Jaki program do fakturowania i prowadzenia firmy wybrać?

Programy do fakturowania to pierwsze narzędzia komputerowe, z którym do czynienia mają przedsiębiorcy prowadzący elektroniczną księgowość. Nawet jeśli nie są one wciąż obligatoryjne, bo stanie się to z momentem wprowadzenia obowiązku wystawiania faktur ustandaryzowanych, czyli systemu KSeF (Krajowy System e-Faktur), czyli dopiero w 2024 roku, korzystamy z nich już dziś, bo ułatwiają one znakomicie kontrolę nad obiegiem dokumentów.

Programy do fakturowania można podzielić na dwa podstawowe typy. Mogą to być programy do faktur instalowane na komputerze w formie aplikacji. Drugi typ, to nowoczesne programy webowe. Program do fakturowania on-line to klasyczny przykład SaaS – Software-as-a-Service, czyli oprogramowanie jako usługa (więcej na ten temat w artykule Co to jest SaaS). Przykładem takiego narzędzia jest rządowa aplikacja e-mikrofirma.

TOP programów do fakturowania - ranking

• FakturaXL.pl
• Comarch ERP XT
• Faktura.pl
• ING Księgowość
• Fakturownia
• Faktura Small Business Pro
• Taxeon
• InTaxo
• Taxon
• wFirma.pl

Najlepszy program do faktur dla mikroprzedsiębiorców to właśnie narzędzie, które jest dostępne on-line. Jakie są zalety programów do fakturowania w chmurze?

• łatwy i szybki dostęp z dowolnego urządzenia
• niezawodność i szybkość działania
• bezpieczeństwo danych
• szybkie dostosowywanie narzędzi do zmieniających się przepisów i standardów finansowych przez autora oprogramowania

Przede wszystkim do programu masz dostęp niemal zawsze i wszędzie, niezależnie od urządzenia czy lokalizacji. Wystarczy smartfon, tablet, komputer z dostępem do internetu. Niektóry programy do faktur są darmowe (zazwyczaj z ograniczeniem do pewniej ilości faktur).

Kolejna zaleta to niezawodność takich programów i bezpieczeństwo danych. Są one niezależne od naszego urządzenia, a co za tym idzie, będą działać zawsze. Nie musimy się przejmować tym, że system czy komputer przestał działać. Standardowe dyski komputerowe są zawodne, ulegają awariom, a dane mogą zostać z nich skasowane przez przypadek. Ten problem znika w przypadku programów w chmurze - wszystko jest przechowywane na niezależnych serwerach. Te na dodatek są zwykle lepiej chronione

Nawet jeśli nastąpi przerwa w dostępie do chmury, to trwa ona niedługo. Warto jednak mając na względzie niespodziewane awarie planować zawczasu korzystanie z narzędzi chmurowych, a nie robić tego tuż przed ważnym urzędowo terminem.

Programy on-line są także aktualizowane znacznie częściej niż aplikacje stacjonarne, dzięki czemu użytkownik ma prawie całkowitą pewność ze proces wystawiania faktur jest zgodny z obowiązującymi procedurami.

Jaki program do faktur, jak dobrze go wybrać?

No dobrze, tylko która aplikacja to faktycznie najlepszy program do faktur. Usługa łatwa w obsłudze, z szerokim zakresem funkcji, niezawodna i zapewniająca cennym danym wysokie bezpieczeństwo, a także zawsze aktualna.

Podczas wyboru najlepszych programów do fakturowania online braliśmy pod uwagę kilka czynników. Po pierwsze, czy aplikacja poza prowadzeniem uproszczonej księgowości, pozwala na obsługę magazynu. Dodatkowymi atutami są inne funkcje, takie jak CRM, obsługa kadr i płac oraz generowanie i wysyłanie deklaracji oraz plików JPK_VAT, JPK_FA i JPK_MAG na potrzeby kontroli skarbowej.

Kolejny czynnik to obsługa i czytelność interfejsu. Sama księgowość jest na tyle skomplikowana, że nie potrzebujemy kolejnych przeszkód w postaci nieczytelnego menu i poukrywanych funkcji.

Co jeszcze jest istotne w tego typu programach? Zdecydowanie renoma i dobre wsparcie. Wszystkie programy tego typu posiadają darmowe (uproszczone wersje), płatność polega na miesięcznym abonamencie, a ceny za rozbudowane już pakiety, oferujące usługi umożliwiające prowadzenie w ramach jednego konta nieograniczonej ilości firm (osobny NIP) i nieograniczonej ilości magazynów, zwykle nie przekraczają kilkudziesięciu złotych miesięcznie.

