Dropbox i spółka
Oprogramowanie

Dropbox i spółka

z dnia
Redakcja  | Redaktor serwisu benchmark.pl
Dyskutuj z nami

Wykorzystanie internetowych dysków wirtualnych w firmie

[źródło: sxc.hu; fDhooghe]

Liczba serwisów oferujących przechowywanie danych w chmurze jest całkiem pokaźna, choć tak naprawdę szczególną popularnością cieszy się zaledwie kilka z nich. Wybraliśmy pięć naszym zdaniem najbardziej godnych reprezentantów tej kategorii usług dostępnych w chmurze publicznej.

Dysk internetowy umożliwia bezpieczne przechowywanie ważnych (i tych mniej ważnych) plików w Internecie. Dzięki temu zawsze użytkownik ma dostęp do swoich dokumentów, zdjęć, nagrań wideo czy muzyki. Wszystko co jest potrzebne to komputer, notebook, smartfon lub tablet z dostępem do Internetu. Gdziekolwiek użytkownik się znajduje, np. w poczekalni u lekarza, może pokazać znajomemu zdjęcia z weekendowego wyjazdu integracyjnego, a koledze z pracy – najnowszą wersję raportu sprzedaży. Zgromadzone na dysku pliki można wygodnie udostępniać znajomym i współpracownikom.

Usługa ta pozwala na wygodne synchronizowanie danych pochodzących z różnych źródeł na wszystkich urządzeniach użytkownika, dzięki czemu zdjęcie wykonane telefonem może zostać szybko dostarczone na komputer, bez konieczności podłączania kabli USB czy przesyłania pliku przez Bluetooth.

Jeśli dysk w komputerze ulegnie awarii, zaginie smartfon albo po prostu ktoś go ukradnie, łatwo i szybko przywrócić można ważne pliki z dysku internetowego. Backup danych to jedno z najważniejszych zastosowań dysków w chmurze. Dokumenty, zdjęcia albo wideo przechowywane są w bezpieczny sposób na zewnętrznych serwerach.

Dyski w chmurze

Większość dysków internetowych oferuje podobny zestaw funkcji, choć jak to zwykle bywa, diabeł tkwi w szczegółach. Dropbox doskonale sprawdzi się, w wypadku synchronizacji dokumentów, zdjęć i materiałów wideo na różnych urządzeniach. Microsoft SkyDrive i Dysk Google’a to z kolei coś więcej niż tylko miejsce na serwerze, na którym przechowywane są pliki. Dzięki zintegrowanym aplikacjom biurowym możliwe jest oglądanie, tworzenie i modyfikowanie dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji, które są automatycznie zapisywane i składowane na dysku w chmurze. Jest jeszcze usługa Apple iCloud, której poświęciliśmy oddzielny artykuł.

Dysk internetowy to również znakomity sposób na pozbycie się kabli, pamięci USB i dysków zewnętrznych.

W przeglądzie uwzględniliśmy również dwa dyski, które warto wykorzystać do tworzenia kopii zapasowych ważnych plików w Internecie. Cechą, która łączy obie te usługi backupu jest agent instalowany na chronionym urządzeniu. W przypadku Syncplicity, agent usługi śledzi zmiany w plikach na dysku, a następnie przesyła kolejne wersje zmienionych plików na serwer backupu. iBard24 firmy iComarch24 działa nieco inaczej. Użytkownik definiuje harmonogram backupu według którego tworzone są kopie danych. W całym zestawieniu iBard24 jest jedyną usługą dostarczaną przez polską firmę. Dane klientów przechowywane są w Comarch Data Center na terenie Polski co może być istotne z punktu widzenia konieczności spełnienia wymagań takich organów państwowych jak GIODO (Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych) co dotyczy m.in. administracji publicznej. Zacznijmy jednak od Dropbox – usługi dysku internetowego, która miała zasadniczy wpływ na rozwój tego rynku oraz wzrost zainteresowania użytkowników przechowywaniem swoich danych w chmurze.

Dropbox

Jednym z najpopularniejszych dysków internetowy na świecie jest Dropbox. Firma chwali się, że z jej usług korzysta już 200 milionów osób, które każdego dnia zapisują ponad miliard plików w chmurze Dropboksa. Skąd wziął się ten sukces?

