Narzędzia finansowo-księgowe – w chmurze i na dysku

Jednymi z najważniejszych procesów biznesowych w przedsiębiorstwie są procesy związane z przepływem środków finansowych. Z kolei, aby sprawnie zarządzać tymi procesami należy dysponować oprogramowaniem, które pozwoli na łatwe, szybkie i pewne prowadzenie takich działań, takich jak fakturowanie, księgowość, organizacja informacji o partnerach i klientach czy obsługa kadrowa zatrudnionych pracowników. Oprogramowanie takie musi umożliwiać skupienie się się na podejmowaniu właściwych działań i decyzji, dając przy tym pewność że całe zaplecze finansowo-księgowe jest w stu procentach bezpieczne, a prowadzone operacje są zgodne z obowiązującym prawem  i przepisami podatkowymi.

Innymi słowy, od wyboru oprogramowania właściwego dla wielkości, profilu i… koniec końców,  budżetu firmy wiele zależy, a nietrafiona decyzja może mieć wpływ na sprawne funkcjonowanie firmy, zatem warto gruntownie procesy biznesowe występujące w firmie i ustalić zakres oczekiwań, jaki będziemy mieć w stosunku do programu, z którego korzystać będziemy przez wiele lat.

Nawet w przypadku, kiedy zdajemy się na outsourcing usług finansowo-księgowych, to i tak fakturę czy paragon trzeba wystawić w odpowiednim terminie, trzeba zachować możność szybkiego kontaktu z klientem, mieć widzę o jego wcześniejszych zakupach, usługach z jakich korzystał. Usługi lub towary warto mieć, skatalogowane, posiadać aktualną wiedzę na temat zasobów magazynowych, planowanych dostawach, i dostępności oferty dla klienta. Zapewnienie tych funkcji to rozsądny zakres oczekiwań, jakie powinniśmy mieć wobec oprogramowania finansowo-księgowego. Bardzo przydatna jest również możliwość śledzenia rozrachunków z klientami, dostawcami i urzędami. Pozwala to unikać niepotrzebnych problemów z fiskusem i sprawnie zarządzać płynnością finansową.

Najlepsza aplikacja to taka, która zapewnia inteligentną komunikację w ramach wszystkich prowadzonych działań oraz procesów – np. raz wprowadzone dane klienta będą przechowywane i dostępne zarówno do pozyskiwania informacji o jego aktywności czy stanie rozrachunków. Z drugiej strony informacje o transakcjach zapiszą się w odpowiednim miejscu w sekcji księgowej – informacja o przychodzie, VAT, podatek dochodowy. Podobnie z transakcjami zakupu, które również generują koszt i powiązania podatkowe. Pozostaje jeszcze aspekt wynagrodzenia pracownika realizującego sprzedaż. Informacja o jego aktywności jest często niezbędna do prawidłowego naliczenia wynagrodzenia. Tu pojawia się kolejne ogniwo – pracownik. Dane o nim również powinny być gromadzone: absencja, jej rodzaj, świadczenia, wynagrodzenie – jego naliczanie, rozrachunki z pracodawcą, urzędem, ZUS. Informacje takie powinny przełożyć się m.in. na transfer do pozycji kosztów, rozrachunków podatkowych. 

W gąszczu takich informacji można się zgubić, dlatego tym cenniejsze jest generowanie zestawień, które ułatwią nam zarządzanie: program sam zbierze i pogrupuje stosowne informacje i pozwoli wygenerować odpowiedni raport czy też formularz rozliczeń z właściwymi organami (urząd skarbowy, ZUS). Kluczowe jest zapewnienie dostępu do aktualnych formularzy, dostosowanych do zmieniających się przepisów i wymogów. Gwarancja odpowiedniego czasu aktualizacji względem przepisów powinna być ujęta w umowie z dostawcą, podobnie jak zapewnienie wsparcia technicznego, a najlepiej i merytorycznego.

Już w momencie wyboru należy być przygotowanym na ewentualność zmiany aplikacji – jest to decyzja trudna, aczkolwiek zdarza się nie tak rzadko, np. w związku z koniecznością ujednolicenia systemów z nowym partnerem.