FakturaXL.pl

Dostępne opcje:

• Bezpłatny za 0 zł (do 10 faktur /mc)
• PEŁNY – 8 pln /mc
• PEŁNY + MAGAZYN – 18 pln /mc
• wersja dla księgowych Bezpłatny za 0 zł (do 3 firm)
• wersja dla księgowych PEŁNY – 30 pln /mc (10 firm z możliwością płatnego rozszerzenia)
• wersja dla księgowych VIP – 289 pln /mc (100 firm z możliwością płatnego rozszerzenia)

FakturaXL.pl to jedna z najbardziej atrakcyjnych propozycji na rynku programów do fakturowania i zarządzania magazynem w firmie. Program dostępny jest także w wersji dla księgowych. Wyróżnikiem są bardzo niskie koszty użytkowania przy jednocześnie szerokich mozliwościach aplikacji. Już darmowa wersja pozwala na skuteczne samodzielne prowadzenie księgowości, która opiera się na wystawianiu faktur i dokumentów wewnętrznych. Łatwy w obsłudze interfejs sprawi, że nawet początkujący w biznesie użytkownicy nie będą czuć się przytłoczeni liczbą funkcji. Pełną obsługę bez limitu faktur, wraz z funkcjami wysyłania dokumentów rozliczeniowych do różnych urzędów, dostaniemy już za 8 zł. Jedynie dodatkowe dziesięc złotych miesięcznie kosztuje nas dodanie obsługi magazynu i maksymalne rozszerzenie funkcjonalności.

Comarch ERP XT

Dostępne opcje:

• Testowanie funkcji aplikacji - bezpłatnie
• Funkcja fakturowania – 17 pln /mc
• Dodatkowa opcja księgi podatkowej – 39 pln /mc
• Dodatkowa funkcja magazynu – 50 pln /mc
• Wsparcie POS, drukarki fiskalnej i terminali – 50 pln /mc
• Pozostałe moduły, zależnie od funkcjonalności – od 0 pln /mc

Comarch ERP XT to szansa na dostęp do oprogramowania, które powstało na bazie aplikacji przeznaczonych dla dużych firm. Dzięki temu czytelność i intuicyjność interfejsu takich narzędzi może stać się udziałem niewielkich przedsiębiorców. Comarch proponuje nam przejrzysty schemat finansowania. Za obsługę faktur zapłacimy 17 złotych (w tym zawarta jest opcja OCR dla dwudziestu stron dokumentów). Następnie możemy rozbudowywać program o kolejne moduły, wybierając tylko te, które nas interesują. Comarch ERP XT wspiera obsługę mechanizmów płatniczych począwszy od przelewów po płatności gotówkowe. Zaletą oferty Comarch jest kompletność oferty w przypadku firm, które chcą ograniczyć się do oprogramowania jednego producenta. Dlatego wśród dodatkowych modułów znajdziemy funkcje sklepu internetowego wraz z mechanizmami optymalizacji SEO. Gdy funkcje Comarch ERP XT przestaną nam wystarczać, możemy wygodnie oddać zarządzanie naszymi finansami w ręce zewnętrznej księgowości wspierającej się oprogramowaniem Comarch ERP OPTIMA.

Faktura.pl

Dostępne opcje:

• wypróbuj za darmo przez 90 dni
• pakiet BASIC - 13,99 pln /mc
• pakiet OPTIMUM - 18,99 pln /mc
• pakiet PREMIUM - 28,99 pln /mc

Faktura.pl to wygodny i łatwy w obsłudze program, którego główne przeznaczenie opisuje jego nazwa. To wystawianie i przyjmowanie faktur, prowadzenie ich zestawienia i przygotowanie okresowych rozliczeń. Aplikacja niezależnie od wariantu cenowego oferuje opcję współpracy z naszą księgowością poprzez integrację z naszym profilem użytkownika. I taka strategia jest w przypadku faktura.pl najlepszym rozwiązaniem. W wyższych kwotowo wariantach otrzymujemy obsługę wielu użytkowników i wsparcie rozpoznawania OCR dla dokumentów kosztowych, ale także innych faktur, które nie były wystawione z pomocą Faktura.pl. W najwyższym pakiecie użytkownik może także skorzystać z opcji Magazynu. Faktura.pl oferuje indywidualny adres e-mail w domenie faktura.pl dla każdego użytkownika, na który można przesyłać dokumenty. Będą one automatycznie dodane do programu, a my możemy potem je opisać i odpowiednio skategoryzować.

