Dlaczego pracownicy nie używają narzędzi do współpracy?

Slack czy Hipchat to przykłady narzędzi, które potrafią znacząco usprawnić pracę w zespołach. Przedsiębiorstwa często po nie sięgają, ale pracownicy niejednokrotnie niechętnie się przyłączają i angażują. Dlaczego tak się dzieje?

Ponad połowa przedsiębiorstw przebadanych przez agencję G2 Crowd wdrożyła już którąkolwiek z usług typu Slack, a kolejne planują wdrożenie w ciągu najbliższych lat. Równocześnie w wielu przypadkach administratorzy zwracają uwagę na problemy z zainteresowaniem tymi aplikacjami pozostałych członków zespołów. Powodów, dla których tak się dzieje jest co najmniej kilka.

Księgowa potrzebuje arkusza kalkulacyjnego, administrator – edytora baz danych, a projektant – programu graficznego. Na pozór więc mało kto faktycznie potrzebuje aplikacji do pracy w grupie. W wielu przypadkach jest to myślenie błędne, ponieważ usługi tego typu pozwalają usprawnić pracę i zawęzić kontakty między pracownikami. Przyspieszają też wymianę informacji (także między działami). Jednym z podstawowych powodów trudności w angażowaniu osób jest więc niemówienie im, dlaczego mieliby chcieć skorzystać z takiej aplikacji.

Częstym problemem aplikacji do pracy w grupach jest nieprzyjazny użytkownikom interfejs. Warto więc zdecydować się na taką aplikację, która nie odstrasza, lecz jest intuicyjna w obsłudze. Jeśli cokolwiek ma skłonić pracowników do wymienienia klienta mailowego, WhatsAppa czy Twittera na nową aplikację, to musi ona być równie łatwa i przyjemna w użytkowaniu jak wcześniej wymienione.

Twórcy aplikacji do pracy w grupie często próbują się ścigać w tym, kto wymyśli najbardziej zaawansowane funkcje, które – teoretycznie – mają usprawnić wykonywanie zadań. W praktyce jednak pracownicy liczą na proste narzędzia, w których można wymienić się swoim zdaniem, wklejać linki czy udostępniać zdjęcia. Prezentując więc nową usługę nie warto zanudzać i zamęczać pracowników wymyślnymi funkcjami, lecz w prosty sposób pokazać im, jak szybko można się dzięki nim wymieniać informacjami.

Źródło: CIO