Biuro w chmurze, czyli Office 365 – wprowadzenie

Dla wielu firm jednym z najważniejszych priorytetów jest możliwość stworzenia elastycznej i taniej platformy pozwalającej na pracę grupową w firmie oraz z partnerami zewnętrznymi. Dodatkowo platformy, która pozwoli na możliwość komunikacji za pomocą maili czy połączeń głosowych. Jedną z takich platform, jest Microsoft Office 365

autor: Artur Żarski

Bazując na standardowych produktach firmy Microsoft stworzenie platformy umożliwiającej pracę grupową i swobodną wymianę różnych dokumentów między użytkownikami możliwe jest między innymi przy wykorzystaniu następujących narzędzi:

• Windows Server jako podstawa działania dla wszystkich usług,
• SQL Server jako baza danych dla rozwiązania,
• SharePoint Portal Server jako narzędzie do pracy grupowej pozwalające na stworzenie Intranetu oraz Internetu,
• Exchange Server jako narzędzie do komunikacji mailowej (ale nie tylko),
• Lync Server jako narzędzie pozwalające stworzyć rozwiązania do tworzenia konferencji online głosowych jak i wideo.

Jak widać, lista tych produktów jest całkiem spora. Największym wyzwaniem stojącym przed przedsiębiorcami jest zapłacenie za licencje oraz serwery i koszt wdrożenia, a następnie utrzymania takiego środowiska. Nierzadko aby stworzyć większe instalacje należy wyposażyć się w większą liczbę licencji i fizycznego sprzętu do instalacji na nim oprogramowania. Rozwiązania w chmurze dostarczane w usłudze SaaS (ang. Software as a Service) pozwalają  obniżyć koszty związane z wdrożeniem takiej infrastruktury? Jednym z takich susług dostarczających oprogramowanie biurowe jest platforma Office365.

Oprogramowanie biurowe i wymiana dokumentów w chmurze

Pakiet Microsoft Office 365 zapewnia firmom dostęp do usług przetwarzania danych w chmurze. W ten sposób firmy oszczędzają czas i przede wszystkim pieniądze związane z zakupem odpowiednich produktów. W pakiecie Office 365 połączono najważniejsze produkty w jedną całość: Exchange Online, SharePoint Online oraz Lync Online a dodatkowo z w niektórych planach taryfowych pakiet Office Professional Plus dla komputerów stacjonarnych. Najważniejszym faktem jest to, że umowa na świadczenie usług gwarantuje 99,9 procent czasu działania.

Pakiet Office 365 pozwala korzystać z poczty e-mail, dokumentów, kontaktów i kalendarzy bez względu na aktualną lokalizację oraz urządzenie, na którym pracujemy. Wśród komponentów, które dostępne są wraz z Office 365 wyróżnić można między innymi:

• SharePoint Server w wersji Enterprise,
• Exchange Server,
• Lync Server,
• Office Web Application – pozwalające na edycję dokumentów Office bezpośrednio w oknie przeglądarki bez konieczności posiadania pełnej wersji Office,
• SkyDrive Pro jako wirtualnego dysku.

Dodatkowo warto zwrócić uwagę na fakt, że Wszystkie te komponenty dostępne są na różne urządzenia i systemy operacyjne – zarówno Windows jak i Android i iOS. Dodatkowo istnieje możliwość dokupienia do subskrypcji systemu EPM – Project Server oraz narzędzi pozwalających na integracje SharePoint z systemem SAP – Duet Enterprise. Dodatkowo od września będzie możliwe uruchomienie platformy skocznościowej Yammer – jest nic innego niż sieć społecznościowa dla korporacji.

