Elektroniczna wymiana dokumentów w standardzie EDI
Bezpieczeństwo

Elektroniczna wymiana dokumentów w standardzie EDI

Możliwości wykorzystania w działalności firmy systemu elektronicznej wymiany dokumentów EDI

[źródło: sxc.hu]

Technologia EDI ogranicza koszty i usprawnia współpracę między partnerami handlowymi w ramach całego łańcucha dostaw. Zamówienia mogą być realizowane efektywniej, faktury dostarczane szybciej, a elektroniczna forma dokumentów eliminuje błędy popełniane w trakcie ręcznego wprowadzania danych.

Elektroniczna wymiana danych (EDI, Electronic Data Interchange) to sposób przekazywania danych między partnerami biznesowymi z wykorzystaniem standardowych komunikatów. Standard ten powstał, aby usystematyzować i ujednolicić sposób przesyłania informacji między firmami i instytucjami, które każdego dnia wymieniają między sobą setki, a nawet tysiące dokumentów.

Mechanizmy te wykorzystywane są przede wszystkim w relacjach handlowych (dokumenty zamówień, faktury elektroniczne). EDI jest stosowane powszechnie przez największe sieci handlowe i ich dostawców, przede wszystkim w trakcie przyjmowania zamówień oraz przekazywania dokumentów faktur i faktury korygujących w formie elektronicznej. Sama konstrukcja EDI nie wyklucza posługiwania się tą formą komunikacji w innych zastosowaniach.

EDI bezpośrednio przekłada się na przyspieszenie wymiany danych (droga elektroniczna) oraz eliminację błędów w dokumentach (import elektroniczny, walidacja).

EDI nie jest jednak kolejnym protokołem sieciowym. Standard ten określa format komunikatów, które są przekazywane między stronami z wykorzystaniem dowolnego medium transmisji, takim jak modem, FTP, HTTP czy AS2 (Applicability Statement 2).

Korzyści z wdrożenia EDI

Elektroniczna wymiana danych przynosi wiele korzyści obu stronom komunikacji, eliminując koszty i niedogodności wynikające z wymiany dokumentów w sposób tradycyjny (papierowy). Do najważniejszych zalet wdrożenia systemu EDI w przedsiębiorstwie zaliczyć można:

  • wyeliminowanie konieczności wielokrotnego, ręcznego wprowadzania tych samych danych, przez ich automatyczne wczytywanie (import) do systemu komputerowego odbiorcy komunikatu, 
  • zmniejszenie liczby błędów w dokumentach, które są walidowane pod kątem formalnym i rachunkowym, jeszcze zanim zostaną dostarczone do odbiorcy,
  • zwiększenie szybkości dostarczenia dokumentów do adresata,
  • standaryzację formatu danych, dzięki czemu komunikaty EDI są zrozumiałe dla wszystkich stron uczestniczących w wymianie danych i nie wymagają dostosowywania systemów do warunków stawianych przez poszczególnych kontrahentów.

EDI bezpośrednio przekłada się na przyspieszenie wymiany danych (droga elektroniczna) oraz eliminację błędów w dokumentach (import elektroniczny, walidacja). Pozwala również istotnie ograniczyć liczbę operatorów wykonujących zadania związane z przyjmowaniem i przetwarzaniem dokumentów. Dzięki EDI, dostawcy i odbiorcy mówią wspólnym językiem, zrozumiałym dla każdej ze stron.

EDI w Polsce

W 2001 roku z inicjatywy ECR Polska powstała Grupa ds. EDI, która zajmuje się uzgadnianiem oraz ujednolicaniem formatów komunikatów EDI w transakcjach handlowych między sieciami handlowymi, a ich dostawcami. Listę uzgodnionych komunikatów (typów dokumentów) znajdziemy na stronie http://www.gs1pl.org/elektroniczna-komunikacja--edi/uzgodnione-dokumenty.

Operatorzy EDI umożliwiają szybkie zestawienie relacji z większością sieci handlowych działających w Polsce.

Grupa ma charakter otwarty, a jej członkami są Instytut Logistyki i Magazynowania (ILiM), operatorzy EDI (m.in. Comarch, Infinite, EDISON) oraz dostawcy systemów informatycznych (QAD, HP, BCC), przedstawiciele sieci handlowych i dystrybutorów (Jeronimo Martins Polska, Makro Cash & Carry, Real, Kolporter) oraz producentów (Masterfoods, Nestle, Henkel, Unilever). Członkami grupy mogą zostać przedstawiciele każdej firmy, która jest aktywnie zaangażowana w rozwój oraz używanie systemu EDI w obrocie handlowym.

