienia i analizy sprzedaży, które mogą być generowane według klienta lub towaru. Raporty te pozwalają ocenić strukturę sprzedaży w wybranym okresie, rentowność oraz obroty. Wbudowany kalendarz pozwala prowadzić notatki dotyczące kontaktów z klientem czy operacji handlowych.

Wersja Firma iBiznes zawiera szereg przydatnych narzędzi dodatkowych, które ułatwiają prowadzenie biznesu m.in. moduł obsługi zleceń serwisowych, zleceń transportowych oraz funkcje obsługi płatności masowych.

InsERT jest dobrze znanym polskim przedsiębiorcom producentem oprogramowania dla małych i średnich firm. W połowie marca tego roku firma wprowadziła na rynek nową, kolejną po InsERT GT, generację programów ułatwiających prowadzenie biznesu, InsERT nexo.

W skład pakietu wchodzą system sprzedaży Subiekt nexo, oprogramowanie do prowadzenia KPiR oraz ewidencji podatku zryczałtowanego Rachmistrz nexo, a także system finansowo-księgowy Rewizor nexo. Wszystkie programy z pakietu ściśle ze sobą współpracują. Istnieje również możliwość płynnego przejścia z rozliczania w oparciu o KPiR i aplikację Rachmistrz na pełną księgowość w Rewizorze.

Pakiet dostępny jest w dwóch wersjach InsERT nexo, spełniający standardowe wymagania różnej wielkości firm, oraz InsERT nexo PRO dla przedsiębiorstw, które potrzebują dodatkowych funkcjonalności i spersonalizowanych rozwiązań. Ta wersja aplikacji umożliwia tworzenie rozszerzeń, które dostosowują system do specyficznych wymagań użytkownika m.in. własne raporty, wzorce wydruków itd.

Użytkownicy oprogramowania InsERT mogą wykupić usługi e-Abonament oraz e-Archiwizacja, umożliwiające aktualizacje oprogramowania oraz archiwizację swoich danych. InsERT nexo Link, udostępniany klientom w ramach e-Abonamentu, pozwala na zdalny dostęp do analiz sprzedażowych, finansowych i księgowych z poziomu przeglądarki internetowej oraz smartfonów z Windows Phone 8. Wymiana dokumentów między programami Subiekt oraz Rachmistrz i Rewizor może odbywać się online, przez internet. Funkcję tę warto wykorzystać, jeśli za nasze finanse odpowiada biuro rachunkowe.

Subiekt nexo to funkcjonalny program do obsługi sprzedaży w sklepach, hurtowniach, czy zakładach usługowych. Aplikacja ma wbudowane funkcje zarządzania gospodarką magazynową z rozdziałem na dokumenty handlowe i magazynowe. Program umożliwia np. wystawienie faktury z wielu dokumentów WZ.

Subiekt nexo wyposażono w rozbudowane moduły kartotek kontrahentów oraz towarów i usług. Istnieje możliwość prowadzenia zapisów z kontaktów z klientem (funkcje CRM) oraz przypisywanie indywidualnych cenników i poziomów rabatów. W Subiekt nexo zastosowano pełny rozdział dokumentów magazynowych i handlowych. Istnieje możliwość wystawiania FS dokumentów WZ. Program ma wbudowany moduł kasa-bank; umożliwia prowadzenie rozrachunków z klientami.

Z punktu widzenia firm prowadzących działalność handlową warto zwrócić uwagę na możliwość dowolnego kształtowania polityki cenowej, w tym możliwość przypisywania cenników do klientów. Cena oraz rabat mogą być określane w zależności od jednostki miary i wysokości progu sprzedaży.

