BeeOffice – sposób na zarządzanie zespołem i biurem z chmury

Autor jest Menedżerem Sprzedaży w BeeCluster; www.beeoffice.com

BeeOffice to pracujące w chmurze w modelu SaaS (Software as a Service) oprogramowanie służące do obsługi większość procesów administracyjnych w firmie. BeeOffice pracuje w środowisku prywatnej chmury obliczeniowej w oparciu o infrastrukturę Centrum Przetwarzania Danych Grupy BCC. Aplikacja służy do zarządzania typowymi sprawami biurowymi i procesami, które zazwyczaj nie wymagają jeszcze zastosowania oprogramowania klasy ERP, a w wielu firmach, niezależnie od wielkości, procesy te nie są informatyzowane ze względu na swoją pozorną „błahość” i zarządza się nimi zwykle prowadząc wpisy w arkuszach kalkulacyjnych, e-mailach lub notując zdarzenia w zeszycie. Chodzi tu o takie zdarzenia jak rezerwacja samochodu służbowego, sali konferencyjnej czy rzutnika, rozliczenia delegacji, składanie wniosków urlopowych, itp. Innymi słowy, BeeOffice jest oprogramowaniem pozwalającym na zarządzanie zasobami biurowymi i zespołem ludzkim w procesach, które nie są rejestrowane w firmowym systemie ERP, HR, CRM czy wewnątrz firmowym intranecie.

Jednym z elementów, który nie zawsze uwzględniany w firmowych zasobach IT jest przedstawiony w sposób czytelny schemat struktury firmy powiązany z listą pracowników poszczególnych działów wraz z opisem powiązań służbowych i zakresem odpowiedzialności, czyli innymi słowy, firmowe „who is who”. Najczęściej w firmowych sieciach dostępne są nic nie mówiące spisy telefonów i adresów e-maili do poszczególnych osób. System BeeOffice pozwala na przejrzyste zobrazowanie struktury firmy wraz z opisaniem stanowisk, pracujących na nich osób i udostępnieniem fotografii, ułatwiającej choćby znalezienie kolegi z innego działu, którego nie mieliśmy okazji wcześniej osobiście poznać.

Centralnym elementem systemu BeeOffice jest właśnie wspomniana przed chwilą struktura organizacyjna i lista pracowników znajdująca się w module „Pracownicy i struktura”. Na podstawie zawartych w tym module informacji BeeOffice rozpoznaje zależności przełożeni-podwładni, co pozwala na automatyczne znajdowanie właściwych ścieżek akceptacji (np. dla wniosków zakupowych). Wybór innych modułów i funkcji zależy od potrzeb i preferencji firmy. Nieużywane funkcje można „ukryć” – nie będą widoczne dla użytkowników, którzy z nich nie korzystają. Jednak w każdej chwili, można je udostępnić użytkownikom BeeOffice.

2 godz./tydzień – tyle czasu poświęca pracownik dużej firmy na zidentyfikowanie i dotarcie do właściwych osób w firmie, do których powinien się zwrócić z danymi sprawami.

Jak można zauważyć, moduł „Pracownicy i struktura” pełni dwojaką funkcję w systemie – z jednej strony jest jądrem aplikacji, niezbędnym do uruchomienia pozostałych modułów BeeOffice (ponieważ tutaj składowane są informacje o pracownikach i relacjach między nimi), z drugiej strony stanowi funkcjonalność, która sama w sobie jest bardzo przydatna w organizacji. Moduł ten jest też odzwierciedleniem struktury organizacyjnej, a jednocześnie zbiorem informacji o ludziach, którzy ją tworzą. Każdy pracownik ma tu przypisane stanowisko, funkcje oraz informacje takie jak numery telefonów czy pokoju. Każde stanowisko ma przypisanego pracownika, dzięki czemu zawsze wiadomo, kto jest kim w firmie, pod kogo podlega i jak się z nim skontaktować.

