Czytniki RCP – przydatne narzędzie czy zbyteczny luksus?

Do niedawna na rynku czytników RCP (Rejestracja Czasu Pracy) brakowało niedrogich, i łatwych do wdrożenia systemów rejestracji czasu pracy. Kiedy sytuacja zaczęła się zmieniać, to w ślad za dostępnością tanich systemów pojawiło się również zwiększone nimi zainteresowanie. W dużej mierze jest to uwarunkowane korzyściami płynącymi z zastosowania rozwiązań rejestracji czasu pracy. Co więcej, w wielu przypadkach po wdrożeniu infrastruktury i stosowaniu czytników RCP firma może sporo zaoszczędzić.

Biorąc pod uwagę studium przypadku zakładu produkcyjnego, który zatrudnia kilkudziesięciu pracowników, bez sprawnie działającego systemu RCP, zarządzanie takimi zasobami ludzkimi może stanowić nie tyle wyzwanie, co poważny problem. Po pierwsze, nie mamy pewności czy pracownik, który wpisał się na listę o godzinie 7:00, faktycznie nie przyszedł do pracy godzinę później. Nie możemy też zweryfikować tego czy przypadkiem pracownicy nie opuszczają zakładu w godzinach pracy.

Po drugie, prowadzenie ewidencji czasu pracy na tzw. „fiszkach” sprawia, że przeniesienie zebranych w ten sposób danych do systemu kadrowego jest bardzo czasochłonne. I w końcu, po trzecie, reakcja na niespodziewaną absencję pracownika jest znacznie wydłużona, a to z kolei może powodować straty związane z nieoczekiwanymi przestojami w produkcji.

Jak to działa

Główne pola zastosowania czytników RCP to ewidencja czasu pracy i kontrola dostępu. Należy przy tym pamiętać, że czytnik sam w sobie na niewiele się zda. Potrzebny jest jeszcze odpowiedni program kadrowy, w którym możliwa będzie obróbka zebranych danych. A te mogą być odczytywane nawet w czasie rzeczywistym. Warto zwrócić uwagę na fakt, że na rynku dostępne są rozwiązania bezpośrednie i pośrednie, korzystające z usług firm trzecich, wyspecjalizowanych w dostarczaniu infrastruktury dla czytników RCP.

Warto wnikliwie przeanalizować dostępne na rynku oferty czytników RCP i zdecydować się na najbardziej korzystną opcję.

Jak pokazuje praktyka, do najbardziej korzystnych rozwiązań systemów RCP należą rozwiązania bezpośrednie, w których czytnik zintegrowany jest z oprogramowaniem kadrowym i nie wymaga dodatkowej aplikacji do obsługi, zbierania i konwersji zapisanych danych.

Rodzaje dostępnych kart

Z uwagi na wymogi GIODO (Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych), biometryczne czytniki wykorzystuje się głównie jako urządzenia do kontroli dostępu. Mając na uwadze ewidencjonowanie czasu pracy, największą popularnością cieszą się karty dostępu lub kody PIN (ang. Personal Identification Number). Chociaż i w tym przypadku wykorzystywanie odcisków palców nie jest niemożliwe.

Urządzenia mogą być wyposażone w czytnik kart zbliżeniowych typu Unique albo typu Mifare. Standardy te różnią się między sobą częstotliwością, na której pracują. Ponadto, karty typu Mifare mają wbudowaną pamięć, w której można zapisać m.in. sygnaturę odcisku palca. A zatem, w przypadku rejestracji na podstawie odcisku palca i karty zbliżeniowej, nie ma potrzeby przechowywania sygnatury odcisku palca w rejestratorze, przez pracodawcę, co jest zgodne z wymogami GIODO.

Dodatkowe zabezpieczenia

Bardziej zaawansowane czytniki RCP oferują szereg dodatkowych funkcjonalności, które oprócz poprawy komfortu obsługi, mogą okazać się dodatkowymi zabezpieczeniami dla pracodawcy.

Pomijając oczywiste kwestie związane z kontrolą dostępu na podstawie sygnatury odcisku palca (kartę można zgubić, a kod PIN podejrzeć), należy zwrócić uwagę na dodatkowe wyposażenie oferowanych czytników. Zaawansowane wersje mogą mieć m.in. wbudowane kamery, które wykonując serię zdjęć przed, w trakcie i po autoryzacji użytkownika, pozwalają na jego jednoznaczną identyfikację.

Pracodawca może też zostać poinformowany o wszelkich próbach nieautoryzowanego dostępu lub o problemie, który dotyczy, przykładowo, braku możliwości synchronizacji z bazą danych. Takie funkcje oferują czytniki RCP wyposażone w moduł SMS.

Przydatne wskazówki

Stojąc przed wyborem odpowiedniego systemu RCP, warto zwrócić uwagę na fakt, iż wielu producentów oferuje bezpłatne integracje oprogramowania kadrowego z czytnikami RCP kupionymi u nich. Oczywiście, nie oznacza to, że mając w firmie funkcjonującą infrastrukturę RCP mamy związane ręce. Moduły integrujące można zwykle dokupić, uiszczając stosowną opłatę.

Konfiguracja systemu RCP nie należy do czynności skomplikowanych, jednak wymaga znajomości podstawowych zagadnień z zakresu funkcjonowania sieci komputerowych. Niektóre czytniki posiadają stosowny moduł WWW, z poziomu którego kreator w kilku prostych krokach przeprowadza przez proces instalacji. Tańsze czytniki często konfiguruje się bezpośrednio z poziomu urządzenia, co być może jest mniej wygodne, ale równie funkcjonalne.

Wdrożenie funkcjonującego systemu RCP zazwyczaj nie wiąże się z ukrytymi kosztami. O ile oczywiście zdecydujemy się na rozwiązanie bezpośrednie, współpracujące z wykorzystywanym oprogramowaniem kadrowym.  Trzeba natomiast liczyć się z koniecznością doprowadzenia przewodów sieciowych i zasilania do miejsc instalacji czytników. Ponadto, jeżeli wcześniej w firmie nie prowadzono szczegółowej ewidencji czasu pracy, konieczne okaże się przeszkolenie pracowników z zagadnień dotyczących tworzenia harmonogramów czasu pracy czy ewidencji wejść i wyjść.