Microsoft 365 - zobacz w jaki sposób twój telefon może pomóc w nauce

Minęło już kilka miesięcy odkąd oficjalnie zmieniono nazwę zestawu narzędzi Office 365 na Microsoft 365. Jak już pisaliśmy było to podyktowane potrzebą lepszego opisania usług, które wykraczają poza podstawowy zakres narzędzi biurowych. Doskonale sprawdzają się także w domu jak i zdalnej edukacji. Nadchodzi nowy rok szkolny i warto wrócić do dobrych nawyków, a wśród nich może być korzystanie z Microsoft 365.

Czy jesteście pewni, że znacie wszystkie plusy Microsoft 365?

Microsoft 365 to w praktyce zamknięte z przejrzystej formie abonamentu wszystkie korzyści jakie daje konsumentom, a także firmom, koncern z Redmond. Jak bardzo są one rozbudowane świadczy choćby fakt, że użytkownik Microsoft 365 dostaje dostęp do wsparcia technicznego dla systemu Windows 10. I to nie tylko prostych porad, które sam mógłby wyczytać w internecie i zastosować na komputerze. Ale działań, do których przydatni jest przeszkoleni eksperci Microsoftu. Wydawałoby się, że to wsparcie to coś co jest tak oczywiste i tak przydatne, że Microsoft nie może teraz opędzić się od telefonów czy połączeń na czacie z pytaniami.

A jednak wcale tak nie jest. Ktoś powie, że być może to zasługa dobrze zoptymalizowanych najnowszych wersji systemu Windows 10. Prawda jest jednak taka, że etykieta Office 365 mocno przylgnęła do zbioru aplikacji i usług, które oferowane są od ponad dwóch dekad. Wspomniane wsparcie dla najnowszej wersji Windows to rzecz, z której nie zdaje sobie sprawy wielu posiadaczy Microsoft 365. A raczej nie chce zdawać, tak jak nie dopuszcza myśli, że Microsoft 365 to jednak nie to samo co pudełkowe Office 2019.

Na szczęście, dla wielu użytkowników sprawa jest jasna i to nawet nie Word, Excel czy Powerpoint, a takie narzędzia jak Outlook czy OneDrive są podstawą. Te pierwsze z pewnością są również istotne w edukacji, ale gdy dochodzimy do kwestii związanych ze zdalną współpracą, co w nauce ma ostatnio bardzo często miejsce, nie sposób obejść się bez całego Microsoft 365.

Microsoft 365 to atrakcyjna cenowo pomoc edukacyjna

Microsoft twierdzi, że nie ma obecnie tak atrakcyjnie wycenionego zestawu narzędzi jak jego Microsoft 365, a w czasach edukacji zdalnej każda inwestycja powinna być przemyślana. Mamy tu na mysli Microsoft 365 Personal oraz Microsoft 365 Family. Jeśli w domu jest więcej niż jeden użytkownik komputera ta druga opcja wydaje się naturalniejsza i jeszcze atrakcyjniejsza cenowo.

W cenie, w której użytkownicy innych aplikacji dostają licencje dla jednego użytkownika, a czasem tylko pojedynczą usługę jak dysk chmurowy, Microsoft 365 Family dostarcza narzędzia dla nawet pięciu dodatkowych użytkowników. Każdy z nich może używać jednocześnie aplikacje i narzędzia na pięciu swoich urządzeniach. Nawet posiadacz licencji Microsoft 365 Personal może tak zrobić, choć już samodzielnie. Dlatego zakup Microsoft 365 można traktować nie tylko jako inwestycję w edukację młodzieży, ale rozwój całej rodziny.

Licencja na Microsoft 365 to aplikacje online i offline, usługi komunikacji i dysk sieciowy OneDrive o pojemności 1 TB na każdego użytkownika. To już doskonale wiecie, warto jednak dodać, że choć Microsoft dzieli swoje oferty na biznesowe i konsumenckie, w każdym przypadku zapewniana jest niezawodność na poziomie korporacyjnym. Firma chwali się (odpukajmy w niemalowane), że jego chmurowe narzędzia dotychczas nie zostały naruszone w sposób, który byłby niebezpieczny dla użytkownika. Ponieważ wraz z Microsoft 365 płacimy za OneDrive, firma nie musi uciekać się do zagrywek licencyjnych, które stawiają pod znakiem zapytania własność wgrywanych do sieci treści. Tutaj wszystko należy do nas.

Na benchmark.pl pokazywaliśmy jakie zalety niesie Microsoft 365 w grupowej współpracy, jak przydatnym narzędziem za sprawą technik AI stał się Powerpoint, dlaczego warto korzystać z Outlooka w każdym z jego wcieleń.