Struktura organizacyjna prezentowana jest w formie przejrzystego edytowalnego i i interakcyjnego drzewka. Istnieje możliwość wyszukiwania oraz przypisania pracowników do zespołów i stanowisk w strukturze firmy. Wyświetlana jest też lista alfabetyczna z podstawowymi informacjami o wszystkich pracownikach w postaci jednej zwartej tabeli oraz dająca możliwość sortowania wyświetlanych danych oraz wyszukiwania po nazwisku, nazwie stanowiska lub ich fragmencie, a także po zdefiniowanych etykietach. Program pozwala na przejścia do widoku i edycji danych szczegółowych wybranego pracownika bezpośrednio z tabeli oraz na podgląd miejsca danego pracownika w strukturze firmy.

W programie przechowywane są takie informacje jak lokalizacja, numeru telefonu, urządzeń oddanych do dyspozycji, wykorzystywanych licencji IT, danych HR, załączników itp. Odpowiednie dane dostępne do wglądu lub edycji tylko dla uprawnionych pracowników, a dla lepszego odzwierciedlenia struktury firmy istnieje możliwość nadawania własnych nazw stanowiskom, działom itp. Istnieje też możliwość zdefiniowania dowolnej liczby dodatkowych cech użytkownika w formie kolorowych etykiet z możliwością wyszukiwania i filtrowania po nich pracowników. Całość może być wyeksportowana do arkuszy Excela. Istnieje również możliwość integracji z systemami ERP, HR czy FK, które są już wykorzystywane w danej firmie.

Pozostałe dostępne standardowo moduły w pakiecie BeeOffice to „Terminarz”, „Urlopy”, „Delegacje”, „Rezerwacje”, „Zapotrzebowania”, „Urządzenia”, „Samochody” oraz „Licencje IT”. Pierwszy z nich, „Terminarz” to narzędzie do zarządzania aktywnościami pracowników. Umożliwia planowanie zadań, wgląd w poszczególne aktywności oraz rozliczanie czasu poświęconego na konkretne projekty, działania czy klientów. Funkcja pozwalająca na określanie własnych działań jak na kontrolę działań pozostałych pracowników.

W module „Terminarz” istnieje możliwość dowolnego definiowania zadań (projektów, klientów) i ich grupowania w celu łatwego odzwierciedlenia różnych rodzajów działalności, wyboru stopnia szczegółowości okien czasowych – planowanie pracy na dni lub godziny (w zależności od stosowanego w zespole modelu planowania i rozliczania czasu pracy), filtrowania danych umożliwiające wybranie odpowiednich osób i przedziału czasowego, które będą pokazywane w tabeli. Wszystkie informacje są przedstawiane na pomocą interakcyjnej tabeli z aktywnościami pracowników w zadanym okresie (przeszłymi, bieżącymi i planowanymi), a bezpośrednio z tabeli można wejść w opcję podglądu i edycji szczegółów danej aktywności.

5-10% – tyle czasu pracy każdy z nas poświęca na ustalenie miejsca przebywania i terminu dostępności współpracowników.

Edycję podstawowych informacji da się dokonać z poziomu terminarza i wglądu w rozszerzone informacje o wybranym zadaniu bezpośrednio pod nim. Istnieje możliwość przypisania do poszczególnych zadań, projektów, klientów takich atrybutów jak: osoba odpowiedzialna, czas trwania, numer MPK itp. W systemie następuje automatyczne przypisanie czasu poświęconego na zadania do wskazanych MPK. Przełożeni mogą mieć przydzielone uprawnienia do planowania działań w terminarzach podwładnych, a integracja z modułem „Urlopów” pozwala na łatwą weryfikację, czy dana osoba jest w pracy, czy na urlopie. Ponadto system blokuje wniosek urlopowy w przypadku kolizji w czasie z zaplanowanymi już działaniami, a przed akceptacją wniosku urlopowego przełożony ma przejrzystą informację o osobach dostępnych „na zastępstwo”. Mechanizm akceptacji umożliwia też zablokowanie edycji przeszłych okresów, na przykład po rozliczeniu pracy w danym okresie.

