Oprogramowanie

Zmiany w podatku VAT – czy trzeba modyfikować system ERP?

Wpływ zmian w ustawie podatkowej VAT na systemy ERP

 

Od stycznia 2014 r. zaczęła obowiązywać zmieniona ustawa o podatku VAT. Dostawcy IT wskazują na konieczność modyfikacji oprogramowania finansowo-księgowego. A co z systemami ERP?

autor: Bogdan Zatorski

Od stycznia weszła w życie zapowiadana od ponad roku zmieniona ustawa o podatkach od towarów i usług. Przynosi ona rewolucyjne zmiany w sposobach rozliczania podatku, które w Polsce obowiązują od samego początku istnienia VAT-u, czyli od dwóch dekad. Mówiąc najogólniej, wg dotychczas obowiązujących przepisów decyzję o rozliczeniu VAT podejmuje się na podstawie daty wystawienia faktury. Od stycznia rozliczenia podatku będzie się dokonywać w oparciu o daty dostawy towaru lub wykonania usługi. Zmieni się zatem sposób identyfikowania tzw. momentu powstawania obowiązku podatkowego (MPOP).

System ERP powinien wspierać użytkowników w szybkim rozpoznawaniu dat konkretnych zdarzeń gospodarczych dokumentowanych fakturami.

VAT będziemy nadal rozliczać w oparciu o dane z faktur, ale o tym, kiedy go rozliczyć będą decydowały daty zdarzeń gospodarczych. Przykład? Firma sprzedała produkt 28 stycznia i wystawiła fakturę sprzedaży 1 lutego. Obecnie moment powstania obowiązku podatkowego przypada na luty – i tak jest to ewidencjonowane w rejestrach VAT, a rozliczenie podatku nastąpi 25 marca (wraz ze złożeniem deklaracji VAT za luty). Od 1 stycznia 2014 r. w takim przypadku momentem powstania obowiązku podatkowego będzie data dokonania sprzedaży, czyli 28 stycznia. Zatem w rejestrach VAT i księgach fakturę wystawioną 1 lutego będzie należało ująć w miesiącu styczniu, a podatek rozliczyć 25 lutego i wykazać rozliczenie na deklaracji VAT za styczeń.

Co zmiany w VAT oznaczają dla użytkowników systemów ERP?

Jest kilka aspektów, które trzeba podkreślić.

  1. Pracownicy identyfikujący moment powstania obowiązku podatkowego muszą nauczyć się nowych reguł.

Trzeba będzie zerwać z utożsamianiem obowiązku podatkowego z datą faktury. Data faktury zostanie oddzielona od daty określenia obowiązku podatkowego, co oznacza, że do decyzji, w jakim okresie rozliczyć dane transakcje potrzebna będzie informacja o datach zdarzeń biznesowych – np. wydania z magazynu, przyjęcia na magazyn, uznania lub obciążenia rachunku bankowego, momencie wykonania usługi itd.

System ERP powinien wspierać użytkowników w szybkim rozpoznawaniu dat konkretnych zdarzeń gospodarczych dokumentowanych fakturami. Ważne jest, by można było łatwo przypisać daną fakturę (zakupu, jak i sprzedaży) do właściwego okresu rozliczeniowego. Wartością dodaną na pewno może być wdrożenie odpowiednich kontroli biznesowych (pojęcie z ustawy o VAT), które pozwolą monitorować proces księgowania faktur tak by ograniczyć ryzyko pomyłki. Dotychczas automatyzacja księgowań bazowała na datach faktur. Po wejściu w życie nowych przepisów tak działający system nie sprawdzi się, bowiem nie będzie uwzględniał dat zdarzeń gospodarczych. W ERP powinny się zatem pojawić funkcjonalności kontroli biznesowej, czyli mechanizmy, które pozwolą jednoznacznie wiązać daną fakturę z datą konkretnego zdarzenia – sprzedaży lub zakupu.

  1. VAT zmieni cash flow i budżetowanie

Analizując przytoczony powyżej przykład, łatwo zauważyć, że od niektórych transakcji sprzedaży przedsiębiorstwa są zmuszone płacić do Urzędu Skarbowego VAT należny miesiąc szybciej niż w latach poprzednich. Dotyczy to tych firm, które odraczają zapłatę VAT poprzez przeniesienie daty wystawienia faktury sprzedaży na kolejny miesiąc. Od stycznia praktyki takie stracą sens, ponieważ data faktury nie ma znaczenia dla rozpoznana okresu rozliczenia VAT. W konsekwencji w firmach zostaną zmienione przepływy finansowe. Konieczność szybszego uregulowania podatku będzie wymagała utworzenia na ten cel rezerw – czy to ze środków własnych czy z finansowania zewnętrznego.