Coraz większym zainteresowaniem przedsiębiorców cieszą się programy finansowo-księgowe dostarczane w modelu Software as a Service. W ramach miesięcznego abonamentu otrzymasz dostęp do funkcjonalnej aplikacji do fakturowania i prowadzenia uproszczonej księgowości (KPiR), obsługiwanej z dowolnego miejsca przez przeglądarkę internetową.

ifirma.pl - Darmowy program do faktur online to jedno z takich znakomitych narzędzi. Właścicielem serwisu jest Power Media. Aplikacja ma wbudowany moduł kartoteki kontrahentów i towarów. Umożliwia wystawianie faktur i rachunków dowolnego typu na podstawie indywidualnych szablonów dokumentów. Wszystkie wystawiane faktury są przechowywane w certyfikowanym archiwum, a wygenerowane dokumenty możesz szybko przesyłać do kontranentów przez internet w formie e-faktur.

Interaktywne raporty pozwolą ci zapoznać się z wynikami finansowymi firmy. Program wyposażono w intuicyjny kalendarz oraz system notatek, które pomagają zapanować nad terminami i sprawami do wykonania. Aplikacja integruje się z Allegro i najpopularniejszymi sklepami internetowymi m.in. Magento, Shoper i PrestaShop.

Dodajmy, że program do faktur to tylko podstawowe narzędzie udostępniane w serwisie ifirma.pl. Dla bardziej wymagających przedsiębiorców, spółka Power Media dostarcza aplikacje Księgowość internetowa (prowadzenie KPiR i ewidencji ryczałtowej), Biuro rachunkowe oraz Program magazynowy.

Najważniejszym konkurentem ifirma.pl jest serwis wfirma.pl. Oferta wfirma.pl obejmuje Program do fakturowania, Księgowość online, System magazynowy, aplikacje CRM oraz Kadry i Płace a także moduł Analizy, który pozwala ocenić efekty prowadzonej działalności przez pokazanie podsumowań poszczególnych kolumn KPiR z podziałem na okresy. Wszystkie te aplikacje dostarczane są w modelu SaaS, a zatem obsługiwane z poziomu przeglądarki internetowej.

Księgowość online to aplikacja dla przedsiębiorców rozliczających się w oparciu o KPiR. Aplikacja ma wbudowanych wiele przydatnych funkcji, które ułatwiają prowadzenie małej firmy. System automatycznie wypełnia pozycje KPiR księgując operacje gospodarcze związane z wystawaniem faktur, czy prowadzeniem magazynów. Na podstawie rodzaju operacji program tworzy nowy zapis w odpowiedniej w rejestrze VAT oraz aktualizuje stan magazynu. Księgowość online ma zaprogramowane schematy księgowe, które ułatwiają ewidencję zdarzeń gospodarczych, w tym księgowanie przychodów i kosztów. Jest to szczególnie przydatne w sytuacji, w której przepisy przewidują specyficzny przebieg rozliczeń np. sprzedaż materiałów budowlanych czy rozliczanie wydatków poniesionych na zakup mediów. Użytkownik wfirma.pl nie musi wówczas pamiętać o kruczkach w przepisach.

Program ułatwia prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (rozliczanie kilometrówek) oraz prowadzenie rozliczeń zakupu samochodu firmowego. Ma wbudowane funkcje automatycznego wyliczania podatków (PIT, VAT) oraz składek ubezpieczeniowych (ZUS). System umożliwia generowanie deklaracji rocznych PIT-36, PIT-36L i PIT-28. Przygotowane w programie deklaracje mogą być wysłane bezpośrednio do urzędu skarbowego przez internet, a deklaracje ubezpieczeniowe wyeksportowane do systemu Płatnik.

Każdy biznes jest inny, a każda branża wymaga stosowania indywidualnych rozwiązań. Na rynku znajdziesz różnorodne oprogramowanie, które wspomaga prowadzenie działalności handlowej, usługowej i produkcyjnej. Oprócz standardowych funkcji związanej z obsługą obszarów handlu i gospodarki magazynowej oraz finansów i księgowych, aplikacji te wspierają procesy zachodzące w firmach działających w różnych branżach. Do przeglądu wybraliśmy trzy tego typu aplikacje.

