Firma w chmurze. Jak zorganizować pracę w firmie z narzędziami Microsoft?
Technologie i Firma

Firma w chmurze. Jak zorganizować pracę w firmie z narzędziami Microsoft?

z dnia
Karol Żebruń | Redaktor serwisu benchmark.pl
4 komentarze Dyskutuj z nami

Jeśli twoja firma wciąż tonie w stosach papierków, a obieg treści przypomina czasy Gierka, czas najwyższy, by na nowo zorganizować pracę w firmie. W tym celu wykorzystamy narzędzia Microsoft 365.

Dostęp do Microsoft 365 w wersji dla firm można kupić w różnych sklepach. W tym tekście zachęcamy was do skorzystania z oferty Microsoft 365 od home.pl.

Nie są to oczywiście dedykowane aplikacje do zarządzania kadrami czy kontrolowania magazynu i płatności. Za to Microsoft 365 to kompletne środowisko aplikacji i usług, na podstawie którego można zorganizować pracę w firmie związaną z tworzeniem i współdzieleniem treści (korespondencja, teksty, prezentacje w Powerpoint, statystyki), obiegiem danych i informacji (tu przydatny jest szczególnie SharePoint Online), planowaniem zajęć, obowiązków i komunikacją w Outlook.

Z tego tekstu dowiecie się:

Narzędzia Microsoft to doskonałe uzupełnienie systemu Windows

Gdy padnie hasło Microsoft, w naszych głowach zapalą się dwie lampki. Jedna z podpisem Windows, a druga Office czy też Office 365. To drugie rozwiązanie, dziś już nazywane oficjalnie Microsoft 365 w wersji abonamentowej to nie tylko zbiór aplikacji biurowych takich jak Word czy Excel. Trudno dziś wyobrazić sobie firmę, która przynajmniej raz nie słyszała o zaletach grupowej współpracy z pomocą Microsoft 365.

W realizacji tego ostatniego zadania szczególnie przydatne jest narzędzie Microsoft Teams zdolne obsłużyć nawet 300 osobowe wirtualne spotkania (funkcja jest wprowadzana), w których transmitowany jest dźwięk, obraz wideo, zawartość ekranu użytkownika i korespondencja poprzez czat grupowy.W czasach, gdy wiele firm zdecydowało się na pracę on-line, a te początkujące nawet nie biorą pod uwagę innej opcji, Microsoft Teams jest idealnym rozwiązaniem.

Microsoft narzędzia komunikacja

Zaletą Microsoft 365 jest możliwość umieszczenia tworzonych treści w chmurze, dostęp do narzędzi z praktycznie dowolnego miejsca na świecie, w którym możemy uruchomić nasz laptop i stała dbałość ze strony producenta o aktualność oprogramowania.

Narzędzia Microsoft, który wariant jest dla nas odpowiedni i dlaczego w home.pl?

Jeśli dysponujecie już hostingiem i domeną w tej firmie, zakup abonamentu na Microsoft 365 jest idealnym uzupełnieniem. Pozwala bowiem na:

  • skoncentrowanie wsparcia dla firmowych usług w ramach jeden firmy,
  • lepszą współpracę już zakupionych rozwiązań w home.pl z usługami Microsoft 365,
  • wygodną migrację treści z home.pl do Microsoft 365.

home.pl ceny

W home.pl mamy do wyboru trzy standardowe warianty Microsoft 365:

  • Microsoft 365 Business Basic - skierowane do zwolenników pełnego przeniesienia firmowej aktywności do chmury, dostęp tylko do narzędzi on-line, obsługa Microsoft Teams, poczta 50 GB w Exchange i wsparcie dla SharePoint Online,
  • Aplikacje Microsoft 365 dla firm - propozycja dla podmiotów, którym zależy na podstawowej współpracy grupowej (bez poczty Exchange, SharePoint Online, rozbudowanego Teams), nie chcą też rozstawać się z narzędziami offline,
  • Microsoft 365 Business Standard - optymalne rozwiązanie, dla firm planujących przeniesienie się do chmury, przy zachowaniu wygody pracy offline, łączy zalety obu wcześniejszych wariantów Microsoft 365.