Moduł „Urlopów” umożliwia obsługę całego procesu akceptacji i kontroli wykorzystania urlopów online, bez konieczności używania dokumentów papierowych. Dzięki modułowi „Urlopu” z systemu BeeOffice firma lub zespół ma możliwość tworzenia, wyświetlania i modyfikacji planu urlopów w formie prostej tabelki. Dane o urlopach są dostępne dla wszystkich uprawnionych w „Terminarzu”. Każdy pracownik może szybko sprawdzić, ile urlopu i jakiego typu już wykorzystał, a ile dni wolnego pozostało mu do dyspozycji. Proces akceptacji przebiega automatycznie, zgodnie ze zdefiniowanym mechanizmem workflow, a przełożony otrzymuje informację o wniosku czekającym na zatwierdzenie.

Funkcjonalność modułu „Delegacji” skupia się wokół samoobsługowego formularza dostępnego online dla pracownika, przełożonego i księgowości. W tym jednym miejscu odbywa się cały proces planowania podróży służbowej, rozpatrywania jej przez przełożonego oraz rozliczania kosztów. Pracownik sam wprowadza wszystkie dane związane z delegacją, takie jak cel biznesowy, czas, miejsce docelowe, koszty itp. Jeśli w jest to wymagane, wniosek może zostać automatycznie przekazany do przełożonego lub innej osoby, która zatwierdza możliwość odbycia podróży służbowej.

2 godz. – tyle czasu pracy (w sumie – delegowanego pracownika, przełożonego, księgowości) średnio zajmuje obsługa i rozliczenie jednej podróży służbowej.

Po powrocie z delegacji pracownik uzupełnia formularz o faktycznie poniesione koszty. Może też dołączyć skany faktur i inne konieczne dokumenty. Następnie wniosek znów trafia do zatwierdzenia do odpowiedniej osoby lub osób. Formularz delegacji umożliwia również przypisanie procentowe kosztów delegacji do odpowiednich miejsc powstawania kosztów, np. projektów. Po uzyskaniu koniecznych akceptacji formularz staje się podstawą do wypłacenia zwrotu kosztów delegacji pracownikowi. Jeśli firma korzysta również z modułu Samochody, koszt paliwa automatycznie zostanie przypisany do odpowiedniego auta (prywatnego lub służbowego).

Moduł „Rezerwacje” pozwala na sprawne zarządzanie zasobami używanymi przez pracowników: salkami szkoleniowymi, rzutnikami, zestawami GPS itp. W każdej chwili wiadomo, jaki zasób jest wolny, kto dokonał rezerwacji oraz jak wyglądało jego wykorzystanie w przeszłości. Moduł „Rezerwacje” pozwala nie tylko rezerwować zasoby firmowe w imieniu własnym bądź współpracowników, ale również daje możliwość oceny, w jaki sposób konkretne zasoby czy urządzenia są wykorzystane w firmie - np. łatwo sprawdzić ile dni w roku korzystano z rzutnika, czy opłaca się utrzymywać mieszkanie firmowe, czy może biorąc pod uwagę jego zajętość, tańsze byłoby korzystanie z hoteli.

Co ważne, wszyscy pracownicy w każdej chwili mają dostęp do informacji o wolnych zasobach, a jeśli ich potrzebują, to mogą je rezerwować nawet będąc w domu, 24 godz. przez 7 dni w tygodniu. System wysyła e-mailowe powiadomienia o dokonaniu bądź zmianie rezerwacji, a rezerwacje dokonywane są z dokładnością do 5 minut bądź doby. Przydatna jest też opcja grupowania zasobów ułatwiająca wyszukiwanie elementów, które chcemy zarezerwować.

10% – średnio tyle czasu przeznaczonego na spotkanie biznesowe zajmują kwestie organizacyjne (np. znalezienie i przygotowanie odpowiedniej sali, zlokalizowanie i podłączenie rzutnika itp.).

