Segment aplikacji do fakturowania i prowadzenia podstawowej księgowości w firmach w ostatnim czasie mocno okrzepł i w tym roku mamy tylko jedną zmianę. Jednak zmiany w przepisach i funkcjach aplikacji każą spojrzeć się na nie na nowo.
Programy do fakturowania to pierwsze narzędzia komputerowe, z którym do czynienia mają przedsiębiorcy prowadzący elektroniczną księgowość. Nawet jeśli nie są one wciąż obligatoryjne, bo stanie się to z momentem wprowadzenia obowiązku wystawiania faktur ustandaryzowanych, czyli systemu KSeF (Krajowy System e-Faktur), nie wcześniej niż w 2025 roku (obecny termin 1 lipca 2024 roku został przesunięty), korzystamy z nich już dziś, bo ułatwiają one znakomicie kontrolę nad obiegiem dokumentów.
Co to jest KSeF?
KSeF to skrót od Krajowy System e-Faktur, który w przyszłości stanie się obowiązkowym systemem wystawiania i korygowania faktur w obrocie między firmami w Polsce (najpierw tymi w rejestrze VAT, potem też tymi zwolnionymi z obowiązku VAT). Od 1 stycznia 2022 roku korzystanie z tego systemu jest dobrowolne, czyli możemy wystawiać faktury zgodne z KSeF, wprowadzać takie do swojego systemu księgowego, ale nie mamy ani obowiązku ich wystawiania w takiej postaci ani przyjmowania. Systemu KSeF nie należy mylić z mechanizmem podzielonej płatności. KSeF służy wystawianiu faktur ustrukturyzowanych, zgodnych układem niezależnie od kontrahenta.
Choć KSeF nie jest wciąż obowiązkowe warto już teraz zadbać o to, by aplikacja do zarządzania finansami firmy była już gotowa na takie rozwiązanie, gdyż nie będziemy wtedy zaskoczeni wprowadzeniem obligatoryjnego jego stosowania. Wszystkie proponowane w tym materiale aplikacje spełniają ten warunek.
Darmowe narzędzie on-line udostępniane przez administrację państwową
Jeśli nie chcecie zbyt długo szukać i przyzwyczajać się do konkretnych aplikacji do fakturowania, to pierwszym narzędziem wartym uwagi jest e-mikrofirma. To udostępniane przez Ministerstwo Finansów bezpłatne narzędzie, w którym możemy wystawiać faktury (także VAT), na podstawie których są tworzone ewidencje, a potem deklaracje i rozliczenia w postaci dokumentów JPK. System jest już dostosowany do obsługi faktur KSeF.
Choć jest to narzędzie bardzo uproszczone oferuje najważniejsze mechanizmy i opcje, takie jak automatyczne wypełnianie nazw faktur, nazw kontrahentów z bazy czy korekty dokumentów. Wystawione dokumenty, rozliczenia, można usuwać, cofać i korygować. W teorii to właśnie e-mikrofirma powinna gwarantować zgodność z najnowszymi przepisami. Jest ona już gotowa do wystawiania i przyjmowania faktur zgodnych z systemem KSeF. Wadą e-mikrofirmy jest uzależnienie od kondycji innych rządowych usług, w tym Login.gov.pl lub aplikacji mObywatel, które służą do logowania się do e-mikrofirmy. Ta aplikacja nie zapewni także właściwej formy składanych do urzędu skarbowego dokumentów w przypadku, gdy podmion nie jest osoba fizyczną. Choć dokumenty będą przyjęte, to ostatecznie system je odrzuci.
Programy do fakturowania można podzielić na dwa podstawowe typy. Mogą to być programy do faktur instalowane na komputerze w formie aplikacji. Drugi typ, to nowoczesne programy webowe. Program do fakturowania on-line to klasyczny przykład SaaS – Software-as-a-Service, czyli oprogramowanie jako usługa (więcej na ten temat w artykule Co to jest SaaS). Przykładem takiego narzędzia jest rządowa aplikacja e-mikrofirma.
