Bezpieczeństwo

Podpis elektroniczny i jego znaczenie w rozwoju branży e-commerce

przeczytasz w 4 min.

Znaczenie podpisu elektronicznego w prowadzeniu e-biznesu

[źródło: FreeDigitalPhotos]

Podpis elektroniczny to narzędzie, które nie tylko ułatwia funkcjonowanie e-przedsiębiorstwa, ale przede wszystkim sprawia, że wszystkie przesyłane dane są znacznie bardziej bezpiecznie.

Artykuł powstał na bazie materiałów dostarczonych przez firmę Unizeto Technologies; www.unizeto.pl

Lista czynności, które można dziś zrealizować przez Internet jest olbrzymia i stale rośnie – nie tylko w segmencie biznesu, ale także administracji publicznej. Wiele z nich ułatwia bądź w ogóle umożliwia zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Podpis elektroniczny to już biznesowa codzienność na całym świecie. Internet znacznie przybliża do siebie partnerów i kontrahentów, a podpis elektroniczny pozwala finalizować ważne zadania i przedsięwzięcia bez wychodzenia z biura. To sprawdzony sposób na usprawnienie działania firmy.

Podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi służą do identyfikacji osoby go składającej.

W firmie, w której codziennością jest przesyłanie do urzędów oficjalnych deklaracji, wniosków i podań drogą elektroniczną, e-podpis staje się narzędziem przyspieszającym tę czynność. Zwłaszcza, że zgodnie z polskim i europejskim prawem dokumenty podpisane elektronicznie mają taką samą moc prawną, jak te podpisane własnoręcznie i dostarczone przez nas  osobiście lub drogą pocztową. E-faktury, wg obowiązującego prawa, wymagają odpowiedniego zapewnienia wiarygodności, czego potwierdzenie uzyskać można za pomocą podpisu elektronicznego.

Czym jest podpis elektroniczny

Bezpieczny podpis elektroniczny — to własny, osobisty podpis, z którego właściciel e-biznesu może korzystać w cyfrowym świecie. E-podpis ma taką samą ważność jak unikalny, odręczny podpis. Posiada również taką samą moc prawną, tzn. może być wykorzystywany do oficjalnego podpisywania i nadawania mocy prawnej dokumentom wszelkiego rodzaju (umowom, fakturom), które funkcjonują w wersji elektronicznej. Nie jest to wzór unikalnego podpisu odręcznego, ale działa na podobnej zasadzie. To znaczy, że jest przypisany tylko jednej osobie oraz jej danym osobowym (wystawiany jest na osobę fizyczną) i zawsze możliwy do weryfikacji.

[źródło: FreeDigitalPhotos]

Przedsiębiorcy e-podpis stosują w przypadku zabezpieczonych aukcji i przetargów elektronicznych, organizowanych za pośrednictwem odpowiednich platform internetowych. W przypadku zamówień publicznych istnieje wręcz obowiązek złożenia zgłoszenia opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym.  Podpis elektroniczny pozwala zaoszczędzić dwa cenne zasoby – czas i pieniądze. Przesyłanie dokumentów przez internet jest nieporównywalnie tańsze i wygodniejsze, niż przekazywanie papierowych dokumentów w sposób tradycyjny. Dzięki posługiwaniu się dokumentami w formie elektronicznej, firma może zredukować koszty drukowania, a także pieczętowania, kopertowania i wysyłki przesyłek. W przypadku e-dokumentów znika też problem własnoręcznego wypełniania i podpisywania dokumentów.

Podpis elektroniczny w branży e-commerce

Podpis elektroniczny w branży e-commerce może być wykorzystany na cztery sposoby:

  1. Podpisywanie faktur elektronicznych podpisem kwalifikowanym
    Faktury, np. w formie pliku PDF, mogą być (także automatycznie) podpisywane przez system sklepowy przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dzięki temu dokument taki jest równoważny z podpisanym odręcznie dokumentem papierowym.
     
  2. Podpisana certyfikatem kwalifikowanym poczta elektroniczna gwarantuje bezpieczeństwo korespondencji firmowej
    Korespondencja z klientami może być podpisywana za pomocą kwalifikowanego, bezpiecznego podpisu elektronicznego. Dzięki temu klient dostaje gwarancję, że nadawcą jest pracownik danej firmy i nie ma możliwości, aby ktoś się pod niego podszył – np. w celu wyłudzenia danych lub innych nadużyć.
     