ING Księgowość

Dostepne opcje:

• Wersja testowa całego zestawu narzędzi: 30 dni
• Fakturowanie: 0 zł dla posiadaczy rachunku firmowego w ING / 0 zł (do 3 faktur), 10 zł (bez limitu) dla klientów bez konta w ING - dla nowych klientów promocja 2 lata za 0 zł
• Magazyn: 0 zł / 20 zł (miesięcznie)
• Księgowość: 20 zł / 30 zł (miesięcznie) - dla nowych klientów opcja 1 miesiąc za 0 zł
• Kadry i Płace: 30 zł / 40 zł (miesięcznie)

Aplikacja, która stanowi kompletne rozwiązanie dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą na zasadzie KPiR lub ryczałtu ewidencjonowanego. Mimo iż jest to narzędzie oferowane przez ING nie ma wymogu posiadania konta w banku. Do dyspozycji zależnie od potrzeb mamy moduł Fakturowania, Magazynu, Samodzielnej księgowości, a nawet Kadr i Płac jeśli zatrudniamy pracowników. 

Integracja ING Ksiegowość z kontem posiadanym w ING daje dodatkowe korzyści, które można okreslić jako zintegrowana w jednym narzędziu kontrola firmowych finansów. Nie musimy przełączac się z aplikacji ksiegowej do konta bankowego, gdyż wszystko jest dostępne w jednym interfejsie. Użytkownicy ING Księgowość moga też skorzystać z dodatkowych płatnych usług, takich jak współpraca z biurem rachunkowym czy porady księgowych. Dla tych, którzy często wystawiają lub przyjmują faktury w terenie dostępna jest aplikacja mobilna ING Office.

Fakturownia

Dostępne opcje:

• Możliwość bezpłatnego testowania przez 30 dni
• Micro za 0 zł (do 3 faktur /mc)
• Start – 8,99 pln /mc
• Standard – 20,99 pln /mc
• Pro – 27,99 pln /mc
• Pro Plus – 55,99 pln /mc

Fakturownia jest programem umożliwiającym fakturowanie i sprzedaż. To program, który posiada wiele możliwości i różne opcje abonamentowe, przez co można go dostosować do swoich potrzeb. Darmowa wersja, która posiada wiele przydatnych funkcji, jest jednak ograniczona do wystawienia trzech dokumentów miesięcznie. Nielimitowana opcja START jest za to wyjątkowo tania i kosztuje 6pln miesięcznie. To idealna opcja dla mikro przedsiębiorców, tylko do fakturowania usług (bez magazynu). Jest więcej plusów. Oprócz możliwości archiwizacji i wysyłki dokumentów, system pozwala śledzić statusy płatności faktur oraz ozdobić fakturę własnym logo.
Od wersji Standard otrzymujemy już moduł „Magazyn”.
Wszystkie wersje oferują taki sam zakres konfiguracji i wystawiania dokumentów.
Warianty różnią się pomiędzy sobą między innymi ilością obsługiwanych użytkowników (od 1 do 10), ilością magazynów, działów i firm w ramach jednego konta (od 3 do nieograniczonej ilości), obsługą kodów EAN i drukowaniem etykiet, integracją z drukarką fiskalną, obsługą POS, księgowością on-line, czy osobnym panelem dla klientów.

Faktura Small Business Pro

Dostępne opcje:

• Darmowe - wersja testowa 7 dni
• Demo - bez ograniczeń czasowych
• Faktura Small Business Lite - 60 zł/rok
• Faktura Small Business Standard - 200 zł /rok
• Faktura Small Business Pro - 300 zł/rok

Faktura Small Business Pro to mocno rozbudowane, ale też wygodne w użytkowaniu oprogramowanie do fakturowania i prowadzenia magazynu. W przeciwieństwie do innych narzędzi z naszego zestawienia uruchomimy ją wyłącznie na komputerze. Wariant Pro wyposażony jest w obsługę magazynu, jeśli nie potrzebujemy tego komponentu można zakupić wersję prostszą.

Oryginalną cechą oprogramowania jest możliwość testowania bez ograniczeń. Po 7-dniowym okresie testowym program przechodzi w wersję DEMO, która wciąż zachowuje pełną funkcjonalność z wyjątkiem komunikatu o korzystaniu z nieopłaconej licencji. W tej aplikacji nie znajdziemy modułu księgowości, jednak kwestie związane z fakturowaniem i raportowaniem tej części działalności są opracowane prawie idealnie.