ProfiPIEK (SQL) to program do obsługi piekarni lub cukierni. Virtualny.BASEN & FITNESS to z kolei system do obsługi ruchu na basenach i obiektach rekreacyjnych. Z kolei aplikacja Kancelaria Prawna ułatwia prowadzenie (a jakże) kancelarii prawnej. Jakie specyficzne funkcje ma każda z tych aplikacji?

virtualny.BASEN & FITNESS to jedna z kilku aplikacji użytkowych firmy VIRTUAL, obok virtualny.HOTEL i virtualna.RESTAURACJA, zaprojektowanych do obsługi obiektów hotelowych, gastronomicznych i rekreacyjnych. Program jest prosty we wdrożeniu, a nauka kasjerów jego obsługi zajmuje tylko chwilę. W wielu przypadkach wystarczy zdefiniować cennik usług, aby rozpocząć pracę z systemem.

virtualny.BASEN & FITNESS umożliwia prowadzenie ewidencji sprzedaży na obiekcie rekreacyjno-sportowym (basenie, lodowisku, kortach itp.) Program pozwala na zdefiniowanie wielu cenników oraz różnych sposobów naliczania opłat za pobyt, w zależności od pory dnia i dnia tygodnia czy według strefy. Zapewnia pełną obsługę kasy, współpracuje z drukarkami fiskalnymi i czytnikami, umożliwia drukowanie dokumentów sprzedaży (fiskalne i niefiskalne).

Aplikacja obsługuje paski z transponderem, bramki na wejściu i przejścia między strefami (kołowrotkowe i uchylne) oraz szafki z systemem elektronicznego otwierania itp.  W virtualny.BASEN & FITNESS istnieje możliwość zdefiniowania dowolnej liczby szatni oraz grup szafek.

ProfiPIEK (SQL) firmy  MAGRES to zintegrowany system informatyczny dla piekarni i cukierni. Program przeznaczony jest dla zakładów dowolnej wielkości, wspomagając procesy zachodzące w obszarach produkcji,  sprzedaży, gospodarki magazynowej i księgowości.

ProfiPIEK (SQL) umożliwia ewidencję i rozliczanie produkcji w oparciu o plany produkcyjne, receptury i zamienniki. Aplikacja wspomaga procesy dystrybucji oraz usprawnia pracę kierowców dowożących wyroby piekarnicze i cukiernicze do hurtowni i sklepów (planowanie tras, dowody dostaw, faktury zbiorcze rozliczanie zwrotów itd.). ProfiPIEK (SQL) zawiera moduł FK, który umożliwia prowadzenie ewidencji księgowej w oparciu o KPiR oraz Księgi Handlowe. Współpracuje z urządzeniami fiskalnymi (drukarki, kasy) oraz czytnikami kodów kreskowych.

Program Kancelaria Prawna firmy Wolters Kluwer dostępny jest w trzech wersjach – Silver, przeznaczonej dla najmniejszych kancelarii,  Gold, odpowiedniej do obsługi średnich i dużych firm prawniczych oraz Platinum wzbogaconej o moduł zarządzania dokumentami (DMS).

Kancelaria Prawna Silver ma wbudowany moduł kontaktów, który pozwala na stworzenie wspólnej bazy danych adresowych klientów kancelarii. Wbudowana biblioteka umożliwia gromadzenie informacji o prowadzonych sprawach. Z kolei Moduł Czynności służy do rejestrowania wszystkich wykonywanych pracach na rzecz klientów, włącznie z czasem ich trwania, natomiast funkcja kalendarza ułatwia planowanie zadań do wykonania w pracy zespołów procesowych. Program umożliwia synchronizację kontaktów i terminów z programem Microsoft Outlook.

W wersji Gold program został rozbudowany o moduły analityczne i rozliczeniowe, które ułatwiają prowadzenie analiz oraz generowanie zestawień dotyczących np. czasu pracy i kosztów poniesionych w trakcie prowadzonych spraw, analizy przychodów z podziałem na klientów itd.