Czym należy się kierować przy wyborze programu do kadrowo-płacowej obsługi firmy

W dobie kapitału ludzkiego jako nadrzędnego, a jednocześnie najcenniejszego zasobu przedsiębiorstwa, każda firma powinna uznać za priorytet sprawną i kompleksową obsługę pracowników. Niezbędnym narzędziem, mającym na celu pomoc w kontroli tego rozbudowanego procesu, jest dobry program kadrowo-płacowy. W tym miejscu można zadać sobie pytania – czym kierować przy podejmowaniu decyzji dotyczącej wyboru programu kadrowo-płacowego i na co powinno się zwrócić podczas wyboru szczególną uwagę?

Jak wiadomo, program kadrowo-płacowy musi wspierać ogół obszarów wymaganych do sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dobry system kadrowy powinien „trzymać pieczę” nad pracownikiem już od momentu procesu rekrutacyjnego, by przy pozytywnym jego rozstrzygnięciu, móc przenieść kandydata do bazy pracowników, bez konieczności ponownego uzupełniania danych.

Istotnym elementem systemu jest możliwość integracji z dodatkowymi narzędziami używanymi w firmie. Warto sprawdzić czy wybrane oprogramowanie kadrowo-płacowe pozwala na import i eksport danych z programu Płatnik ZUS oraz z innych systemów IT. Jest to istotne zarówno podczas rozpoczynania pracy z programem, jak i na co dzień, przy wykonywaniu rutynowych czynności. Prawie wszystkie przedsiębiorstwa korzystają z rozwiązań informatycznych, wspomagających komunikację z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Urzędem Skarbowym. W przypadku ZUS, tyczy się to przede wszystkim zgłoszeń ZUA, ZZA, ZWUA, ZCNA i deklaracji DRA, RCA, RSA, a także RMUA, natomiast w przypadku US, mowa o PIT-11, PIT-8C, PIT-8B, PIT-8S, PIT-40 czy PIT-R. Dodatkowo, warto zwrócić uwagę na to czy wybrany program umożliwia wysyłkę e-deklaracji z wykorzystaniem podpisu elektronicznego.

Przydatna jest również opcja generowania szerokiej gamy raportów, na podstawie wprowadzonych i przetworzonych danych. Łatwy dostęp do takich dokumentów stanowi cenne źródło oceny pracowniczej, systemu zarządzania zasobami ludzkimi oraz kondycji przedsiębiorstwa. Warto zwrócić uwagę na bogaty wachlarz dostępnych zestawień, a także na możliwość utworzenia dowolnych, własnych wzorów dokumentów. Dodanie ich prawdopodobnie nie będzie stanowić problemu, ale może okazać się dodatkowym kosztem.

Skalowalność oprogramowania i interfejs użytkownika

Producenci mnożą liczbę dostępnych wersji oprogramowania, w zależności od wielkości firmy czy rodzaju i sposobu wykonywanej działalności. Nie powinno to jednak utrudniać możliwości uaktualnienia aplikacji do wyższych lub bardziej rozbudowanych wersji. Dobre oprogramowanie kadrowo-płacowe musi „rosnąć” wraz z rozwojem firmy i liczbą zatrudnionych pracowników. Powinno również umożliwiać wprowadzanie dodatkowych składników wynagrodzeń – w tym nawet tych, wyliczanych w najbardziej skomplikowany sposób (średnie, sumy z miesiąca, z zadanego okresu, od początku roku, itp.). Problemu nie powinna stanowić także kwestia tego czy dany podmiot jest organizacją jedno-, czy wielooddziałową. Należy zwrócić uwagę na zdalny dostęp oraz wszelkie dodatkowe moduły, jak np. moduł www.

Dysponujący nawet największą liczbą funkcji program będzie mało użyteczny, jeśli wyposażono go w niewygodny i mało przejrzysty interfejs. Oprogramowanie musi być intuicyjne i proste w obsłudze. Oprócz powszechnie stosowanych skrótów klawiszowych, ułatwień w przechodzeniu pomiędzy oknami czy dostępności pomocy kontekstowej, pod uwagę muszą być brane również jeszcze inne aspekty. Niejednokrotnie zachodzi także potrzeba rozszerzenia funkcjonalności programu, poprzez dodanie własnych pól do wybranych okien.

Poszczególne wydruki oraz sam interfejs powinny być dostępne w kilku wersjach językowych. Jest to istotne z punktu widzenia zagranicznych pracowników czy po prostu obcojęzycznych kontrahentów. Przyda się także możliwość personalizacji uprawnień użytkowników w zależności od ich kompetencji. Pozwoli to na ograniczenie wyświetlania niepożądanych elementów (np. opcji płacowych, gdy takie informacje nie są niezbędne) oraz na przyznanie lub odebranie dostępu do konkretnych danych.

Należy zaznaczyć, że zarówno wprowadzanie, a następnie przedstawianie zbiorów danych ma odbywać się sprawnie. Efekt finalny, w postaci wygenerowanych obliczeń, powinien być uzupełniony o opcję sprawdzenia sposobu ich otrzymania. Sam zaś wydruk musi być przede wszystkim przejrzysty.

Bezpieczeństwo danych

Każdy program, do którego bazy wprowadzane są dane o wysokim priorytecie poufności, musi zapewniać bezpieczeństwo ich przechowywania. Dobrze, gdy dane przechowywane są w bazie SQL lub ORACLE, co dodatkowo wpływa na stabilność i szybkość działania, a ich archiwizacja odbywa się w tle. Dla mikroprzedsiębiorstw ważnym jednak będzie, by operacje wspomagające proces ochrony danych można było wykonywać także samodzielnie, bez udziału informatyka.

Zaufanie to również pewność, że wszystkie operacje są wykonywane bezbłędnie, w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawnymi. Kluczowa jest tu dostępność aktualizacji, łatwych do samodzielnego pobrania i zainstalowania, najlepiej z opisem czego dotyczą

Oprócz wyżej rozważonych kwestii, a także aspektów czysto finansowych, przed zakupem konkretnego programu, zdecydowanie warto skorzystać z wersji testowej. Im dłuższy okres testowy, tym lepiej. Nierzadko bieżący miesiąc ujmowany jest w rozrachunkach dopiero podczas kolejnego. Ponadto, stosunkowo długi okres próbny ma jeszcze jedną, istotną zaletę. Pozwala ocenić, jak często program jest aktualizowany oraz w jaki sposób funkcjonuje pomoc techniczna producenta, o ile oczywiście takowa została przewidziana dla wersji testowych.