Ręczny system zamawiania i wymiany informacji handlowych oraz możliwość jego uproszczenia i zautomatyzowania dzięki komunikacji EDI.

Wynikiem pracy Grupy jest dokument „Dobre praktyki”, który zawiera zestaw rekomendacji dotyczących praktyki i zasad wdrażania systemów EDI na polskim rynku, w tym ogólne wytyczne stosowania wszystkich uzgodnionych komunikatów. Przedsiębiorcom dostarcza on szereg przydatnych informacji w zakresie realizacji projektów EDI oraz praktyczne przykłady implementacji rozwiązań EDI  w Polsce. Dokument „Dobre praktyki” jest dostępny jest do pobrania ze strony http://www.ecr.pl/grupy/grupa_edi/pliki/dobre_praktyki_edi.pdf.

Jak przystąpić do EDI

Proces przyłączenia się do systemu EDI jest stosunkowo tani i niezbyt skomplikowany, przede wszystkim za sprawą funkcjonujących na rynku operatorów EDI, którzy świadczą usługi przesyłania i przetwarzania dokumentów przekazywanych między dostawcami i odbiorcami. W EDI mówi się o zestawieniu relacji między partnerami biznesowymi.

Operator EDI odpowiada za przekazanie komunikatu od odbiorcy do adresata. Zadaniem operatora może być również zmiana formatu dokumentu, tak aby ten był akceptowalny przez system biznesowy odbiorcy.

W Polsce usługi EDI oferują (dane za GS1 Polska) następujące firmy: Comarch (platforma Comarch EDI, wcześniej ECOD), EDISON, Infinite (EDInet), Xtrade oraz Itella Information.

Operatorzy EDI umożliwiają szybkie zestawienie relacji z większością sieci handlowych działających w naszym kraju. Firmy te działają na rynku jako bezpośredni operator EDI dla danej sieci lub zapewniają możliwość wymiany dokumentów z sieciami przez umowy międzyoperatorskie. Wybrane sieci handlowe udostępniają własne rozwiązania EDI, które pozwalają dostawcom wymieniać dokumenty elektroniczne (również za pomocą udostępnianych przez nie serwisów WWW), bez konieczności korzystania z usług operatora EDI. 

Numery GTIN
W obrocie handlowym wyroby i towary traktowane są jako jednostki handlowe, identyfikowane za pomocą Globalnych Numerów Jednostek Handlowych (GTIN), przede wszystkim w postaci symbolu EAN-13 i jego krótszej wersji EAN-8, stosowanych w sprzedaży detalicznej.
Przez jednostkę handlową rozumie się tutaj każdy przedmiot handlu, będący produktem lub usługą, który może być zamawiany i fakturowany. Kod GTIN umożliwia znakowanie zarówno pojedynczych pudełek wyrobów, jak i opakowań zbiorczych. Towary o zmiennej ilości (wyrażone w kilogramach, metrach itd.) identyfikuje się za pomocą EAN-14, który zaczyna się liczbą (wskaźnikiem) 9.

Między kontrahentami wymagane jest zawarcie bezpośredniej umowy, w której obie strony deklarują chęć wymiany komunikatów drogą elektroniczną. Ustalenia te dotyczą kanału, formatu i typu dokumentów (zamówienie, faktura, awizo dostawy itd.) przekazywanych w systemie EDI. Zawarcie umowy jest obligatoryjne, jeśli chcemy zrezygnować z papierowej formy dostarczania faktur i faktur korygujących. Wymiana danych przez EDI w pierwszym etapie prowadzona jest w trybie testowym, po zakończeniu którego następuje przejście do trybu produkcyjnego, w którym rezygnuje się z używanych dotychczas kanałów przekazywania dokumentów (poczta, faks, email).

Zadania operatorów EDI

Operator EDI odpowiada za przekazanie komunikatu od odbiorcy do adresata. Zadaniem operatora może być również zmiana formatu dokumentu, tak aby ten był akceptowalny przez system biznesowy odbiorcy. Proces ten nazywa się mapowaniem (translacją) dokumentów między formatami. Istnieje kilka formatów komunikatów EDI (niektóre są również oddzielnymi standardami EDI) między którymi istnieje możliwość mapowania: XML, UN/EDIFACT, SAP IDOC, Odette, ANSI X12, VDA, zwykłe pliki CSV i TXT.

