Bezpieczeństwo to podstawa. Dowiedz się jak skutecznie wykonać kopię zapasową danych w programie Outlook.
O tym jak ważne jest wykonywanie kopii zapasowych danych przechowywanych na komputerze, użytkownicy przypominają sobie zazwyczaj kilka chwil po ich utracie (np. w wyniku awarii sprzętu). Stare powiedzenie mówi - „mądry Polak po szkodzie”. Nic nie stoi na przeszkodzie, by mądry był i przed szkodą.
Przed całkowitą utratą ważnych danych uchronimy się poprzez archiwizację ich na zewnętrznych dyskach twardych, nośnikach CD/DVD lub odpowiednio do tego przystosowanych miejscach w internecie. Każdy użytkownik powinien zabezpieczyć przynajmniej najcenniejsze dla siebie pliki, takie jak dokumenty, czy zdjęcia. W trosce o bezpieczeństwo naszych danych, dane powinniśmy archiwizować regularnie, np. raz w miesiącu.
Dla osób korzystających z programu pocztowego, ważne jest również wykonanie kopii zapasowej danych ze skrzynki e-mail oraz książki adresowej. Użytkownicy programu Outlook (właśnie na nim skupimy się w tym poradniku), dodatkowo mogą wykonać kopię zadań i wydarzeń z kalendarza. Odpowiednio przygotowane archiwum, będzie także pomocne przy przenosinach z komputera, który przestajemy używać, na nasz nowy sprzęt.
Archiwizacja pełnych danych Outlook
Programu Outlook oferuje możliwość szybkiej archiwizacji, takich danych jak: odebrane, czy zapisane wiadomości e-mail, adresy z książki kontaktów oraz dane z kalendarza. W trosce o bezpieczeństwo użytkownika, w Pliku danych programu Outlook nie są zapisywane takie informacje jak hasła, czy dane konta e-mail użytkownika. Producent postanowił w ten sposób chronić dane umożliwiające dostęp do skrzynki pocztowej użytkownika, przed dostaniem się w niepowołane ręce.
W celu zrobienia kopii zapasowej należy odnaleźć na dysku i skopiować odpowiedni folder. Gdzie on się znajduje? W odnalezieniu pliku pomoże nam menu programu pocztowego. Należy wybrać zakładkę „Plik”, następnie z panelu po prawej stronie opcję „Informacje”, dalej - „Ustawienia konta” i jeszcze raz „Ustawienia konta”.
Na ekranie pojawi się okno konfiguracji kont użytkownika. Teraz powinniśmy wybrać zakładkę „Pliki Danych”, następnie „Plik Danych Outlook”, po czym kliknąć „Otwórz Lokalizację Pliku”.
Po wybraniu powyższej opcji, w Windows Explorerze otworzy się okno z interesującym nas folderem. Nie zamykając okna (można je zminimalizować, by chwilowo nie przeszkadzało), należy wrócić do Outlooka, zamknąć okno „Opcje Konta”, po czym zamknąć cały program pocztowy.
Teraz przechodzimy do Windows Explorera i okna z katalogiem zawierającym pliki danych Outlook. Przygotowujemy nośnik danych, na który możemy bezpiecznie przenieść folder (np. zewnętrzny dysk twardy, czy pendrive), kopiujemy całą zawartość katalogu z ustawieniami Outlook i wklejamy w bezpiecznym miejscu. Kopia zapasowa danych Outlook wykonana.
Archiwizacja wybranych danych Outlook
Istnieje także możliwość archiwizacji wybranych przez użytkownika danych, np. jedynie skrzynki odbiorczej, czy też kalendarza. W tym celu, należy wykonać eksport do pliku. Z menu programu pocztowego wybieramy „Plik”, następnie „Otwórz” oraz „Importuj”.
Na ekranie pojawi się okno Kreatora importu i eksportu. W celu stworzenia kopii zapasowej danych wybieramy „Eksportuj do pliku”, klikamy „Dalej”.
Następnym krokiem jest określenie, jakiego typu plik chcemy stworzyć. Wskazujemy „Plik danych programu Outlook (pst)”, naciskamy „Dalej”.
Wybieramy lokalizację oraz nazwę dla kopii zapasowej danych. Po wprowadzeniu ścieżki klikamy „Dalej”.
Teraz należy wskazać, które elementy mają zostać ujęte w archiwum. Jeśli chcemy, by program zapisał również dane z podfolderów (znajdujących się np. w naszej skrzynce odbiorczej), należy zaznaczyć opcję „Uwzględniaj podfoldery”. Przechodzimy „Dalej”
Program Outlook podczas eksportu umożliwia zabezpieczenie archiwizowanych danych hasłem. Jeśli pozostawimy puste pola – plik nie zostanie zahasłowany. Po kliknięciu „Ok” wybrane przez nas dane zostaną zapisane w wybranej przez nas lokalizacji.