Dropbox jest darmowy. Na start otrzymujemy 2 GB przestrzeni dyskowej, którą można powiększyć aż do 18 GB. Za każdego poleconego użytkownika otrzymuje się 500 dodatkowych MB. Jeśli potrzebna jest większa przestrzeń można wykupić konto Pro. Usługa ta dostępna jest w trzech wariantach pojemności dysku – 100, 200 oraz 500 GB i cenie już od 9,99 dolarów miesięcznie. Jest również dostępna oferta dla firm, o której szerzej za chwilę.

Taki model rozwoju usług wydaje się być znajomy. W taki sam sposób działa przecież Google, które oferuje za darmo całe mnóstwo znakomitych aplikacji dostępnych przez przeglądarkę internetową. Jeśli na dobre zacznie się korzystać z usług Dropboksa i Google’a to wówczas użytkownik być może zechce zapłacić kilka dolarów za dodatkowe miejsce na dysku czy możliwość skorzystania z dodatkowych funkcji. W szczególności dotyczy to firm, które wymagają innych funkcji niż użytkownicy prywatni, a jednocześnie są bardziej niż oni skłonni do płacenia za usługi dostarczane przez Internet.

Dropbox tworzy w komputerze specjalny folder. Każdy plik przesunięty do tego folderu zostanie automatycznie zsynchronizowany na dysku Dropbox oraz wszystkich urządzeniach użytkownika.

Spróbujmy jednak pokazać, do czego może przydać się Dropbox. Usługa ta umożliwia synchronizację plików między różnymi urządzeniami użytkownika, a także udostępnianie ich rodzinie, przyjaciołom czy współpracownikom. Dropbox ma wbudowane mechanizmy, które ułatwiają pracę w grupie. Można założyć folder i udostępnić go zespołowi, aby zsynchronizować jego pracę. Można też tworzyć odnośniki do dokumentów, plików albo folderów, aby udostępnić je w Internecie.

Dropbox pozwala na przechowywanie plików w chmurze, które można szybko przywrócić, jeśli przypadkowo zostanie skasowany ważny dokument z dysku albo komputer zostanie skradziony. Dropbox jest obsługiwany na komputerach z systemami Windows i Linuks, maszynach Apple’a oraz urządzeniach przenośnych z Androidem, iPhone’ach, iPadach, BlackBerry oraz Kindle Fire. Na komputerze użytkownika tworzony jest specjalny folder Dropbox. Wszystkie pliki i foldery upuszczone w tym obszarze zostaną automatycznie i natychmiast zsynchronizowane na wszystkich innych komputerach, urządzeniach mobilnych i w witrynie Dropbox.

Witryna dropbox.com umożliwia dostęp do wszystkich plików zgromadzonych na dysku Dropbox. Aplikacja ta ma wbudowane funkcje prezentacji zdjęć.

Portal Dropbox umożliwia dostęp do plików zgromadzonych na dysku z poziomu przeglądarki internetowej. Ma wbudowane funkcje podglądu oraz edycji dokumentów. Pozwala również na wygodne udostępnianie zdjęć i filmów wideo w Internecie.

Dropbox w wersji dla firm oferuje kilka funkcji szczególnie przydatnych w biznesie. Pliki zapisywane na dysku internetowym są automatycznie archiwizowane. Dropbox umożliwia przywracanie wcześniejszych wersji pliku, a nawet odzyskanie danych, które zostały skasowane z dysku. Z poziomu konsoli administratora można śledzić aktywność użytkowników, zarządzać aplikacjami i urządzeniami z dostępem do konta a także kontrolować zasady udostępnienia plików przez pracowników. Za pomocą narzędzi Ping Identity, OneLogin czy Okta konta użytkowników mogą zostać zintegrowane z usługą katalogową Active Directrory. Dropbox oferuje też szereg dodatkowych zabezpieczeń m.in. dwustopniowe uwierzytelnianie pracowników, kody dostępu do urządzeń przenośnych czy możliwość resetowania haseł użytkowników przez administratora usługi.

W ramach taryfy Dropbox dla firm otrzymuje się nielimitowaną przestrzeń dyskową. Opłaty za korzystanie z usługi pobierane są za liczbę członków zespołu (użytkowników) i od razu uprzedzamy – tanio nie jest! Licencja dla 1-5 użytkowników kosztuje 795 dolarów rocznie. Dysk internetowy dla 20-osobowego zespołu to już wydatek 2670 dolarów rocznie.