Taxeon

Dostępne opcje:

• wybróbuj za darmo przez 30 dni
• dla samodzielnego ryczałtu / KPIR 19 zł /mc (pierwsze 3 miesiące) / 35 zł (od 4 miesiąca)
• usługa księgowa 89 zł (ryczałt) lub 119 zł (KPIR)

Taxeon to platforma do wystawiania, przechowywania i przesyłania dokumentów księgowych. Dobre rozwiązanie dla początkujących przedsiębiorców, które może ułatwić życie i towarzyszy nam w całej drodze od wystawiania faktury, po archiwizację. Za pośrednictwem aplikacji w chmurze mamy możliwość prostego wystawiania nielimitowanej liczby faktur.

W pakiecie otrzymujemy funkcje fakturowania, prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów KPIR (lub Ewidencji Przychodów dla osób rozliczających się w formie ryczałtu), Rozliczenie ZUS, Rozliczenie VAT (rejestr VAT zakupu i sprzedaży), Środki trwałe (odpisy amortyzacyjne), Koszty pojazdu (przepisowe limity odliczeń VAT).

Kopia wszystkich wprowadzonych danych jest tworzona automatycznie (zaszyfrowana 256-bitowym kluczem), a twórcy zapewniają, że będziemy mieć do niej dostęp nawet jeśli przestaniemy korzystać z tej usługi.
W Taxeon stworzysz plik JPK przy rozliczeniu miesiąca (zresztą jak w każdej zaproponowanej tu aplikacji).
Ciekawie prezentują się także opcje związane z wysyłaniem dokumentów księgowych – faktury przekazywane są w bezpieczny sposób bez załączników, istnieje opcja otrzymania potwierdzenia odbioru przez kontrahenta.

InTaxo

Dostępne opcje:

• Darmowe testowanie przez 30 dni
• Fakturowanie – 15 zł /mc (bez ograniczeń faktur)
• Księgowość – 35 zł /mc

InTaxo to kolejny program oferujący cztery warianty: program do fakturowania, do księgowości internetowej z KPiR, rejestr VAT, deklaracje PIT i  VAT-7, program magazynowy oraz Księgowość i Magazyn. Aplikacja webowa posiada funkcje niezbędne do wystawiania faktur VAT, zaliczkowych, końcowych, pro-forma oraz paragonów fiskalnych. Na szczególną uwagę zasługuje fakt, że program jest prosty w obsłudze. InTaxo posiada moduł magazynowy, który ułatwia sprzedaż i zarządzanie procesami produkcyjnymi. Intuicyjna obsługa rezerwacji i zamówień u dostawców, w połączeniu z kontrolą stanów magazynowych to kolejny plus.

Taxon

Dostępne opcje:

• Do 10 faktur - bez opłat
• Od 10 do 40 faktur - 8 zł/mc
• Powyżej 40 faktur - 18 zł/mc
• Obsługa księgowa - 250 zł/mc (5 zł za fakturę)

Taxon to narzędzie dla ludzi, którzy nie tylko wolny czas, ale nawet prowadzenie firmy powierzają urządzeniom mobilnym. Dostępna jest wersja przeglądarkowa aplikacji, ale to wersja dla telefonów jest tu najważniejsza. Program zoptymalizowano pod kątem wprowadzania do obiegu faktur. Samodzielnie możemy zarządzać obiegiem faktur. Taxon oferuje też opcję współpracy z księgowym, który dba o poprawność wprowadzania do ewidencji faktur kosztowych (my robimy im tylko zdjęcie), a także opłacanie comiesięcznych zobowiązań podatkowych i składkowych.

wFirma.pl

Dostępne opcje:

• Darmowe testowanie przez 30 dni
• Księgowość: 49 zł /mc
• Pełna księgowość: 99 pln/mc
• Księgowość + Magazyn: 79 pln /mc
• Pełna księgowość + Magazyn: 129 pln/mc
• Księgowość + Magazyn + Kadry, płace i ubezpieczenia: 128 pln /mc
• Księgowość + Magazyn + Kadry, płace i ubezpieczenia: 178 pln /mc

Aplikacja wFirma.pl to jedno z popularniejszych obecnie rozwiązań tego typu. To nie tylko system, który służy do fakturowania, ale również system CRM, który pozwala na zarządzanie pracą i jej automatyzacją. wFirma.pl pozwala na łatwe wystawianie faktur dla zagranicznych kontrahentów oraz rachunków. System pozwala również na generowanie i wysyłanie deklaracji do urzędów. Dodatkowy atut to integracja z systemami bankowymi – w ten sposób system sam będzie monitorował wpłaty. Mamy też opcję miękkiej windykacji.