Dobry program to taki, który zapewni możliwość eksportu i importu danych, które w późniejszym kroku będzie można wykorzystać w innych aplikacjach.

Kwestia kluczowa to także bezpieczeństwo operacji i dokumentów. Wielopoziomowy dostęp do funkcji czy modułów oraz możliwość wykonywania kopii zapasowych (nierzadko w tle – bez udziału intencyjnego użytkownika) pozwoli zabezpieczyć dane przed ich utratą czy to w skutek awarii, czy w wyniku złej woli.

Dodatkowe aspekty to doświadczenie producenta na rynku, ale też. np. obsługa usług kurierskich, wersje mobilne aplikacji, integracje z systemami e-commerce.

Wiadomo, iż kompleksowe programy są rozwiązaniem kosztownym, jednak obecnie można znaleźć na rynku sporo systemów funkcjonujących samodzielnie przeznaczonych głównie dla małych i średnich firm oraz systemów modułowych, które można dopasować do potrzeb konkretnej firmy. Modułowość aplikacji pozwala na stopniowe rozwijanie działania i dostosowywanie ich zakresu do rodzaju biznesu. Istnieje możliwość poruszania się pomiędzy programami do fakturowania, księgowania, prowadzenia magazynu, zarządzania klientami – CRM, prowadzenia kadr, płac i księgowości.

Warto zwrócić uwagę na fakt, iż obecnie klient ma do wyboru aplikacje, które są dostępne w „chmurze”. Część z nich jest dostępna jako serwisy prowadzone i nadzorowane przez podmioty wyspecjalizowane w obsłudze firm prowadzących działalność gospodarczą, inne są dostępne jako aplikacje, które można używać na zasadzie korzystania z nich, tak jak z innych narzędzi biurowych, z tą różnicą, że możliwe jest dokonanie wyboru czy chcemy mieć aplikację dostępną 24 h na dobę czy też korzystać tylko cyklicznie w miesiącu w określonym przedziale czasu, np. 8h. Co najważniejsze większość oferentów serwisów czy wprost aplikacji gwarantuje bezpieczeństwo danych, regularne back-up’y, dostęp do danych on-line 24h na dobę i ma serwery na terenie kraju, co pozwala sprawować kontrolę nad obiegiem informacji. Jednakże decydując się na rozwiązania „chmurowe” zawsze należy zaznajomić się z  oferowanymi poziomami zabezpieczeń, gwarancjami dostępności systemów i obowiązkami jakimi siebie obciąża dostawca. To właśnie obawy o bezpieczeństwo – tak z obszaru stabilności działania oraz przede wszystkim co do zachowania tajności danych i operacji są wciąż główną barierą powstrzymująca przed masową migracją obsługi finansów w MSP do chmury IT. Na ile te obawy są sensowne? Jako odpowiedź na to pytanie można przytoczyć fakt, że wiele osób korzysta dziś z powodzeniem z dobrodziejstw e-bankowości, a te usługi prowadzone są właśnie w modelu chmurowym, w którym bezpieczeństwo danych jest kluczowym elementem umożliwiającym prowadzenie tej usługi.  

Według prognoz agencji analitycznej IDC na podstawie badań rynku w Europie, do końca roku 2016 ponad połowa księgowości wszystkich firm zostanie przeniesiona do Internetu. Proces ten nabiera rozpędu i jest szczególnie widoczny wśród małych i średnich przedsiębiorstw, które mogą łatwiej przeprowadzić zmiany czy migrację systemów, oraz są bardziej zorientowane na maksymalna optymalizację i oszczędności. Poza tymi korzyściami mówi się też o spowodowanych przez ten proces dużych zmianach w prowadzeniu biznesu i legislacji, które dzieją się na naszych oczach. Podpis elektroniczny do akceptacji rozliczeń czy zdalna obsługa bankowa przez komunikatory to usługi i procesy biznesowe, które były nie do pomyślenia jeszcze kilka lat temu.