TOP programów do fakturowania - ranking
Najlepszy program do faktur dla mikroprzedsiębiorców to właśnie narzędzie, które jest dostępne on-line. Jakie są zalety programów do fakturowania w chmurze?
- łatwy i szybki dostęp z dowolnego urządzenia
- niezawodność i szybkość działania
- bezpieczeństwo danych
- szybkie dostosowywanie narzędzi do zmieniających się przepisów i standardów finansowych przez autora oprogramowania
Przede wszystkim do programu masz dostęp niemal zawsze i wszędzie, niezależnie od urządzenia czy lokalizacji. Wystarczy smartfon, tablet, komputer z dostępem do internetu. Niektóry programy do faktur są darmowe (zazwyczaj z ograniczeniem do pewniej ilości faktur).
Kolejna zaleta to niezawodność takich programów i bezpieczeństwo danych. Są one niezależne od naszego urządzenia, a co za tym idzie, będą działać zawsze. Nie musimy się przejmować tym, że system czy komputer przestał działać. Standardowe dyski komputerowe są zawodne, ulegają awariom, a dane mogą zostać z nich skasowane przez przypadek. Ten problem znika w przypadku programów w chmurze - wszystko jest przechowywane na niezależnych serwerach. Te na dodatek są zwykle lepiej chronione
Nawet jeśli nastąpi przerwa w dostępie do chmury, to trwa ona niedługo. Warto jednak mając na względzie niespodziewane awarie planować zawczasu korzystanie z narzędzi chmurowych, a nie robić tego tuż przed ważnym urzędowo terminem.
Programy on-line są także aktualizowane znacznie częściej niż aplikacje stacjonarne, dzięki czemu użytkownik ma prawie całkowitą pewność ze proces wystawiania faktur jest zgodny z obowiązującymi procedurami.
Jaki program do faktur, jak dobrze go wybrać?
No dobrze, tylko która aplikacja to faktycznie najlepszy program do faktur. Usługa łatwa w obsłudze, z szerokim zakresem funkcji, niezawodna i zapewniająca cennym danym wysokie bezpieczeństwo, a także zawsze aktualna.
Podczas wyboru najlepszych programów do fakturowania online braliśmy pod uwagę kilka czynników. Po pierwsze, czy aplikacja poza prowadzeniem uproszczonej księgowości, pozwala na obsługę magazynu. Dodatkowymi atutami są inne funkcje, takie jak CRM, obsługa kadr i płac oraz generowanie i wysyłanie deklaracji oraz plików JPK_VAT, JPK_FA i JPK_MAG na potrzeby kontroli skarbowej.
Kolejny czynnik to obsługa i czytelność interfejsu. Sama księgowość jest na tyle skomplikowana, że nie potrzebujemy kolejnych przeszkód w postaci nieczytelnego menu i poukrywanych funkcji.
Co jeszcze jest istotne w tego typu programach? Zdecydowanie renoma i dobre wsparcie. Wszystkie programy tego typu posiadają darmowe (uproszczone wersje), płatność polega na miesięcznym abonamencie, a ceny za rozbudowane już pakiety, oferujące usługi umożliwiające prowadzenie w ramach jednego konta nieograniczonej ilości firm (osobny NIP) i nieograniczonej ilości magazynów, zwykle nie przekraczają kilkudziesięciu złotych miesięcznie.