Moduł „Zapotrzebowań” pozwala na pełną obsługę procesu składania i akceptacji zapotrzebowań. BeeOffice informuje decydenta – którego zna ze struktury organizacyjnej – o pojawieniu się nowego zapotrzebowania wymagającego podjęcia decyzji: akceptacji, bądź odrzucenia. W każdej chwili możliwy jest wgląd w aktualny status oraz sprawdzenie dla dowolnego zapotrzebowania, kto i kiedy je złożył, kto wykonał kolejne kroki na ścieżce akceptacji. Oczywiście dostępna jest informacja o wartości zapotrzebowań za dany okres lub dla danego zespołu/osoby w złotych również dla zapotrzebowań wprowadzanych w walutach – automatyczne przeliczanie kursów walut.

System BeeOffice gromadzi w jednym miejscu pełną informację o urządzeniach wykorzystywanych przez pracowników, historii ich wydań i zwrotów. Dodatkowo daje możliwość generowania i drukowania dedykowanych dokumentów wydania i zwrotu konkretnych urządzeń. Moduł „Urządzenia” pozwala na obsługę procesu zarządzania firmowym sprzętem przekazywanym użytkownikom, np. laptopami, telefonami, kartami wejściowymi. Istnieje możliwość wydruku protokołów przekazania, zwrotu lub zniszczenia urządzenia, a informacja o urządzeniach nieprzypisanych do pracowników, czyli takich, które powinny znajdować się w magazynie jest natychmiast dostępna.

Całe zarządzania urządzeniami jest uporządkowane dzięki wykorzystaniu jednoznacznych definicji typów urządzeń. Możliwe są definiowanie własnych cech urządzeń w celu dodatkowej kategoryzacji oraz eksport informacji o urządzeniach do plików Excela do dalszych szczegółowych analiz.

Średnio 1200 na rok rozliczeń aut służbowych i prywatnych dokonuje się w firmie z 50 samochodami używanymi w celach służbowych.

Moduł „Samochody” jest nie tylko baza informacji o autach firmowych, ale przede wszystkim narzędziem do automatycznego rozliczania zużytego przez nie paliwa na podstawie informacji wprowadzonych przez pracowników do delegacji. BeeOffice pozwala na zarządzanie przypisaniem i przekazywaniem aut firmowych pracownikom, gromadzi informacje opisujące dane auto, automatyczne pobiera informacje o ilości zużytego w danej delegacji paliwa na podstawie danych o spalaniu w definicji auta i liczbie przejechanych kilometrów, automatyczne liczy ryczałt (kilometrówki) za wykorzystanie auta prywatnego do celów służbowych. Istnieje możliwość importu danych o tankowaniu aut służbowych z kart paliwowych.

Ostatni ze standardowo dostępnych modułów to moduł „Licencje IT”. Przeznaczony jest on do zarządzania dostępnymi w firmie licencjami na oprogramowanie. W BeeOffice definiowana jest lista dostępnych licencji, ich zakupy, wydania i zwroty. W każdej chwili można sprawdzić, kto daną licencję posiada, kto ją wydał oraz ile i jakich licencji IT jest wykorzystywanych w firmie.

Zatrudniając nowego pracownika, łatwo ocenić czy należy zakupić nową licencję, czy można skorzystać z już wcześniej zakupionych, otrzymanych w ramach partnerstwa lub przypisanych do komputera.

• system rezerwacji sal, urządzeń i innych współdzielonych zasobów pozwala na lepszą organizacja pracy, uniknięcie sporów pomiędzy pracownikami, a także oszczędności zakupowe (np. decyzja czy należy kupić nowy rzutnik, na podstawie danych historycznych o wykorzystaniu dostępnego sprzętu)
• obsługa akceptacji zapotrzebowań na zakupy pozwala na lepszą kontrola kosztów zakupów i ustalenie jednoznacznej ścieżki akceptacji tych kosztów
• e-wnioski urlopowe i elektroniczne rozliczenie delegacji pozwalają na zmniejszenie liczby papierów i szybszy przepływ informacji – zarówno do przełożonego (o nowych wnioskach), jak i pracowników (o rozliczeniu delegacji czy zgodzie na urlop)
• zarządzanie licencjami na oprogramowanie IT pozwala na wprowadzenie porządku w posiadanych licencjach i zapewnienia legalność wykorzystywanego w firmie oprogramowania. Jest to także sposób na uniknięcie zakupów niepotrzebnych licencji