Kupujemy Microsoft 365 w home.pl

By zakupić Microsoft 365 w home.pl należy wykonać następujące działania:

  • z menu strony home.pl wybieramy OFFICE 365 | POCZTA, a następnie Microsoft Office 365,
  • wybieramy wariant Microsoft 365 i klikamy na Wybieram, następnie określamy liczbę licencji (licencja dla Aplikacje Microsoft 365 dla firm i Microsoft 365 Business Standard pozwala korzystać z oprogramowania na pięciu komputerach) i czas subskrypcji (niezależnie od wyboru, opłaty uiszczane są w cyklu miesięcznym),
  • klikamy na Dodaj do zamówieniaPrzechodzę do koszyka (na stronie zamówienia oferowane są też dodatkowe pakiety aplikacji, z których możemy, ale nie musimy korzystać),
  • klikamy na Zamów i logujemy się na konto home.pl (konieczne jest jego założenie),
  • następnie konfigurujemy narzędzia - to ważny moment, bo wprowadzonych w tym miejscu zmian nie da się cofnąć. Jeśli kupujemy po raz pierwszy Microsoft 365 wybieramy Nowa usługa Office365, wybieramy nazwę domeny administratora i klikamy na Sprawdź,
  • gdy mieliśmy Microsoft 365 już wcześniej i chcemy kontynuować abonament w home.pl, zaznaczamy Mam już Office 365 i podajemy istniejącą nazwę.

Konfiguracja Microsoft 365

  • klikamy na Gotowe, następnie akceptujemy wymagane zgody, podajemy ewentualne dane do płatności i klikamy na Zamawiam
  • teraz należy poczekać na mail, który przyjdzie na adres e-mail skojarzony z naszym kontem w home.pl. Będzie on zawierał dokładne instrukcje jak zalogować się do panelu administracyjnego naszej usługi Microsoft 365 i pobrać aplikacje do zainstalowania offline (nie dotyczy to wersji Microsoft 365 Business Basic)

Mail z home.pl

O co chodzi z tą współpracą grupową?

Firmy, które są obecne na rynku pracy od dłuższego czasu, pamiętają czasy, gdy fizyczny obieg dokumentów w firmie był jedynym sposobem na ich dotarcie do każdego zaangażowanego w projekt pracownika. Dziś to samo możemy łatwiej osiągnąć umieszczając dokumenty w sieci i nadając innym użytkownikom prawa do ich modyfikacji, wprowadzania korekt lub akceptacji. Jeśli zachodzi konieczność wydrukowania dokumentu, możemy to zrobić wyłącznie w przypadku ostatecznej wersji.

Prawie każde narzędzie Microsoft 365 jest wyposażone w funkcje udostępniania dokumentów (tekstów, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji, diagramów, multimediów) w sieci, dostępu do ich różnych wersji, współdzielonej edycji. Narzędzia administracyjne umożliwiają z kolei zarządzanie uprawnieniami użytkowników tak, by zapobiec wyciekowi dokumentów poza uprzywilejowaną grupę.

OneDrive i konto Microsoft jako spoiwo firmowej pracy w chmurze

Narzędzia Microsoft 365 możemy uruchomić w przeglądarce (wersje webowe), na komputerze z systemem Windows, MacOS, a także na smartfonach. Te ostatnie są dostosowane do wymogów narzędzi mobilnych i choć trochę okrojone z funkcji niewygodnych w użyciu na telefonie, również współpracujące z OneDrive.

Narzędzia mobilne Microsoft
Dzięki kontu Microsoft zintegrowanemu z narzędziami tego producenta możemy przenieść się z pracą na dowolny komputer, ale także smartfon

OneDrive to chmurowy dysk o pojemności 1 TB, który otrzymuje każdy użytkownik. Nie należy mylić tej przestrzeni z tą, która być może zakupiliście jako serwer w home.pl. Ta przestrzeń jest zoptymalizowana pod kątem współpracy z domenami z serwerami. Można ją wykorzystać do postawienia serwera ftp czy jako prosty dysk chmurowy. Jednak OneDrive to coś więcej. Zoptymalizowana pod kątem współpracy z aplikacjami Microsoft 365 usługa w pełni obsługiwana przez firmę z Redmond.

Na OneDrive zapiszemy nie tylko tworzone w aplikacjach dokumenty, ale także załączniki z poczty w Outlooku, zdjęcia ze smartfona lub aparatu cyfrowego. Ten 1 TB w cenie oprogramowania Microsoft 365 jest bardzo atrakcyjną ofertą, którą trudno przebić konkurencji, a tym bardziej usługom hostingowym.

Dostęp do pełnej funkcjonalności OneDrive i wszelkich aplikacji Microsoft 365 dostaniemy korzystając z konta Microsoft. To odpowiednik konta Google, który zapewnia autentyfikacje w narzędziach Microsoft i wspomaga synchronizację danych pomiędzy urządzeniami w firmie, z których korzysta dany użytkownik.