FakturaXL.pl
Dostępne opcje:
- Bezpłatny za 0 zł (do 10 faktur /mc)
- PEŁNY - 9,99 zł /mc (płatność roczna) | 12 zł /mc (płatność co miesiąc)
- PEŁNY + MAGAZYN - od 19,99 zł /mc (płatność roczna) | 22 zł / mc (płatność co miesiąc)
- wersja dla księgowych Bezpłatny za 0 zł (do 3 firm)
- wersja dla księgowych PEŁNY - 40 zł /mc (10 firm z możliwością płatnego rozszerzenia)
- wersja dla księgowych VIP - 389 zł /mc (100 firm z możliwością płatnego rozszerzenia)
FakturaXL.pl to jedna z najbardziej atrakcyjnych propozycji na rynku programów do fakturowania i zarządzania magazynem w firmie. Program dostępny jest także w wersji dla księgowych. Wyróżnikiem są bardzo niskie koszty użytkowania przy jednocześnie szerokich mozliwościach aplikacji. Już darmowa wersja pozwala na skuteczne samodzielne prowadzenie księgowości, która opiera się na wystawianiu faktur i dokumentów wewnętrznych. Łatwy w obsłudze interfejs sprawi, że nawet początkujący w biznesie użytkownicy nie będą czuć się przytłoczeni liczbą funkcji. Pełną obsługę bez limitu faktur, wraz z funkcjami wysyłania dokumentów rozliczeniowych do różnych urzędów, dostaniemy już za 8 zł. Jedynie dodatkowe dziesięc złotych miesięcznie kosztuje nas dodanie obsługi magazynu i maksymalne rozszerzenie funkcjonalności.
Faktura XL została przez nas przetestowana
Użytkownicy FakturaXL opinie mają o nim jak najlepsze. Aby jednak nie być gołosłownym, program został przez nas przetestowany, a przyklady funkcjonowania poszczególnych modułów znajdziecie w naszej recenzji FakturaXL.pl.
Comarch ERP XT
Dostępne opcje:
- Testowanie funkcji aplikacji - bezpłatne demo
- Funkcja fakturowania - 17 zł /mc
- Dodatkowa opcja księgi podatkowej - 39 zł /mc
- Dodatkowa funkcja magazynu - 50 zł /mc
- Pełna księgowość - 115 zł /mc
- Wsparcie POS, drukarki fiskalnej i terminali - 50 zł /mc
- Pozostałe moduły, zależnie od funkcjonalności - od 0 zł /mc
Comarch ERP XT to szansa na dostęp do oprogramowania, które powstało na bazie aplikacji przeznaczonych dla dużych firm. Dzięki temu czytelność i intuicyjność interfejsu takich narzędzi może stać się udziałem niewielkich przedsiębiorców. Comarch proponuje nam przejrzysty schemat finansowania. Za obsługę faktur zapłacimy 17 złotych (w tym zawarta jest opcja OCR dla dwudziestu stron dokumentów). Następnie możemy rozbudowywać program o kolejne moduły, wybierając tylko te, które nas interesują. Comarch ERP XT wspiera obsługę mechanizmów płatniczych począwszy od przelewów po płatności gotówkowe. Zaletą oferty Comarch jest kompletność oferty w przypadku firm, które chcą ograniczyć się do oprogramowania jednego producenta. Dlatego wśród dodatkowych modułów znajdziemy funkcje sklepu internetowego wraz z mechanizmami optymalizacji SEO. Gdy funkcje Comarch ERP XT przestaną nam wystarczać, możemy wygodnie oddać zarządzanie naszymi finansami w ręce zewnętrznej księgowości wspierającej się oprogramowaniem Comarch ERP OPTIMA.
Poznaj bliżej Comarch ERP XT
W naszym materiale na temat Comarch ERP XT pokazujemy najważniejsze funkcje tego oprogramowania i wygląd interfejsu, co jest istotną cechą decydującą o atrakcyjności danego narzędzia biznesowego
Faktura.pl
Dostępne opcje:
- wypróbuj za darmo przez 30 dni
- pakiet BASIC - 13,99 zł /mc
- pakiet OPTIMUM - 18,99 zł /mc
- pakiet PREMIUM - 28,99 zł /mc
Faktura.pl to wygodny i łatwy w obsłudze program, którego główne przeznaczenie opisuje jego nazwa. To wystawianie i przyjmowanie faktur, prowadzenie ich zestawienia i przygotowanie okresowych rozliczeń. Aplikacja niezależnie od wariantu cenowego oferuje opcję współpracy z naszą księgowością poprzez integrację z naszym profilem użytkownika. I taka strategia jest w przypadku faktura.pl najlepszym rozwiązaniem. W wyższych kwotowo wariantach otrzymujemy obsługę wielu użytkowników i wsparcie rozpoznawania OCR dla dokumentów kosztowych, ale także innych faktur, które nie były wystawione z pomocą Faktura.pl. W najwyższym pakiecie użytkownik może także skorzystać z opcji Magazynu. Faktura.pl oferuje indywidualny adres e-mail w domenie faktura.pl dla każdego użytkownika, na który można przesyłać dokumenty. Będą one automatycznie dodane do programu, a my możemy potem je opisać i odpowiednio skategoryzować.