Spośród szerokiej oferty rynkowej każda firma może wybrać coś dla siebie i dopasować oprogramowanie finansowo-księgowe do swojego profilu działalności i aktualnych potrzeb. Polski rynek oferuje kilka serwisów księgowości internetowej, niemniej warto zaznaczyć, że czołowe pakiety różnią się od siebie w niewielkim stopniu. Ma to swoje dobre strony – „rywalizacja” podnosi jakość usług, na czym zyskuje klient.

Do kryteriów wyboru należy nie tylko sama aplikacja, ale też to jaki styl pracy preferujemy – mobilny, stacjonarny, czy potrzeba integracji danych z rozproszonych lokalizacji.

I tak mała firma rodzinna nie musi zajmować się obsługą procesów kadrowych, na ogół prowadzi uproszczoną księgowość w postaci księgi przychodów i rozchodów, rozliczenia z fiskusem. Dla takiej działalności podstawowym narzędziem będzie aplikacja umożliwiająca prawidłowe rozliczenia z urzędem skarbowym i ZUS, a także program do fakturowania. Tu z ofertą świetnie wpasowują się serwisy inFakt,  iFirma, Ramzes  lub Mała Księgowość.

Najprostszą, ale i najmniej rozbudowaną wydaje się być produkt firmy inFakt - „Księgowość Self Service”. Jest to wygodny instrument do samodzielnej księgowości dedykowany dla podmiotów prowadzących  jednoosobową działalność gospodarczą i nie będących  stroną umowy spółki cywilnej, ponadto rozliczają się w oparciu o Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR), nie zatrudniającą pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy oraz nie prowadzą działalności polegającej na świadczeniu usług transportowych.

„Księgowość Self Service” pozwala na utworzenie dowolnej liczby dokumentów i baz klientów. Narzędzie spełnia podstawową funkcję jaką jest generowanie KPiR - pozwala na  obliczenia podatku dochodowego według skali podatkowej lub podatku liniowego, drukuje rejestry sprzedaży i zakupów VAT; deklaracje VAT,  ZUS w formie pliku, który może zostać zaimportowany do programu Płatnik. Cennym uzupełnieniem jest zapewnienie wsparcia telefonicznego oraz e-mail profesjonalnych księgowych, zatrudnionych przez usługodawcę. Cena za korzystanie wynosi  ok. 29 zł miesięcznie,

Podobny program dostarczany przez iFirmę –„Księgowość internetowa” - dedykowany jest dla firm z sektora MSP, jednoosobowych działalności gospodarczych oraz firm działających w ramach spółki osobowej. Umożliwia  wygodne prowadzenie KPiR on-line nawet dla mniej doświadczonych w tym zakresie przedsiębiorców. W ramach tego serwisu możliwe jest darmowe weryfikowanie dokumentów i pomoc ekspertów. Aplikacja automatycznie księguje dokumenty, eliminując możliwość popełnienia błędu, a gotowe formularze poprzez e-deklaracje wysyła do urzędów. Dodatkowym plusem jest fakt, iż wystawione faktury (Moduł Faktury jest dostarczany bezpłatnie) lub rachunki do klientów można wysłać bezpośrednio z aplikacji mailem lub skorzystać z dodatkowej usługi wydruku, zapakowania i wysyłki dokumentów pocztą. Program zapewnia dostęp do dokumentów z każdego miejsca, poprzez wsparcie dla urządzeń mobilnych. Dobrze zbudowany system pomocy, oznacza, że zawsze można liczyć na pomoc ekspertów księgowych poprzez telefon, czat, e-mail. Sam serwis zapewnia dodatkowo ciekawy system pomocy w postaci poradników, instrukcji, filmów i FAQ, w którym można znaleźć wiele użytecznych porad. Z „Księgowości internetowej” można korzystać w cenie od 37,50 zł miesięcznie.

Można zadać sobie pytanie: czy przedstawione rozwiązanie korzystania z usług on-line jest wygodne i przede wszystkim bezpieczne? Przytoczmy kilka faktów na przykładzie iFirmy. Korzystanie z aplikacji jest możliwe z niemal dowolnego urządzenia mającego dostęp do Internetu – tablet, smartfon, notebook, nie wspominając o tradycyjnym PC. Aplikacje dostarczane są z wykorzystaniem znanych i sprawdzonych systemów jak np. Oracle, Hewlett Packard, Apple oraz systemów open source jak Java, Scala itp.