Licencja na biuro w sieci

Licencjonowane Office 365 jest proste i przewidywalne z punktu widzenia przedsiębiorcy. W zależności od tego jakich funkcji będzie potrzebował ma możliwość wybrania jednego z planów usług:

• Hostowana poczta e-mail
• Office 365 Small Business
• Office 365 Small Business Premium
• Office 365 Midsize Business
• Office 365 Enterprise E1
• Office 365 Enterprise E3

Każdy z tych planów usług różni się od siebie liczbą funkcji i dostępnością odpowiednich produktów w ramach subskrypcji. Najtańszy plan to Hostowana poczta e-mail, który kosztuje 3,3 euro za użytkownika miesięcznie. Plan E3 to koszt 19 euro na miesiąc.

Office 365 licencjonowany jest na nazwanego użytkownika i płatny miesięcznie. Przy zakupach i płatnościach z góry za cały rok można uzyskać różne zniżki. Dzięki takiemu modelowi sprzedaży łatwo jest zapanować nad kosztem infrastruktury w momencie, gdy w naszej firmie następuje rotacja pracowników. Istnieją też specjalne plany dla kiosków przydatnych w scenariuszach, gdy mamy mobilnych pracowników bez własnego biurka.

Ochrona danych

Warto zwrócić uwagę na fakt, że Office 365 jest pierwszą i jedyną platformą dostępną w modelu cloud computing zgodną z najważniejszymi standardami, dotyczącymi prywatności informacji i bezpieczeństwa klientów z Unii Europejskiej i Stanów Zjednoczonych. Firma Microsoft podpisała w grudniu 2011 roku dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów amerykańskich, określonych w regulacji HIPAA oraz wspólnotowych, zawartych w tzw. klauzulach modelowych, które poświadczają zgodność z rygorystycznymi wytycznymi Komisji Europejskiej określonymi w Dyrektywie o Ochronie Danych.

Funkcjonalności dostępne są w Office 365

Dla Exchange są to między innymi:

• Pobieranie kontaktów z praktycznie dowolnej lokalizacji,
• Dostosowanie reguł skrzynki odbiorczej i innych powiadomień,
• Dostęp do najnowszych wiadomości email, kalendarzy z komputera PC lub MAC, telefonu z systemem Windows Phone, Android, Symbian lub urządzenia iPhone i BlackBerry,
• Zdalne usuwanie danych z zagubionych telefonów w celu zapobiegania nieautoryzowanemu dostępowi,
• Personalizacja i udostępnianie kalendarza,
• Możliwość wyboru sposobu wyświetlania wiadomości e-mail i kalendarzy,
• Możliwość użycia własnej nazwy domeny z kontami e-mail.

SharePoint Online:

• Tworzenie witryn do współdzielenia dokumentów dla współpracowników i klientów,
• Dostęp do najnowszych wersji plików, ofert, raportów,
• Bezpieczne udostępnianie plików pracownikom i partnerom,
• Kontrolowanie dostępu do poszczególnych zasobów,
• Tworzenie witryn współpracy dla zespołów,
• Szybkie i łatwe wyszukiwanie,
• Centralne miejsce zapewniające dostęp do informacji biznesowych i dokumentów.

Lync Online:

• Możliwość łączenia się z osobami w dowolnym momencie i miejscu,
• Wyszukiwanie znajomych i współpracowników oraz komunikowanie się z nimi przy użyciu komputera, sieci Web lub telefonu komórkowego,
• Połączenia między komputerami,
• Połączenia z innymi użytkownikami programu Lync z wykorzystaniem audio i wideo,
• Informacje o dostępności współpracowników (dostępny/zajęty/ niedostępny),
• Ograniczanie kosztów podróży służbowych dzięki spotkaniom online (audio i video),
• Wiadomości błyskawiczne,
• Większa efektywność pracy podczas spotkań (udostępnianie pulpitów, plików i prezentacji w trybie online),
• Zapraszanie innych użytkowników do prowadzenia i udostępniania,
• Wyświetlanie listy uczestników spotkania i ustalanie tożsamości rozmówcy.

Office Professinal Plus:

Zawiera programy: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher, Access, InfoPath, SharePoint Workspace i Lync. Pojedynczy użytkownik możne zainstalować pakiet Office Professional Plus na pięciu urządzeniach.