Poznaj bliżej Faktura.pl
W naszym materiale na temat Faktura.pl pokazujemy najważniejsze funkcje tego oprogramowania i oceniamy jego użyteczność, z perspektywy przedsiębiorcy.
Fakturownia
Dostępne opcje:
- Możliwość bezpłatnego testowania przez 30 dni
- Micro za 0 zł (do 3 faktur /mc)
- Start - 8,99 zł /mc
- Standard - 20,99 zł /mc
- Pro - 34,99 zł /mc
- Pro Plus - 55,99 zł /mc
Fakturownia jest programem umożliwiającym fakturowanie i sprzedaż. To program, który posiada wiele możliwości i różne opcje abonamentowe, przez co można go dostosować do swoich potrzeb. Darmowa wersja, która posiada wiele przydatnych funkcji, jest jednak ograniczona do wystawienia trzech dokumentów miesięcznie. Nielimitowana opcja START jest za to wyjątkowo tania i kosztuje 6pln miesięcznie. To idealna opcja dla mikro przedsiębiorców, tylko do fakturowania usług (bez magazynu). Jest więcej plusów. Oprócz możliwości archiwizacji i wysyłki dokumentów, system pozwala śledzić statusy płatności faktur oraz ozdobić fakturę własnym logo.
Od wersji Standard otrzymujemy już moduł „Magazyn”.
Wszystkie wersje oferują taki sam zakres konfiguracji i wystawiania dokumentów.
Warianty różnią się pomiędzy sobą między innymi ilością obsługiwanych użytkowników (od 1 do 10), ilością magazynów, działów i firm w ramach jednego konta (od 3 do nieograniczonej ilości), obsługą kodów EAN i drukowaniem etykiet, integracją z drukarką fiskalną, obsługą POS, księgowością on-line, czy osobnym panelem dla klientów.
Faktura Small Business Pro
Dostępne opcje:
- Darmowe - wersja testowa 7 dni
- Demo - bez ograniczeń czasowych
- Faktura Small Business Lite - 140 zł/rok (odnowienie od 120 zł /rok)
- Faktura Small Business Standard - 280 zł /rok (odnowienie od 165 zł /rok)
- Faktura Small Business Pro - 420 zł/rok (odnowienie od 220 zł /rok)
Faktura Small Business Pro to mocno rozbudowane, ale też wygodne w użytkowaniu oprogramowanie do fakturowania i prowadzenia magazynu. W przeciwieństwie do innych narzędzi z naszego zestawienia uruchomimy ją wyłącznie na komputerze. Wariant Pro wyposażony jest w obsługę magazynu, jeśli nie potrzebujemy tego komponentu można zakupić wersję prostszą.
Oryginalną cechą oprogramowania jest możliwość testowania bez ograniczeń. Po 7-dniowym okresie testowym program przechodzi w wersję DEMO, która wciąż zachowuje pełną funkcjonalność z wyjątkiem komunikatu o korzystaniu z nieopłaconej licencji. W tej aplikacji nie znajdziemy modułu księgowości, jednak kwestie związane z fakturowaniem i raportowaniem tej części działalności są opracowane prawie idealnie.
Poznaj bliżej Faktura Small Business Pro
W naszym materiale na temat Faktura Small Business Pro pokazujemy najważniejsze funkcje tego oprogramowania i oceniamy jego użyteczność, z perspektywy przedsiębiorcy.