Przedstawione cechy są charakterystyczne dla większości profesjonalnych dostawców usług księgowych lub aplikacji oferowanych w „chmurze”.

Dostęp do aplikacji i do danych jest poprzedzony logowaniem oraz podaniem hasła, które spełniają predefiniowane szczególne wymagania bezpieczeństwa. Wszelkie transmisje i transfery danych są zabezpieczone certyfikatem SSL oraz kluczem szyfrującym zgodnym z AES. Dane są automatycznie zapisywane na dwóch niezależnych serwerach zlokalizowanych w różnych położeniach geograficznych. A na potwierdzenie powyższych cech należy dodać że z produktów księgowości on-line korzystają nawet instytucje bankowe jak np. Alior Bank, mBank, BZWBK czy Deutsche Bank. Zresztą sami coraz chętniej powierzamy swoje finanse korzystając z bankowości internetowej często nie zastanawiając się na wszystkimi opisanymi aspektami. A przecież księgowość on-line, to nic innego jak bankowość w chmurze!

Produkty z grupy aplikacji firmy Ramzes w wersjach podstawowych – dla jednej firmy, na jeden komputer – to kolejne sensowne rozwiązanie dla mikroprzedsiębiorstw. Wychodząc z założenia, że mało która księgowa „zna się na komputerze” producent postawił na prostotę w zakresie instalacji i obsługi. Aplikacje mają niewielkie wymagania sprzętowe i są instalowane na komputerze przedsiębiorcy.  Dostawca standardowo zapewnia podstawowe wsparcie techniczne oraz darmowe przeszkolenie. Dodatkowo do większości pakietów  dołączane są bonusy w postaci poradników serwisowych i e-modyfikacje aplikacji. Pakiety aplikacji dedykowane dla małej firmy to np.:

Mikrofirma usługowa – pakiet składa się z trzech aplikacji „Ramzes” pozwalających na prowadzenie KPiR lub rozliczanie Ryczałtu, prowadzenie sprzedaży oraz zapewnienie bezpieczeństwa operacji. Cena jednorazowa zakupu to koszt od 298 zł Dla nieco rozbudowanej działalności handlowej wymagającej magazynu Ramzes posiada pakiet „Innowacyjna mikrofirma”, w którym oprócz wyżej przedstawionych możliwości dodatkowo dostępny jest moduł obsługi magazynu i co bardzo wygodne – moduł e-deklaracje, umożliwiający wysyłkę deklaracji elektronicznie. Jednorazowa cena pakietu na rok 2013 zaczyna się od 368 zł natomiast trzeba liczyć się z późniejszymi kosztami aktualizacji .

Firma Ramzes posiada w swojej ofercie również samodzielne programy, których zakup może okazać się korzystny w niektórych przypadkach, jednak pakiety – z reguły są elastyczniejszym, perspektywicznym wyborem.

Program Mała Księgowość „Rzeczpospolitej”, także jest instalowany na komputerze i został stworzony z myślą o małych i średnich firmach rozliczających się z podatku dochodowego od osób fizycznych na zasadach ogólnych (KPiR), jak i na zasadach ryczałtu ewidencjonowanego (Księga Przychodów), dla firm będących podatnikami podatku od towarów i usług VAT oraz prowadzących i rozliczających niewielką liczbę pracowników. Ta aplikacja jest najbardziej zaawansowana spośród opisanych. Poza prowadzeniem KPiR, jej wydrukiem oraz wydrukiem zestawień na podstawie dokonanych wpisów, program umożliwia także rozliczenie podatku dochodowego dla dowolnej ilości wspólników, prowadzenie ewidencji przejazdów prywatnym samochodem do celów służbowych oraz jego rozliczeniem. Ponadto aplikacja pozwala na generowanie wszelkich niezbędnych formularzy zarówno dla rozliczeń z US jak i ZUS. Co również interesujące, umożliwia ona prowadzenie ewidencji wyposażenia oraz środków trwałych wraz z naliczaniem odpisów amortyzacyjnych i remanentem rocznym. Daje również pełne narzędzia do zarządzania niewielką liczbą pracowników – generuje kartoteki pracowników, listy płac, formularze podatkowe PIT, eksportuje dane do programu „Płatnik”. Program radzi sobie również z fakturowaniem i prowadzeniem magazynu wraz z generowaniem dokumentów takich jak PZ, PW, WZ, RW. Ułatwia kontrolę nad rozrachunkami.