W wypadku niektórych transakcji sprzedaży przedsiębiorstwa są zmuszone płacić do Urzędu Skarbowego VAT należny miesiąc szybciej niż w latach poprzednich.

Zmiany cash flow bezpośrednio wpłyną na budżetowanie (planowanie przepływów pieniężnych) oraz płynność finansową. ERP powinien zatem wspierać użytkowników z działu controllingu i finansów w adaptacji nowych warunków. Wydaje się konieczne zrewidowanie w ERP algorytmów odpowiadających za konstruowanie budżetów, planowanie rozliczeń podatkowych oraz cash flow, tak aby po wejściu w życie nowych przepisów ich działanie było adekwatne do rzeczywistości. Jeśli nie dokona się korekt w planowaniu finansowym, w trakcie roku finansowego okaże się, że wykonanie budżetu odbiega od planu. I może rodzić niepotrzebne napięcia w płynności finansowej.

  1. Szerokie wsparcie polityki podatkowej

W związku ze zmianą sposobu identyfikowania momentu podatkowego przedsiębiorstwa będą rewidować własną politykę podatkową. Każdy przedsiębiorca zainteresowany jest redukcją kosztów i odraczaniem zapłaty podatków. W tym sensie zasadne będzie analizowanie zawartych umów pod kątem zaplanowanych w nich zdarzeń gospodarczych. Dla wielu przedsiębiorstw wprowadzenie zmian w kontraktach będzie szansą na usprawnienie polityki podatkowej i poprawę cash flow. Istotnym zagadnieniem jest pojęcie dostawy towaru do klienta, która w myśl przepisów oznacza „przeniesienie prawa do rozporządzania towarem jako nabywca.” Ustawa w żaden sposób nie reguluje kwestii tego, kiedy następuje dostawa towaru – to jest sprawa umowna między kontrahentami.

Zatem skoro to data dostawy ma decydować o rozliczeniu podatku, przedsiębiorstwo ma pewne pole manewru w zakresie ustalenia momentu powstawania obowiązku podatkowego. O ile obie strony się zgodzą, datą dostawy może być np. fakt przyjęcia towaru na magazyn odbiorcy w jednym przypadku, albo wydanie towaru firmie spedycyjnej w innej sytuacji biznesowej. Z perspektywy dostawcy ERP to istotne kwestie, bowiem system powinien jednoznacznie wspierać identyfikowanie daty dostawy w myśl nowych przepisów – tzn. w myśl indywidualnych ustaleń z kontrahentami. O ile łatwo jest rozpoznać fakt wydania towaru z własnego składu, to sprawa się komplikuje w przypadku monitorowania dostaw na magazyn nabywcy. Najczęściej bowiem za transport odpowiadają zewnętrzne firmy przewozowe. Sprzedawcy trudno jest uzyskać w wygodny i niezawodny sposób dane dot. terminów realizacji wszystkich dostaw – automatyzacja obiegu informacji w tym obszarze jest pewnym wyzwaniem.

Podatkowa rewolucja

Gdy analizujemy przepisy podatkowe oraz zmiany, jakie one niosą, coraz bardziej zdajemy sobie sprawę, że mają one charakter rewolucji. W przeszłości doświadczaliśmy zmian – np. zwiększenia stawek podatkowych. Tyle, że wówczas miały one charakter konkretny, zero-jedynkowy. Obecne zmiany są rozległe i w różny sposób dotykają przedsiębiorstwa. Niezbędne jest nie tylko dostosowanie systemów do nowych realiów. Niemniej ważna (jeśli nie ważniejsza) jest edukacja. Firmy powinny właśnie teraz inwestować w szkolenia z zakresu stosowania przepisów, aby jak najszybciej wdrożyć się do zmian. Powinny się szkolić możliwie szeroko – nie tylko w dziale finansowo-księgowym. Szkolenia takie powinny przejść osoby zarządzające, realizujące sprzedaż i zakupy, kadra odpowiedzialna za kształtowanie i negocjowanie kontraktów.

Opieszałość w adaptacji zmian może sporo kosztować. Istnieje poważne ryzyko prowadzenia błędnej ewidencji księgowej i podatkowej. Skutki takich błędów będą dwojakie: strata czasu potrzebnego na dokonanie korekt oraz dodatkowe koszty podatkowe (sankcje, odsetki, czas poświęcony na wyjaśnienia w trakcie kontroli skarbowych). Niewiedza może też skutkować pogorszeniem płynności przedsiębiorstwa. Warto więc jak najszybciej zrozumieć nowe zasady rozliczania VAT oraz dostrzec, jakie mają one przełożenie na wykorzystywane w firmie systemy, w tym ERP.

Komentarze

0
Zaloguj się, aby skomentować
avatar
Komentowanie dostępne jest tylko dla zarejestrowanych użytkowników serwisu.

    Nie dodano jeszcze komentarzy. Bądź pierwszy!