  3. Usprawnienie komunikacji firmy z urzędami
    Kwalifikowany podpis elektroniczny umożliwia komunikację nie tylko z urzędem skarbowym i ZUS, ale także z urzędem celnym, co ma duże znaczenie w przypadku działalności e-sklepów. Komunikacja elektroniczna z administracją publiczną jest niezwykle wygodna – szczególnie dla tych e-firm, które swoje siedziby mają w dużej odległości od miast wojewódzkich. Często zdarza się tak, że osoby z obszarów wiejskich decydują się na prowadzenie e-sklepu – nie ma bowiem wtedy problemu z kwestią małego popytu na wsi lub w małej miejscowości. Taki przedsiębiorca może załatwiać sprawy urzędowe bez konieczności dojazdu do miasta wojewódzkiego lub większej miejscowości.
  1. Budowanie marki wśród kontrahentów
    Tam, gdzie podczas sprzedaży konieczne jest podpisanie umów kupna/sprzedaży – np. między przedsiębiorstwami – można użyć podpisu elektronicznego. Jest to szczególne ułatwienie w przypadku kontrahentów, których dzieli duża odległość i informacja, że przedsiębiorca jest nastawiony na rozwój.

Prawo unijne

– Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (eIDAS), które było szeroko omawiane na organizowanym przez Unizeto Technologies SA  tegorocznym XIV Europejskim Forum Podpisu Elektronicznego oraz zmiany, które wprowadza, może stać się kamieniem milowym w prowadzeniu przedsiębiorstwa e-commerce na terenie Unii Europejskiej – mówi Tomasz Litarowicz, Dyrektor Obszaru Biznesowego Podpis Elektroniczny Unizeto Technologies.

Kwalifikowany e-podpis to sprawdzony przez szerokie grono przedsiębiorców sposób na usprawnienie zarządzania i działania e-sklepu.

Po zmianach w przepisach eIDAS polscy przedsiębiorcy z branży e-commerce mogą liczyć przede wszystkim na zwiększenie bezpieczeństwa prawnego podczas czynności dokonywanych drogą elektroniczną, np. podpisywania umów czy zaciągania zobowiązań w ramach całej Unii Europejskiej. Ponadto polskie firmy uzyskują swobodny dostęp do przetargów publicznych i komercyjnych organizowanych na terenie Unii Europejskiej oraz mogą sprawnie i szybko rozwiązywać sprawy związane z prowadzeniem firmy na terenie całej wspólnoty.

[źródło: FreeDigitalPhotos]

Jak uzyskać bezpieczny podpis elektroniczny

Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego składa się z kliku prostych kroków:

  1. Nabycie zestawu do e-podpisu
    Zestaw można zamówić np. przez internet. Kurier pod wskazany adres dostarczy nam kompletny zestaw z czytnikiem oraz kartą kryptograficzną, która zawierać będzie nasz certyfikat kwalifikowany.
  1. Wypełnienie formularza aktywacyjnego karty
    Po otrzymaniu zestawu należy wypełnić formularz aktywacyjny karty, dostępny na stronie WWW dostawcy, w którym użytkownik wpisuje między innymi dane z dowodu osobistego lub paszportu.
  1. Otrzymanie dokumentów gotowych do wydrukowania
    Po wypełnieniu formularza otrzymujemy zwrotnie pocztą elektroniczną gotowe do wydrukowania dokumenty z danymi, na jakie będzie wystawiony certyfikat kwalifikowany.
  1. Potwierdzenie tożsamości wnioskodawcy certyfikatu
    Czynność ta polega na sprawdzeniu i potwierdzeniu przez uprawnione do tego osoby, czy dane zawarte w otrzymanych dokumentach są zgodne z danymi w dokumencie tożsamości, który wcześniej był użyty do wypełnienia formularza.