Możliwość tworzenia skompresowanych kopii baz danych na dysku twardym lub innym nośniku oraz ich odbudowy (indeksowanie baz danych), automatyczne generowanie kopii bezpieczeństwa oraz możliwość zabezpieczenia programu hasłem to kolejne ważne cechy oferowane przez dostawcę. Na koniec warto jeszcze dodać, iż program umożliwia eksportowania danych do pliku HTML lub XML. Strona z kompletem funkcjonalności: . Cena aplikacji - od 49 zł. Opłata zawiera pełną aktualizację do końca 2013 roku, trzeba się jednak liczyć z wykupieniem aktualizacji na kolejne okresy.

Mała firma - np. transportowa - zatrudniająca ok. 10 pracowników, oprócz opisanych narzędzi do rozliczania z fiskusem będzie potrzebowała dodatkowego wsparcia narzędziowego w zakresie obsługi klientów i własnych pracowników. Tu z pomocą śpieszą aplikacje lub moduły aplikacji oferujące rozliczenia płacowo-kadrowe oraz CRM (ang. Customer Relationship Management) - Zarządzanie relacjami z klientami). Koniecznie trzeba zwrócić uwagę na sekcję pozwalającą rozliczać poszczególne środki transportu w zakresie zużycia paliwa, przebiegu kilometrów, napraw, rozliczenia i prawidłowej ewidencji leasingu itp. Co prawda większość programów to umożliwia, ale można wciąż można trafić na takie bez takiego wsparcia, np. aplikacja firmy Ramzes oferuje tylko rozliczenia kilometrówki.

Firmie prowadzącej handel lub współpracującej ze sklepami internetowymi oprócz funkcji pozwalającej na prowadzenie KPiR dodatkowo przydatny będzie program CRM oraz e-magazynowanie, a firmie prowadzącej działalność produkcyjną – rozliczenia produkcji. Dla takich biznesów na pewno początkowym wsparciem może być co prawda opisana „Mała Księgowość”, jednak nie zawiera ona profesjonalnie przygotowanego CRM, nie współpracuje też ze sklepami internetowymi.

Firmami oferującymi bogatsze rozwiązania pozwalające sprostać wymaganiom nieco większych firm są np. aplikacje firmy Reset, Insert.

Firma Reset w serii Standard oferuje cały szereg zintegrowanych narzędzi obsługujących finanse, księgowość i kadry. R2faktury jest programem komputerowym przeznaczonym do obsługi sprzedaży oraz magazynu. W odróżnieniu od innych programów fakturujących (często dostarczanych gratis), ten oprócz wystawiania faktur i ich rozliczania pozwala prowadzić magazyn i wystawiać dokumenty magazynowe jak PZ, MM, WZ, RW, PR. Płatności rozlicza przy pomocy raportów kasowych i bankowych. Prowadzi rozrachunki z kontrahentami, także z tymi trudnymi - pomagając w windykacji należności oraz ograniczając obrót z takimi, do których straciliśmy zaufanie. Statystyki i definiowalne zestawienia są pomocne w planowaniu. Obsługuje w 100% polecenia przelewów bankowych, a modułowa konstrukcja umożliwia współpracę z innymi aplikacjami dostawcy. 

Tym samym zapisy transakcji mogą być powiązane z kolejną aplikacją - R2księga. Jest to program wspomagający kompleksowe prowadzenie księgowości w formie KPiR bądź ryczałtowej ewidencji przychodów. Jak większość podobnych narzędzi pozwala na prowadzenie wszystkich wymaganych ewidencji oraz na pełne rozliczenie firmy i jej właścicieli z urzędem skarbowym. Jest łatwy w obsłudze, samo wprowadzanie danych może być wykonywane przez dowolnego pracownik (np. stażystę), a ich zatwierdzania robione jest przez księgową z odpowiednimi kompetencjami, która również sprawdzi dane i zamknie  rozliczenia.  