Organizacja pracy w firmie za pomocą Microsoft - pięć etapów wtajemniczenia

Na początek aplikacje Microsoft 365 przydadzą się do usprawnienia podstawowych czynności w biurze, czyli tworzenia tekstów, korespondencji, prezentacji na spotkania z szefem lub kontrahentami, analiz finansowych, tworzenia tekstowo-multimedialnych notatek (OneNote), a także zarządzania pocztą e-mail (tu przydatny jest Outlook na komputerze, witryna Outlook.com lub serwer Exchange, który można połączyć z własną domeną, co pomoże zwiększyć autorytet naszej firmy). To pierwszy etap wtajemniczenia, który z chmurą ma jeszcze niewiele wspólnego.

Drugi etap to zaprzęgniecie OneDrive do pomocy. Przenosimy do chmury tworzone dane lub ich kopie, co pozwala na ich udostępnianie w dowolnej chwili innym członkom zespołu. OneDrive pełni rolę firmowego wirtualnego archiwum.

Narzędzia recenzji w Word czy Powerpoint wspomogą etap weryfikacji naszej pracy. Możliwość zapisu różnych wersji jednego pliku w chmurze ułatwi kontrolę postępu prac, a proste narzędzia automatyzujące kopie zapasowe najważniejszych plików z komputera zabezpieczą nas przed ryzykiem ich utraty.

W ten sposób, możemy stworzyć grupę projektową, która może być rozproszona w przestrzeni, ale skupiona mentalnie na konkretnym zadaniu. W ten sposób nie musimy aranżować za każdym razem, gdy rozpoczynany jest nowy projekt, przestrzeni roboczej w firmie (choć jest to optymalne rozwiązanie polecane przez sam Microsoft). Ba, ta przestrzeń może istnieć nawet wirtualnie, bo pracować da się z dowolnego miejsca.

Trzeci etap to zaprzężenie do pracy narzędzia SharePoint. Jego poznanie wymaga czasu, można ten etap pominąć, ale gdy już poznamy SharePoint, możemy w dużo bardziej zaawansowany i wygodny dla pracowników firmy współdzielić się dokumentami tworzonymi w ramach konkretnego projektu. W SharePoint tworzone są witryny, które są odpowiednikami szuflad w szafie z projektami. Każdy pracownik, który loguje się do SharePoint i rozpoczyna pracę nad dokumentem zostawia o tym informacje dla innych. Gdy kończy, inni też są o tym powiadamiani.

Czwarty etap to planowanie z pomocą Microsoft 365. W tym momencie Outlook przestaje być tylko programem pocztowym. W połączeniu z modułami Kalendarza i Kontaktów, staje się tablicą informacyjną i wirtualną sekretarką, która o niczym nie zapomina i przypomina na czas o firmowych wydarzeniach. W firmie można tworzyć w ten sposób spersonalizowane lub ograniczone do wybranych grup pracowników kalendarze, w których wydarzenia mogą być połączone nie tylko z lokalizacją, ale też konkretnymi zestawami dokumentów.

Piąty i ostatni w naszym przypadku etap to pełna wirtualizacja komunikacji wewnątrz firmy za pomocą Microsoft Teams. Komunikator Microsoft Teams zmniejsza dystans pomiędzy pracownikami, kierownictwem firmy, którzy są dostępni jedynie on-line. Wizualna komunikacja ułatwia zrozumiałą prezentację osiągnięć, a jednoczesne współdzielenie się treściami sprawia, że pracujemy prawie tak jakbyśmy siedzieli obok siebie w jednym pomieszczeniu.

Praca grupowa
Nie zawsze praca w grupie przy jednym komputerze sprzyja kreatywności, czasem lepszy jest dystans i Microsoft Teams

Podsumowując. Dzięki Microsoft 365 możemy wprowadzić firmową biurokrację na nowy chmurowy poziom. Wygodniejszy, wymagający mniejszej przestrzeni i bezpieczniejszy.

Kolega pomoże, czyli dlaczego warto skorzystać ze wsparcia home.pl

Każdy doświadczony biznesmen kiedyś zaczynał swoją zawodową karierę i był żółtodziobem, który potrzebował pomocy. To samo tyczy się obsługi platformy Microsoft 365. Coraz więcej ludzi wynosi tę umiejętność ze szkół, ale nie musi być ona kompletna.

Dlatego jeśli czujecie się niepewnie już na etapie tworzenia firmowego środowiska Microsoft 365, warto sięgnąć po tak zwaną Pomoc Podstawową lub Pomoc Rozszerzoną w home.pl. W umiarkowanej cenie, specjaliści, którzy nie będą mieli wątpliwości jakie towarzyszą początkującym użytkownikom, szybko skonfigurują nam konta użytkowników, pomogą przypisać własną domenę, a także zmigrować pocztę z serwera home.pl jeśli mamy już taką usługę (wariant Rozszerzony) do usług Microsoft.