Microsoft 365 nie tylko na komputery

I choć zawsze wspominaliśmy o telefonach jako potencjalnych beneficjentach Microsoft 365, to skupialiśmy się na komputerach. A przecież te wspomniane pięć urządzeń to nie tylko pecet czy laptop. To właśnie także tablety i smartfony. Dostępne na nie aplikacje Microsoft są czasem mniej funkcjonalne niż wersje desktopowe, a jednak oferują te narzędzia, które pozwalają efektywnie pracować mobilnie. Są też przypadki jak Microsoft Teams, który w wersji mobilnej pozwala praktycznie na to samo co wersja komputerowa, w tym współdzielenie się zawartością ekranu smartfona. Wydawałoby się, że gdy nadejdzie czas nauki w szkole, niezależnie od tego czy będzie ona stacjonarna czy zdalna (tego jeszcze nikt nie wie), to komputery staną się podstawowym narzędziem współpracy.

Ale nie jedynym. Wspomniane pięć urządzeń to nie tylko pecet czy laptop, to także tablet czy smartfon. Na nich również uruchomimy aplikacje i usługi Microsoft 365, a co najważniejsze pozwolą one na pełniejsze wykorzystanie potencjału waszego mobilnego sprzętu. Zobaczcie w jaki sposób.

OneDrive czyli nowoczesny tornister w chmurze

Zacznijmy od OneDrive. To 1 terabajt przestrzeni w chmurze o standardzie biznesowym, w którym umieścimy dosłownie wszystko. Także zdjęcia z naszego telefonu, które mogą być zadanym projektem, ilustracją domowych zadań czy pomocniczym medium przy rozwiązywaniu problemów. Funkcja Przekazywanie z aparatu dba automatycznie, by telefon gdy tylko znajdzie się w zasięgu sieci Wi-Fi, wrzucał nowe fotografie na OneDrive. Możemy ją aktywować po instalacji aplikacji dostępowej OneDrive na telefonie.

W połączeniu z funkcjami udostępniania zrzutów ekranowych i zapisywania edytowanych dokumentów w OneDrive, możemy z poziomu telefonu mieć dostęp do wszystkich naszych prac. I nawet jeśli w szkole okaże się, że zapomnieliśmy wydrukować nasze wypracowanie czy referat, szybko uzyskamy do niego dostęp.

OneDrive można potraktować jako nowoczesny tornister w chmurze, w którym zmieści się dowolna liczba notatek, prac, podręczników w wersji elektronicznej

W OneDrive, również mobilnym mamy wydzieloną przestrzeń pod nazwą Magazyn Osobisty. Tu umieścimy dodatkowo zabezpieczone i zaszyfrowane pliki. Dzięki temu przypadkowo prezentując zawartość dysku nie pokażemy poufnych danych. W abonamencie Microsoft 365 nie mamy ograniczeń na liczbę przechowywanych plików. Darmowy OneDrive oprócz ograniczenia do 15 GB, pozwala na umieszczenie w Magazynie Osobistym tylko trzech plików.

Aplikacja dysku OneDrive i Kalendarz Microsoft

Dobra organizacja w domu i w szkole czyli Microsoft ToDo

Nauczyciele jak i uczniowie powinni być dobrze zorganizowani. Ci ostatni muszą swoją edukacyjną harówkę łączyć z domowym życiem. Dlatego Microsoft oferuje aplikację ToDo, która jest zaawansowaną listą zadań. Integruje się ona z kalendarzami Outlooka, systemowymi przypomnieniami, a nawet pozwala na wrzucenie SMSa jako zadania.

Warto też rozważyć zainstalowanie mobilnego Outlooka jako głównej aplikacji pocztowej na telefonie. Może on agregować maile z dowolnych skrzynek, zarówno z Outlook.com jak i Gmail. Jest odzwierciedleniem funkcjonalnym desktopowej aplikacji. Z tą drobna różnicą, że na niewielkim ekranie wszystko wygląda trochę inaczej i inaczej się używa.

Telefon jako podręczny skaner i wspólny schowek

Wasz smartfon dzięki aplikacji Office to także mobilne środowisko robocze o charakterze biurowym. Tę aplikację zainstalujecie nawet na telefonach Huawei, które nie mają usług Google. Nie jest to ten sam Office co na pececie, ale są też funkcje jak skaner PDF, które są stworzone dla telefonu.

Office pozwoli wam przeskanować dokument i zapisać jako PDF, a nie tylko obrazek. Rozpoznany zostanie w razie potrzeb układ tabeli, dzięki czemu można szybko zdigitalizować tabelkę, na przykład z tablicy czy trudnej do wypożyczenia książki. PDFy można także konwertować do formatów Office. Format PDF docenią nie tylko uczący się, ale i ich opiekunowie.

Aplikacja Office na telefonie Samsung Galaxy Note 20 Ultra, sekcja Akcje

Gdy pracujecie z komputerem, Office ma jeszcze jedną niespodziankę w zanadrzu. Współdzielony schowek. To coś więcej niż aplikacja Mój telefon, wspierająca dostęp do plików i SMSów na telefonie. Gdy coś skopiujemy na telefonie do schowka, możemy natychmiast wkleić do dokumentu na komputerze i na odwrót. Prościej już się nie da.