Opcjonalnym uzupełnieniem prowadzenia rozliczeń może być aplikacja R2przelew – program dedykowany do drukowania i ewidencjonowania bankowych poleceń przelewów oraz dowodów wpłat. Dodatkowo umożliwia eksport przelewów do plików w formatach akceptowanych przez większość banków - stanowi tym samym doskonałe uzupełnienie systemów typu Home Banking.

Majątek firmy można ewidencjonować w programie R2środki. To, co ciekawsze to fakt, iż dzięki możliwości parametryzacji przystosowanie systemu do metod amortyzacji stosowanych w danej firmie jest prostym zadaniem. Proces dokonywania odpisów i ich księgowania jest zautomatyzowany.

Całość dopełnia aplikacja R2płatnik - w pełni funkcjonalny program kadrowo-płacowy, który umożliwia kompletne prowadzenie kadr, naliczanie wynagrodzeń zgodnie z aktualnymi przepisami oraz automatyczne rozliczenia z urzędem skarbowym i ZUS.

Wszystkie wymienione aplikacje, jeśli są zainstalowane na jednym komputerze, współdzielą jedną bazę danych. Ich jednorazowe ceny zakupu kształtują się od 105 zł za R2środki i R2przelew, oraz od 116 zł za R2płatnik i od 157 zł za R2księga. Ceny zawierają roczną darmową aktualizację jednak po tym okresie, chcąc zapewnić sobie gwarancję aktualności należy uiścić dodatkowe opłaty. Producent deklaruje zapewnienie bieżącej aktualizacji, serwis, możliwość archiwizacji danych, a w przypadku zakupu pełnej serii rabaty.

Podobnie, alternatywnym wsparciem w prowadzeniu firmy może być Grupa programów Insert. Poszczególne aplikacje - moduły także można wykorzystywać samodzielnie lub „dobudowywać” kolejne funkcjonalności poprzez wykupienie następnych. Bazowym produktem niezbędnym dla każdego przedsiębiorcy jest  program „Rachmistrz GT” – system obsługi uproszczonej księgowości. Program dedykowany jest firmom prowadzącym KPiR oraz płatnikom podatku zryczałtowanego, Oprócz podstawowych funkcji jak ewidencja danych czy rozliczanie VAT program pozwala na prowadzenie ewidencji danych pojazdów wykorzystywanych do celów służbowych, rachunków związanych z eksploatacją pojazdów oraz ewidencji przebiegu pojazdów. Pomaga w prowadzeniu ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także prowadzeniu ewidencji wyposażenia i remanentów. Prowadzenie kartoteki kontrahentów oraz wspólników (indywidualne parametry), rozliczenia z ZUS, automatyczne księgowanie w koszty lub odliczenia od dochodu to kolejne użyteczne cechy.

„Rachmistrz GT” posiada rozbudowaną obsługę wynagrodzeń oraz umów. To, co ułatwi życie przedsiębiorcom, to oprócz naliczania i wydruku, możliwość pełnej obsługi wysyłki elektronicznej deklaracji skarbowych, wystawianie deklaracji ZUS oraz eksport danych do programu Płatnik ZUS. Program współpracuje z „Subiektem GT” – kolejnym narzędziem od Insert dedykowaną dla firm handlowych. Aplikacja ta wspomaga obsługę działu handlowego czy sklepu.  Jej najważniejsze funkcje to: pełna obsługa wszystkich typów dokumentów handlowych i magazynowych, prowadzenie kartoteki kontrahentów, towarów, usług, kompletów i opakowań, obsługa przedpłat, płatności kartą kredytową oraz sprzedaży kredytowanej, obsługa zamówień, rachunków bankowych (złotówkowych lub walutowych), rozrachunków. Aplikacja pozwala generować zestawienia, raporty i analizy. Wspiera obsługę urządzeń zewnętrznych w rodzaju kas fiskalnych i czytników kodów oraz jest w pełni integrowalna z „Rachmistrz GT”.