Weryfikację tożsamości przeprowadzamy:

  1. w punktach rejestracji/zakupu (jeśli dostawca takowe posiada), gdzie dostarczenie dokumentów i dopełnienie wymaganych formalności można załatwić od ręki,
  2. u notariusza – jeśli w naszym mieście nie ma punktów rejestracji/zakupu dostawcy, konieczne będzie przesłanie potwierdzonych przez notariusza dokumentów do Centrum Certyfikacji,
  3. istnieje też możliwość przyjazdu i załatwienia wszystkich formalności u klienta.
  1. Pobranie i instalacja oprogramowania oraz certyfikatu kwalifikowanego
    Ostatnimi czynnościami, które samodzielnie wykonuje użytkownik, jest instalacja oprogramowania (służącego do zarządzania e-podpisem i jego używania) oraz certyfikatu kwalifikowanego (bezpośrednio na karcie kryptograficznej).

Po wykonaniu tych czynności certyfikat jest już gotowy do pracy.

[źródło: FreeDigitalPhotos]

Czy podpis elektroniczny jest nam potrzebny?

Decyzja tak naprawdę zależy tylko i wyłącznie od nas, liczby dokumentów jakimi obracamy i wielkością sklepu internetowego czy e-firmy. Niestety wciąż jeszcze przedsiębiorcy w nowoczesnych firmach wolą stać w kolejkach czy też czekać na dokumenty przesłane pocztą. Biorąc pod uwagę coraz większą dbałość o bezpieczeństwo i małą ilość czasu – podpis elektroniczny jest rozwiązaniem, którym prędzej czy później, jako właściciele e-sklepów, powinniśmy się zainteresować.

Do czego branża e-commerce może zastosować e-podpis

Komunikacja z organami administracyjnymi:

  • Zakład Ubezpieczeń Społecznych
  • Urząd Skarbowy
  • Urząd Celny
  • Krajowy Rejestr Sądowy
  • Generalny Inspektor Informacji Finansowej
  • Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych
  • Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości
  • Generalny Inspektor Informacji Finansowej
  • Sądy Administracyjne
  • E-PUAP

Komunikacja z klientem

  • Podpisywanie e-faktur
  • Potwierdzanie autorstwa korespondencji z klientami
  • Podpisywanie innych dokumentów wystawianych klientom

Komunikacja biznesowa

  •  Zawieranie umów cywilno-prawnych w formie elektronicznej
  • Udział w zabezpieczonych aukcjach i przetargach elektronicznych
  • Potwierdzanie autorstwa i integralności dokumentów
  • Prowadzenie negocjacji i rozmów biznesowych z potwierdzeniem tożsamości i uprawnień reprezentowania firmy

Elementy niezbędne do podpisania e-dokumentu

Elementami niezbędnymi do podpisania e-dokumentu są:

  • certyfikat zawierający informacje o właścicielu Certyfikatu,
  • klucz publiczny, który służy do weryfikacji podpisu,
  • klucz prywatny, który w przypadku certyfikatu kwalifikowanego znajduje się na karcie kryptograficznej,
  • urządzenie do odczytu kart kryptograficznej,
  • aplikacja podpisująca i weryfikująca podpis.

Koszty uzyskania e-podpisu

Koszt zestawu do podpisu elektronicznego z certyfikatem kwalifikowanym wynosi około 250 zł/rok – w przeliczeniu 21 zł/miesiąc. Koszt zestawu do podpisu elektronicznego z certyfikatem kwalifikowanym ważnym przez dwa lata wynosi około 290 zł – w przeliczeniu 12 zł/miesiąc. Koszt odnowienia certyfikatu na kolejne lata wynosi około 100 zł. Liczba certyfikatów, jakimi powinna dysponować dana firma, uzależniona jest od liczby osób na co dzień podpisujących e-dokumenty.

 

Komentarze

2
Zaloguj się, aby skomentować
avatar
Komentowanie dostępne jest tylko dla zarejestrowanych użytkowników serwisu.
  • avatar
    miko789
    0
    Podpis z certyfikatem na dwa lata można załatwić przez firmę Netvet, nie trzeba nigdzie do notariusza jeździć i płacić, tylko to oni przyjeżdżają do klienta. Ja zamawiałem usługę do firmy. Zestawy mają różne, najtańszy coś koło 200 zł a ten najdroższy z mikroczytnikiem bliżej 300 zł kosztował.
    • avatar
      adam788
      0
      Niedawno ludzie z https://netvet.pl/podpis-elektroniczny optymalizowali mi firmę pod wysyłanie JPK. Właśnie o podpis elektroniczny mi chodziło. Dojechali do mnie, kilkadziesiąt minut i już miałem wysłaną pierwszą deklarację bezbłędnie.