W ten sposób czas potrzebny na wdrożenie platformy Microsoft 365 w firmie, niezależnie od jej wielkości, będzie maksymalnie skrócony. A jeśli zdecydujemy się na samodzielne wdrożenie, to wciąż pozostaje możliwość darmowej telefonicznej konsultacji (w godzinach 8-20), przez mail lub na czacie, gdy napotkamy konkretny problem. Sam korzystałem z takiej pomocy, gdy pojawił się błąd w konfiguracji usług ze strony Microsoftu, i oceniam ją pozytywnie. Mogłem oczywiście zadzwonić też do kolegi, ale on nie miałby tak dokładnej informacji o wykupionej przeze mnie usłudze, jak pracownicy wsparcia w home.pl.

Taka pomoc nie zwalnia oczywiście z konieczności podnoszenia kwalifikacji w zakresie obsługi narzędzi Microsoft. Dobrym punktem startowym może być szkolenie oferowane przez home.pl.

Szkolenie to rzecz płatna, ale korzyści są bezcenne

Podnoszenie kwalifikacji pracowników poprzez udział w szkoleniach to dzisiejsza firmowa codzienność. Niektórym może wydawać się, że szkolenie z zakresu obsługi platformy Office 365, to rzecz zbędna, gdyż w internecie znajdziemy liczne poradniki. Jednak te poradniki mogą być tworzone w oparciu o konkretne zastosowania, nie przystające do naszej firmowej rzeczywistości, poza tym wsparcie ogranicza się zazwyczaj do komentarzy pod tekstami lub prezentacjami wideo.

Typowy firmowy pracownik nie dość, że nie ma często czasu na samodzielne przedzieranie się przez internet w poszukiwaniu prawidłowych odpowiedzi, to może nie wiedzieć do końca jakie pytania zadawać. I tu home.pl wkracza z ofertą szybkich, realizowanych online, ale z możliwością dostępu także później, szkoleń z zakresu Microsoft 365.

W tych szkoleniach poruszane są kluczowe dla pracy z platformą hasła, które koncentrują się na wykorzystaniu funkcji współpracy grupowej, przechowywania danych w chmurze, zarządzania komunikacją i planowaniem.

W trakcie takiego szkolenia jego uczestnicy wzbogacają swoją wiedzę nie o rzeczy, które mogą samodzielnie przetestować i sprawdzić na swoich komputerach metodą prób i błędów, czyli o podstawową obsługę aplikacji Word, Excel czy Outlook. A o rzeczy, które nie są oczywiste i ich znajomość wiąże się z doświadczeniem, takie jak na przykład cykliczne zdarzenia w kalendarzu Outlook, czy współpracą grupową, jak wspólna edycja dokumentów. To doświadczenie najlepiej przekażą osoby, które miały już do czynienia z platformą Microsoft 365, na realnych przykładach.

Dlatego też, szkolenie realizowane przez home.pl, choć jest rzeczą płatną, przynosi bezcenne korzyści, których nie da samodzielne poszerzanie wiedzy. Oferowane są dwa typy szkoleń z Microsoft 365, dla użytkowników i administratorów. Szczególnie Ci drudzy, czyli osoby, na których spoczywa obowiązek zarządzania licencjami, kontami użytkowników, domenami i filtrowaniem korespondencji firmowej powinni zainteresować się takimi szkoleniami.

Tekst powstał we współpracy z firmą home.pl

Komentarze

4
Zaloguj się, żeby skomentować
avatar
Dodaj
Komentowanie dostępne jest tylko dla zarejestrowanych użytkowników serwisu.
  • avatar
    ,,Jak zorganizować pracę w firmie z narzędziami Microsoft"? Odpowiedź jest prosta: nie organizować niczego w oparciu o microsoft :)) Jedyną ich aplikacja mająca jakiś sens jest office.Reszta to jeden wielki szmelc.
  • avatar
    Teamsy sobie cenię, wraz z Sharepoint (wspólne pliki). Na pewno lepsze to, niż nic i wymiana plików na mailach tudzież trzymanie ich na prywatnych / darmowych kontach Google.

    Mówię tu o dużej firmie złożonej z kilkudziesięciu podmiotów, które czasem ze sobą współpracują, a czasem nie. Oczywiście lepiej, gdy wszyscy siedzą na jednej platformie ;)
  • avatar
    ogarne kazdemu, kazda licecje Microsoft 365 taniej niz home.pl - oczwiscie jestem Cloud Solution Providerem