Taxeon
Dostępne opcje:
- wybróbuj za darmo przez 30 dni
- dla samodzielnej księgowości - 19 zł /mc (pierwsze 3 miesiące, płatność co miesiąc) / 39 zł (od 4 miesiąca, płatność co miesiąc) | 35 zł /mc (pierwsze 12 miesięcy, płatność roczna) / 39 zł (od 13 miesiąca, płatność roczna)
- usługa księgowa 99 zł (ryczałt) lub 149 zł (KPIR)
Taxeon to platforma do wystawiania, przechowywania i przesyłania dokumentów księgowych. Dobre rozwiązanie dla początkujących przedsiębiorców, które może ułatwić życie i towarzyszy nam w całej drodze od wystawiania faktury, po archiwizację. Za pośrednictwem aplikacji w chmurze mamy możliwość prostego wystawiania nielimitowanej liczby faktur.
W pakiecie otrzymujemy funkcje fakturowania, prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów KPIR (lub Ewidencji Przychodów dla osób rozliczających się w formie ryczałtu), Rozliczenie ZUS, Rozliczenie VAT (rejestr VAT zakupu i sprzedaży), Środki trwałe (odpisy amortyzacyjne), Koszty pojazdu (przepisowe limity odliczeń VAT).
Kopia wszystkich wprowadzonych danych jest tworzona automatycznie (zaszyfrowana 256-bitowym kluczem), a twórcy zapewniają, że będziemy mieć do niej dostęp nawet jeśli przestaniemy korzystać z tej usługi.
W Taxeon stworzysz plik JPK przy rozliczeniu miesiąca (zresztą jak w każdej zaproponowanej tu aplikacji).
Ciekawie prezentują się także opcje związane z wysyłaniem dokumentów księgowych – faktury przekazywane są w bezpieczny sposób bez załączników, istnieje opcja otrzymania potwierdzenia odbioru przez kontrahenta.
InTaxo
Dostępne opcje:
- Darmowe testowanie przez 30 dni
- Fakturowanie - 15 zł /mc (bez ograniczeń faktur)
- Księgowość samodzielna - 35 zł /mc
InTaxo to kolejny program oferujący cztery warianty: program do fakturowania, do księgowości internetowej z KPiR, rejestr VAT, deklaracje PIT i VAT-7, program magazynowy oraz Księgowość i Magazyn. Aplikacja webowa posiada funkcje niezbędne do wystawiania faktur VAT, zaliczkowych, końcowych, pro-forma oraz paragonów fiskalnych. Na szczególną uwagę zasługuje fakt, że program jest prosty w obsłudze. InTaxo posiada moduł magazynowy, który ułatwia sprzedaż i zarządzanie procesami produkcyjnymi. Intuicyjna obsługa rezerwacji i zamówień u dostawców, w połączeniu z kontrolą stanów magazynowych to kolejny plus.
wFirma.pl
Dostępne opcje:
- Darmowe testowanie przez 30 dni
- Fakturowanie i CRM: 19 zł /mc
- Fakturowanie i CRM + Księgowość: 49 zł /mc
- Fakturowanie i CRM + Pełna księgowość: 99 zł /mc
- Fakturowanie i CRM + Księgowość + Magazyn: 79 zł /mc
- Fakturowanie i CRM + Pełna księgowość + Magazyn: 129 pln /mc
- Fakturowanie i CRM + Księgowość + Magazyn + Kadry, płace i ubezpieczenia: 178 pln /mc
Aplikacja wFirma.pl to jedno z popularniejszych obecnie rozwiązań tego typu. To nie tylko system, który służy do fakturowania, ale również system CRM, który pozwala na zarządzanie pracą i jej automatyzacją. wFirma.pl pozwala na łatwe wystawianie faktur dla zagranicznych kontrahentów oraz rachunków. System pozwala również na generowanie i wysyłanie deklaracji do urzędów. Dodatkowy atut to integracja z systemami bankowymi – w ten sposób system sam będzie monitorował wpłaty. Mamy też opcję miękkiej windykacji.
Komentarze
2