Operator EDI odpowiada również za walidację dokumentów. Polega ona na weryfikacji przesyłanych komunikatów pod względem technicznym i biznesowym na podstawie zdefiniowane mapy walidacji. Na etapie walidacji sprawdzane są m.in. czy dokument zawiera wszystkie wymagane pola, czy forma danych jest poprawny, czy wartość faktury jest równa sumie jej pozycji wyrażonych jako iloczyn ceny jednostkowej i liczby sztuk itd. Proces ten wpływa na jakość danych otrzymywanych przez odbiorcę komunikatu, bowiem pozwala odrzucić dokumenty, które zawierają błędy lub nie spełniają określonych kryteriów. Nadawca może w krótkim czasie naprawić błąd w dokumencie.

EDInet Connector

Przykładem tego rozwiązania jest platforma EDInet Connector firmy Infinite, która zapewnia mechanizmy komunikacji z dowolnym partnerem handlowym, niezależnie od tego jaki system EDI posiada oraz z jakich kanałów komunikacyjnych i formatów komunikatów korzysta.

Identyfikatory lokalizacji GLN
Ważnym elementem systemu EDI jest GLN, czyli Globalny Numer Lokalizacyjny, który jednoznacznie identyfikuje podmiot i/lub lokalizację, między którymi odbywa się wymiana komunikatów elektronicznych.
W Polsce przydzielaniem numerów GLN zajmuje się Instytut Logistyki i Magazynowania w Poznaniu, ta sama organizacja która odpowiada za przyznawanie i funkcjonowanie kodów GTIN/EAN.
Dostawcy wystarczy pojedynczy GLN dla jednej lokalizacji. Jeśli nie mamy umowy z ILiM koszt rejestracji numeru GLN wynosi 307,50 zł. Wnoszona jest również opłata roczna.
Uczestnicy systemu GS1 (kody kreskowe), którzy posiadają prawo do użytkowania numeru identyfikacyjnego firmy, mogą wykorzystać go do utworzenia numeru GLN. Nie wymaga to zawarcia odrębnej umowy z ILiM.

EDInet Connector umożliwia przekazywanie danych między partnerami biznesowymi, translację dokumentów, konwersję komunikatów między różnymi formatami danych, routing komunikacyjny, oraz konwersję z/na różne protokoły komunikacyjne. Platforma ta udostępnia również mechanizmy zarządzania przepływem dokumentów (workflow) oraz narzędzia do automatyzacji procesów i raportowania dostępnych dla klienta.

EDI przez przeglądarkę

Operator EDI udostępnia klientom wszystkie niezbędne narzędzia do prowadzenia komunikacji z partnerami biznesowymi. Narzędziem takim jest aplikacja webowa np. Comarch EDI Web, która umożliwia tworzenie oraz wymianę komunikatów elektronicznych (zamówień, faktur, potwierdzenie przyjęcia) z poziomu przeglądarki internetowej.

Aplikacja webowa jest narzędziem dla użytkownika końcowego - pracownika działu obsługi klienta, fakturzystki itd. Aplikacja webowa umożliwia przeglądanie, drukowanie i zapisywanie komunikatów zamówień. Zamówienia mogą zostać automatycznie wczytane (zaimportowane) do systemu ERP odbiorcy.

Typowa wymiana danych w komunikacji EDI

Oprogramowanie pozwala na tworzenie i przesyłanie faktur oraz WZ, przy czym treść dokumentów może być wprowadzana ręcznie (bezpośrednio w oknie przeglądarki) lub wczytywana z pliku XML wygenerowanego przez system komputerowy stosowany w danej firmie. Jednocześnie z poziomu aplikacji webowej istnieje możliwość obsługi pozostałych komunikatów EDI: potwierdzenia przelewu, zamówienia i dostawy, raportów magazynowych czy katalogu produktów.

Proces wymiany dokumentów można w prosty sposób zautomatyzować za pomocą narzędzi udostępnianych przez operatorów EDI. Comarch EDI Connector pobiera pliki faktur w formacie XML z lokalizacji (folderu) wskazanej przez użytkownika, a następnie przekazuje je przez internet do systemu EDI operatora. W tym celu używany jest protokół HTTPS oraz ta sama platforma EDI, co używana przez aplikację webową tego operatora. Innymi słowy, wystarczy zapisać faktury w wyznaczonym folderze, a specjalna aplikacja zainstalowana na komputerze, automatycznie prześle je do systemu EDI i dalej odbiorcy komunikatu.