To co wyróżnia Insert spośród innych dostawców to dedykowany program do zarządzania relacjami z klientami „Gestor GT”. Ta aplikacja wspiera działania handlowe i marketingowe.  Jego najważniejsze funkcje to: szybki dostęp do informacji dotyczących klientów, dokumentów wystawionych w Subiekcie GT, planowanie i rejestrowanie w systemie działań takich jak np. spotkania z klientami. Wbudowany kalendarz z alertami np. o ważnych spotkaniach, oraz moduł poczty elektronicznej ma na celu przypisywanie wiadomości do konkretnych klientów i „case’ów” sprzedażowych oraz tworzenie wiadomości zbiorczych (mailing). Właściciel ma zawsze pełny dostęp do historii kontaktów z klientem, możliwość przydzielania zadań oraz sprawdzania postępu prac poszczególnych podwładnych. Do analizy skuteczności indywidualnej oraz całej firmy służą zestawienia m.in. lejek sprzedaży, prognozowanie sprzedaży, skuteczność sprzedawców, aktywność użytkowników itp.

Do wsparcia kadr Insert dedykował moduł „Gratyfikant GT” - system kadrowo-płacowy.  To co wyróżnia go pośród innych tej klasy to fakt, iż posiada elastyczny model wynagrodzeń, dający duże możliwości w zakresie naliczania i zarządzeniami wynagrodzeń dla załogi wraz z przechowywaniem informacji na temat przykładowo m.in. badań lekarskich, kursach bhp, nagrodach, karach, historii zatrudnienia,  a nawet przypisywaniu cech im indywidualnych czy dodawaniu zdjęć do profilu pracowników.

Ceny aplikacji w modelu tradycyjnym kształtują się od 550 zł rocznie. Dostawca zapewnia 3 m-ce opieki posprzedażnej, po tym okresie jedynie drobne wsparcie obsługowe. W celu zachowania aktualizacji programów, możliwości z korzystania nowo wdrażanych funkcji należy wykupić roczny abonament na ulepszenia.

Programy InsERT oprócz standardowej sprzedaży w sklepie, są także oferowane przez firmę OXYCOM w wypożyczalni on-line OXY24. Znajdziemy tu wiele aplikacji w różnych dogodnych taryfach cenowych, z których można korzystać on-line w trybie abonamentowym lub wręcz na godziny! W modelu chmurowym pojedynczą aplikację można kupić od 31 zł miesięcznie, aplikacja w tym modelu zawsze jest zaktualizowana.

Tu warto wspomnieć, że „chmura” powszechnie kojarzona z Internetem nie zawsze wymaga połączenia on-line. Absolutną nowością jest fakt, iż OXYCOM oferuje również aplikacje księgowe firmy Insert w modelu dosyłanym na komputer. Aplikacje w pełni tożsame z tymi oferowanymi na płytach CD do instalacji lokalnej, udostępniane są z wykorzystaniem technologii Numecent Cloudpaging, a używana przez nie baza danych znajduje się na serwerach OXYCOM. Połączenie z Internetem jest wymagane jedynie w momencie ściągania środowiska z aplikacją a do dalszej pracy nie jest już konieczne. Wprowadzone dane zasilą bazę w momencie kolejnego podłączenia się do Internetu. Co najważniejsze, technologia pozwala korzystać z tej samej bazy danych i aplikacji na coraz to innych urządzeniach, tak więc kończąc pracę w biurze np. na PC możemy ją kontynuować w domu na lokalnym laptopie. Ceny aplikacji dosyłanych na komputer są bardzo atrakcyjne i niższe od tych które pracują stricte on-line.

Przedstawione aplikacje to zaledwie kilka z ogromu możliwości. Ważny jest natomiast przemyślany wybór, oparty na analizie własnych potrzeb i planowanej strategii rozwoju. Przed ostateczną decyzją warto korzystać z tzw. wersji trialowych z reguły udostępnianych na 30-60 dni. Warto też zwrócić uwagę na profil w jakim specjalizuje się dostawca oprogramowania. Ten, który przy okazji świadczy dodatkowe usługi z zakresu księgowości na pewno dysponuje sztabem specjalistów dbających o zgodność z aktualnymi przepisami i wspierających grono klientów.