Bezpieczeństwo rodzinne, to także bezpieczeństwo ucznia

Lista narzędzi Microsoft 365, która zadziała na telefonach jest długa, ale od niedawna bardzo istotne miejsce zajmuje na niej Bezpieczeństwo Rodzinne. Zapytacie, cóż ma ono wspólnego z edukacją, czy do jej użycia trzeba konkretnej wersji Microsoft 365?

Bezpieczeństwo Rodzinne to aplikacja, z której może skorzystać każdy. Rodzice zainstalują je na pececie z Windows 10 i telefonie, dzieci tylko na telefonie. W podstawowej wersji jest ono bezpłatne, podobnie jak Teams, ale dopiero w połączeniu z abonamentem Microsoft 365 Family staje się ono praktyczne.

Bezpieczeństwo rodzinne zapewnia ochronę na dwóch płaszczyznach, fizycznej oraz komputerowej. Fizycznej, bo rodzice mogą kontrolować poczynania podopiecznych. Oczywiście wszystko opiera się tutaj na zasadzie wzajemnego zaufania, a sam Microsoft zakłada, że beneficjentami będą dzieci do 13-14 roku życia. Relacje ze starszą młodzieżą powinny bazować już na innych pomysłach.

Korzystanie z Bezpieczeństwa rodzinnego przypomina trochę używanie aplikacji inteligentnego domu. Smartfon raportuje lokalizację dziecka i powiadamia rodzica w konkretnych momentach, na przykład gdy wyjdzie z domu, przyjdzie do szkoły. Można nawet stworzyć wyzwalacz pod tytułem „wizyta u kolegi” a nic nie umknie uwadze. Na pewnym etapie rozwoju dziecka takie poczucie bezpieczeństwa przez rodzica jest bardzo istotne.

Druga płaszczyzna zabezpieczeń to limitowanie dostępu do urządzeń elektronicznych. Wiadomo, że są one dziś podstawą zarówno rozrywki, jak i pracy oraz edukacji, ale nie można przesadzać. Dlatego w Bezpieczeństwie rodzinnym zdefiniujemy czas używania komputera, smartfona czy konsoli. I to w sposób globalny, dlatego latorośl nie będzie mogła nas oszukać przesiadając się z peceta na konsolę by kontynuować grę.

Ograniczenia obejmują dostęp do poszczególnych aplikacji, witryn. Na telefonie łatwiej będzie „obejść” ograniczenie, bo mamy tu tylko limit dla programów. W przypadku Windows 10 oraz konsoli Xbox limit obejmuje też urządzenie. Gdy przekroczymy dozwolony czas, po kilku ostrzeżeniach nastąpi tak zwany „koniec świata”.

Konsumencki Microsoft Teams jeszcze bardziej przydatny w edukacji

Ostatnim narzędziem, które wielkimi krokami zdąża na telefony i może zrobić ogromną karierę w roku szkolnym, jest Microsoft Teams w wersji konsumenckiej. Sam Microsoft Teams to narzędzie, które zostało bardzo docenione przez branżę edukacyjną w pierwszej połowie roku. Konsumencki Teams również pojawi się jako darmowa aplikacja na telefon, ale w połączeniu z abonamentem da nam korzyści podobnie jak w przypadku OneDrive.

Konsumencki Microsoft Teams jeszcze w angielskiej wersji poglądowej

Microsoft Teams ma szanse stać się najbardziej lubianym komunikatorem na telefony, poważną konkurencją dla WhatsApp, który zresztą nie potrafi większości tego co umie Teams integrujący się z Microsoft 365.

A są to następujące możliwości:

• udostępnianie folderów, tworzenie folderów wspólnych,
• wspólne kalendarze w ramach grupy dyskusyjnej,
• integracja z kalendarzem na PC, z ToDo,
• rozdzielanie obowiązków,
• przekazywanie plików, wspólne zdjęcia, magazyn osobisty dla grupy,
• udostępnianie lokalizacji, funkcja wspólne miejsca (w przyszłości).

Taki Microsoft Teams może być wykorzystany do organizacji wyjazdu ze znajomymi, ale także do organizacji szkolnych wydarzeń. Na dodatek będą połączone alerty prywatne jak i firmowe w ramach jednej aplikacji.

Microsoft 365 to nie pakiet Office na rok

Podsumowując. Microsoft 365 w żadnym wypadku nie traktujcie jak pakiet Office na rok. Co prawda mamy tu taki okres abonamentowy, ale więcej mamy tu Microsoftu niż samego Office. Można powiedzieć, że wiosenny okres zdalnej nauki był taką generalną próbą. Realizowaną w trudnych warunkach i dla wielu jednostek edukacyjnych nie do końca udaną, ale nie można powiedzieć tego o Microsoft 365. W tym przypadku zestaw narzędzi i usług zdał egzamin i warto jesienią do niego wrócić. Nawet gdy edukacja potoczy się już ścieżką offline, plusy jakie daje Microsoft 365 i jego aplikacje mobilne, nie powinny dać się zapomnieć.

Tekst powstał we współpracy z Microsoft