Dysk Google

Firma Google zaprojektowała dysk internetowy, aby udostępnić użytkownikom miejsce w chmurze, w którym mogliby oni przechowywać swoje dokumenty tworzone w aplikacjach Google. Google Drive, lub po prostu Dysk Google’a, umożliwia ponadto przesyłanie zdjęć, filmów i innych plików, które można porządkować, przeglądać, edytować i udostępniać innym z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu.

W ramach konta Google użytkownik otrzymuje za darmo 15 GB miejsca na swoje pliki na Dysku Google, pocztę Gmail oraz zdjęcia w Google+. W razie potrzeby można dokupić potrzebną przestrzeń na dysku. Dysk Google wchodzi również w skład pakietu Google Apps dla Firm, o których szerzej piszemy w innym artykule.

Aplikacja Dysk Google dla systemu Windows tworzy na komputerze użytkownika specjalny folder. Pliki, które zostaną umieszczone w tym folderze, będą dostępne na wszystkich urządzeniach użytkownika przez stronę drive.google.com ale również za pomocą dedykowanej aplikacji na telefon i tablet z systemem Androidem lub iOS. Zasada działania tego mechanizmu jest więc identyczna jak w przypadku Dropboksa. Na tym jednak nie koniec.

W ramach konta Google otrzymujemy za darmo 15 GB miejsca na pliki na Dysku Google, pocztę Gmail oraz zdjęcia w Google+.

Dysk Google jest ściśle zintegrowany z pozostałymi aplikacjami Google. Do dyspozycji użytkownika są udostępnione: funkcjonalny edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny oraz program do tworzenia prezentacji. Na dysku zapisywane są również notatki przygotowywane w programie Google Keep, a także formularze online, analizy i raporty tworzone w Fusion Tables. Wszystkie zmiany wprowadzane w dokumentach są od razu zapisywane automatycznie. Należy zauważyć, że nie ma tutaj przycisku Zapisz, ponieważ nie jest on po prostu potrzebny.

W sklepie Chrome (Chrome Web Store) znajdują się dodatkowe programy (również pochodzące od innych producentów), które umożliwiają przechowywanie dokumentów i plików na Dysku Google. Najciekawsze to pakiet biurowy Zoho, narzędzie do tworzenia notatek HeapNote, programy graficzne Pixlr Editor, AutoCAD 360, PicMonkey oraz aplikacje do zarządzania projektami Gantter i Smartsheet Project Management.

Dysk Google ma wbudowane funkcje podglądu ponad 30 różnego rodzajów plików. Bezpośrednio w przeglądarce możesz odtwarzać filmy HD ale także wyświetlać pliki Adobe Illustrator i Photoshop nawet, jeśli na komputerze nie mamy zainstalowanego odpowiedniego programu. Zdjęcia i pliki PDF przesyłane na Dysk Google są skanowane, a następnie konwertowane na dokumenty Google za pomocą funkcji OCR. W ten sposób Dysk Google rozpoznaje tekst w plikach graficznych i zeskanowanych dokumentach, co ułatwia ich odnajdywanie.

Dokumenty tekstowe, arkusze i prezentacje tworzone w aplikacjach Google są automatycznie zapisywane na Dysku Google.

Aplikacje Google mają wbudowane zaawansowane funkcje pracy grupowej. Można dodawać komentarze do plików i obrazów, a także kontaktować się z innymi osobami pracującymi nad tym samym dokumentem za pomocą wbudowanej funkcji czatu. Google śledzi i automatycznie rejestruje zmiany wprowadzane w dokumentach tekstowych, arkuszach i prezentacjach. Okno historii wersji daje wgląd we wszystkie zmiany wprowadzone w dokumencie przez użytkowników. Dzięki funkcji wersjonowania, możesz przywrócić dowolną, wcześniejszą wersję d od momentu jego powstania. W przypadku plików innego typu, Google przechowuje historię zmian przez 30 dni.

Przeglądarka Chrome pozwala na dostęp do zasobów dysku nawet wtedy, kiedy nie ma dostępu do Internetu. W trybie offline można wyświetlać dokumenty, przeglądać foldery oraz edytować pliki przechowywane w lokalnym folderze Dysku Google. Po połączeniu się z Internetem dokumenty te zostaną zsynchronizowane z dyskiem w chmurze.